Osobní spis zaměstnance. Personální abeceda

Osobní spis zaměstnance je soubor oficiálních dokumentů obsahujících veškeré potřebné informace o tomto zaměstnance a informace o všech fázích pracovního poměru s zaměstnavatelskou organizací - od přijetí k propuštění.

Osobní podnikání iniciují manažeři, státní úředníci, odborníci i vědci (zbytek jsou osobními kartami). Uchovává se po dobu nejméně 75 let podle pravidel vedení evidence. Osobní záležitosti zaměstnanců jsou evidovány ve zvláštním časopise nebo v účetní evidenci a uloženy v bezpečí. Provedení osobní záležitosti a provedení nezbytných změn je odpovědností oddělení lidských zdrojů.

Případ každého zaměstnance je uloženo v samostatné složce, která má své číslo s příjmením a iniciály, a datum přijetí do práce. Osobní spisy těch, kteří jsou propuštěni, jsou převedeni do archivu instituce.

Osobní spis zaměstnance musí obsahovat veškeré informace o personálním problému. Nezahrnuje dokumenty, které by měly být uloženy po dobu 10 let nebo méně. Ty zahrnují: kopie příkazů ke změně jména, disciplinární sankce, o udělení svátků, stejně jako osvědčení o výši mzdy nebo složení rodiny, lékařské péče apod.

Jaké dokumenty jsou osobními záznamy zaměstnance? Zvažme povinný seznam.

1. Žádost o přijetí na pracovišti, musí být zaměstnanec napsán v jakékoliv formě udávající polohu a datum zahájení prací. Pak ho vidí vedoucí oddělení lidských zdrojů a vedoucí organizace.

2. Order (extrakt) pro vstup do této polohy s potřebnými údaji - datum přijetí, přesný název pozice, druh práce (trvalé nebo dočasné, primární nebo v kombinaci s zkušební doby (stáže) nebo bez něj). Podmínky jako neštandardní nebo zkrácený pracovní den, odpovědnost atd. Na základě této objednávky jsou záznamy zadávány v oficiálních dokumentech (například kniha práce).

3. Objednávka (výpis) o propuštění s povinným uvedením článku zákoníku práce a důvod propuštění s odkazem na prohlášení zaměstnance nebo (po propuštění "podle článku") memorandum.

4. Osobní list (jiný formulář - dotazník) personálních záznamů. Vyplněno žadatelem v době vstupu na pracoviště a kontrolováno odpovědným zaměstnancem. Jedná se o seznam otázek týkajících se věku, vzdělání, kvalifikace, pracovních zkušeností, rodinného stavu. Požadováno údaje o pasu. Osobní leták musí být vyplněn na základě dostupných dokladů (cestovní pas, pracovní list) přesně a bez oprav. Do něj je vložen obrázek.

5. Kopie pracovní smlouvy (je-li nějaká).

6. Autobiografie - písemně zpracovaná osoba v libovolné formě, hlavní údaje o datu a místě narození, vzdělání, pracovní zkušenosti. Jiné (předchozí) úlohy jsou uvedeny v chronologickém pořadí. Obvykle uvádí důvod odmítnutí z posledního příspěvku. Osobní informace, které nejsou pro autobiografii relevantní práce.

7. Kromě toho může osobní soubor zaměstnance obsahovat životopis (pokud existuje). Tento krátký (velikost jednoho listu) ospravedlnění uchazeče o volné místo (což mu dává právo požádat o tuto pozici). Souhrn udává vzdělání, pracovní zkušenosti v této nebo podobné pozici, důvody, proč se snaží obsadit toto místo (někdy - požadovanou úroveň platu), dostupnost dalších výhod - znalost cizích jazyků a výpočetní, řidičský průkaz, doklady o profesní rozvoj, etc. zaměstnavatele .. to vyžaduje, aby hlavní tím, že kandidátní názoru, povahové vlastnosti, které jsou důležité pro budoucí činnosti (např iniciativa, zodpovědnost, pracovitost). Ve svém jádru je souhrnem krátká reklama.

8. Další osobní soubor obsahuje kopie dokladů o vzdělání, cestovních pasech, rodných dokladech každého dítěte a případných charakteristik a doporučení z jiných pracovišť.

Ve složce s osobním souborem musí být interní inventarizace dokumentů osobní případ, odrážející jejich pořadové číslo, datum, kdy byly zahrnuty do daného případu. Veškeré změny počtu a složení dokumentů jsou uvedeny v poznámkách k tomuto seznamu.