Složení dokumentů o personálu, jejich druzích. Jaké jsou objednávky pro zaměstnance?

Bez ohledu na povahu aktivity každá organizace spolupracuje s lidmi. Právní zápis zaměstnanců je nezbytný ve všech fázích pracovních vztahů. Složení dokladů o pracovnících vytvořených v těchto případech zahrnuje mnoho různých druhů dokumentů, předpisů a osobních údajů.

Zaměstnavatel je povinen nejen provést kompetentně doklady o registraci personálu, ale také uspořádat jejich uložení, převést do archivu av případě potřeby zničit. Všechna tato opatření musí být v souladu se stávajícími právními předpisy.

Co je obsaženo v složení dokladů o zaměstnancích

Veškeré fáze pohybu zaměstnanců by se měly odrazit v příslušných dokumentech. Složení personálních dokumentů odrážejících pohyb pracovníků zahrnuje následující:

• dokumenty související s vyhledáváním a náborem;
• dokumenty odrážející současné činnosti zaměstnanců;
• normativy upravující pracovní proces a personální vztahy;
• různé objednávky personálu, oba vydané v obecné podobě a jednotné;
• dokumenty obsahující osobní údaje o zaměstnancích;
• archivní dokumenty týkající se personálu;
• osobní účetní doklady a dotazníky;
• jiné typy dokumentů na pracovníky.

Pravidla registrace osobních dokladů

Zaměstnanci personálu a sekretářská služba podniku by si měli pamatovat na potřebu vydávat osobní doklady v souladu s požadavky zákona. Pravidla stanovená v právních předpisech podniku by neměla být v rozporu s vyššími objednávkami.

Správné provedení dokumentů o zaměstnancích podniku je uvedeno v příslušné instrukci. V ní s příklady a odkazy by měly být uvedeny všechny nuance fixace na papírové práci s personálem. Tento normativní akt je vydáván a schvalován vedením organizace a je neurčitý.

Osobní dokumenty mohou být vydávány jak v elektronické, tak v papírové podobě. Je-li text psán ručně, je nutné sledovat správnost rukopisu a pokusit se o to, aby nedošlo k vytváření skvrn. Jakákoli opravená chyba musí být potvrzena razítkem organizace a potvrzena podpisem manažera.

Dokumenty o registraci personálu jsou často tajné povahy, jelikož obsahují osobní údaje chráněné zákonem. K práci s nimi je povolen pouze přesně definovaný okruh odborníků.

Objednávky pro zaměstnance

V dokumentech personální služby jsou dva typy příkazů:

• objednávky podniku na hlavní činnost, ale týkající se práce zaměstnanců;
• objednávky pro zaměstnance firmy.

Odlišují se způsobem registrace, pořadí schválení, podpisem a zveřejněním. Kromě toho, s personálními příkazy, personální oddělení obvykle pracuje. Jsou zde také uloženy, odděleně od ostatních dokumentů. Takové příkazy jsou obsaženy v dokumentech týkajících se personálu organizace.

Většina osobních objednávek má jednotné formy. Pohodlí práce s těmito formami znamená jejich jednotu pro firmu. Povinné používání standardizovaných formulářů je však předepsáno pouze státním strukturám a rozpočtovým organizacím. Podniky s jinou formou vlastnictví nemusí dodržovat tato pravidla.

Mezi osobními příkazy se nejčastěji vyskytují:

• příkazy k přijetí a propuštění:
• příkazy k převodu a převodu;
• cestovní objednávky;
• objednávky pro všechny Druhy dovolené;
• normativních aktů o atestaci, školení a pokročilém vzdělávání atd.

Jakýkoli příkaz k personálu je upozorněn na zaměstnance, kterého se týká. Pokud zaměstnanec nepodpíše dokument z nějakého důvodu, pak o tom je vypracován zákon.

Všechny osobní příkazy musí předložit povinnou registraci do zvláštního časopisu. V tomto případě jsou přiřazena čísla, která ukazuje, že dát na účet, a jejich provádění je monitorováno. Kopie řádu nutně podané v soukromé záležitosti, je původní dokument uložen odděleně po dobu jednoho roku, pak buď poslal do archivu nebo zničeny.

Dokumenty podniku o personálu

V každé organizaci, v závislosti na formě vlastnictví a dalších charakteristikách, budou vytvořeny různé dokumenty pro pracovníky podniku. Jejich seznam by měl být uveden v pokynech pro vedení vedení osobních záznamů.

Nejčastěji je to:

• pracovní stůl;
• seznam pozic;
• pracovních knih a prázdných formulářů knihy práce;
• kopie osobních dokladů zaměstnanců;
• dokumenty osobních záznamů a osobních spisů personálu;
• oficiální a jiné pokyny a pracovní smlouvy zaměstnanců;
• příkazy nebo příkazy týkající se zaměstnanců podniku v souvislosti s primární činností;
• dokumenty o práci atestační komise;
• pokyny a další dokumenty pro školení a další vzdělávání;
• doklady o dovolené, přestupcích a služebních cestách;
• různé objednávky nebo objednávky na pracovníky;
• Poznámky, prohlášení a popisy zaměstnání od zaměstnanců atd.

Každá firma samostatně určuje potřebné typy dokumentů pro zaměstnance, stejně jako způsob jejich vytvoření a uložení.

Registrace osobního souboru

Nejdůležitější a úplné informace o zaměstnanci jsou zaznamenávány v jeho osobním spise. Složení dokumentů a specifika jejich získání jsou stanoveny každou organizací nezávisle a musí být předepsány v normativním dokumentu. Můžete kopírovat kopie papírů v přímém i opačném pořadí nebo v podobě skupin.

Osobní případy lze provádět jak pro většinu zaměstnanců organizace, tak výhradně pro manažery a vedoucí odborníky. V praxi však většina organizací dává přednost souboru dokumentů a dalších informací o každém zaměstnance, bez ohledu na jeho postavení a postavení.

Kategorie dokumentů a jejich kopií pro uložení do osobního spisu zaměstnance:

• dotazník nebo osobní leták slouží ke spojení základních biografických informací;
• kopie dokladů totožnosti a potvrzení o vzdělání a kvalifikaci - pas, diplom, osvědčení a osvědčení;
• kopii záznamu o zaměstnání;
• žádost o přijetí, převod a jiné;
• kopie všech objednávek pro zaměstnance;
• kopii pracovní smlouvy;
• jiné osobní dokumenty.

Každý zaměstnanec má samostatnou složku, ve které jsou uvedeny uvedené dokumenty a jejich kopie. Osobní soubory jsou uchovávány odděleně od ostatních osobních dokumentů. Obsahují osobní údaje, a proto by neměly být přístupné neoprávněným osobám.

Osobní karta: jak podat žádost?

Jednotná osobní karta zaměstnance je povinná pro všechny firmy bez ohledu na formu vlastnictví. Je to základní dokument určený pro účet pracovníků organizace.

Osobní karta obsahuje všechny základní informace o zaměstnance. Vyplňte je obvykle ručně, ale je povoleno provádět primární informace pomocí technologie. Osobní karta je uchována po celou dobu, kdy zaměstnanec pracuje v organizaci. Při plnění sekce se má vytisknout a vložit vložku.

Při vyplňování osobních karet věnujte pozornost kódům odkazů. Jsou uvedeny vpravo od těchto tabulek, informace, které jsou sjednoceny. Informace v těchto oddílech musí být v souladu s klasifikátory a dalšími normativními dokumenty.

Osobní karty budou uloženy odděleně od ostatních osobních dokladů, v bezpečném nebo kovovém skříni se zámkem. Tento dokument obsahuje osobní údaje a je předmětem přísného účetnictví. Když je zaměstnanec propuštěn, provede se příslušný záznam a osobní karta se zpracovává pro archivaci.

Sešit: registrace a ukládání

Sešit je dokument, který potvrzuje pracovní zkušenosti, délku služby a postavení zaměstnance. Její řízení je povinné pro všechny. Zahajuje se na začátku práce a doprovází člověka až do odchodu do důchodu.

Povinnost zakoupit prázdné formuláře a vložky pracovních knih spočívá na účetním oddělení organizace. Její zaměstnanci je ukládají do svého trezoru a na vyžádání je předávají personálnímu oddělení. To se provádí v příslušném účtu. Administraci se nedoporučuje přijímat formuláře od pracovníků a čisté linky sešitů neznámého původu.

Pracovní kniha je vždy ručně psaná. Záznamy jsou vyrobeny pomocí kuličkového pera s modrým inkoustem. Pokud dojde k chybě, musí být opravena a potvrzena podpisem správy a pečeť organizace. Všechny záznamy musí splňovat zákony a předpisy.

Pracovní knihy jsou uloženy odděleně od ostatních dokumentů, v trezoru. Je zakázáno dát své zaměstnance a další třetí strany. Pokud se lidé ve vaší organizaci dostávat informace o položkách v tomto dokumentu, to vytvoří kopii všech stran, pak jsou sešity a každá stránka je vyznačeno. Když propouštět zaměstnance práci rekordní karta udělena v ten samý den.

Operační ukládání osobních dokladů

Správné uchovávání dokumentů personálem je jednou z hlavních povinností personálních služeb. Informace obsažené v nich odkazují na kategorii osob a nejsou předmětem zveřejnění. Kromě toho musí tyto dokumenty uchovávat a zpracovávat, musí splňovat zvláštní podmínky.

Před podpisem pracovní smlouvy s budoucím zaměstnancem je povinné písemné povolení zpracovat osobní údaje. Kopie tohoto dokumentu je uložena v osobním souboru nebo v samostatné složce.

Všechny dokumenty týkající se osobních údajů musí být uchovávány odděleně od obecných dokladů. Přístup k nim je povolen pouze odborníkům v oblasti lidských zdrojů a prvním vedoucím organizace. Pro třetí strany a organizace jsou přísně zakázány osobní údaje zaměstnanců. Výjimku tvoří orgány soudnictví a prokuratury, které se zabývaly oficiální zdokumentovanou žádostí.

Pro ukládání osobních dokladů jsou samostatné nomenklatura případů. Složky a krabice s dokumenty jsou umístěny v uzamykatelných skříních. Je žádoucí je izolovat od přímého slunečního záření a vysoké teploty. Pro velké množství dokumentů je vhodné přidělit zvláštní místnost.

Osobní soubory, dotazníky a osobní karty jsou uloženy on-line, dokud organizace nespolupracuje s konkrétním zaměstnancem. Po propuštění jsou odeslány do archivního úložiště.

Pokyny pro zaměstnance jsou uchovávány po dobu jednoho roku od jejich vydání. Oficiální a další pokyny jsou neomezené, dokud nejsou zrušeny. Harmonogram zaměstnanců, jakož i časový plán svátků se zveřejňují každý rok a jsou uloženy v personálním oddělení nebo účetnictví po dobu jednoho roku po skončení akce.

Archivace ukládání osobních dokumentů

Po uplynutí doby funkčního ukládání jsou osobní údaje odeslány do archivu dokumentů pro zaměstnance. Může to být rozdělení organizace nebo outsider, častěji státní organizace.

Seznam dokumentů podléhajících dlouhodobému archivnímu uložení je následující:

• Osobní spisy, dotazníky a osobní karty propuštěných zaměstnanců;
• nepožadované knihy prací a volné listy;
• objednávky a objednávky pro pracovníky s vypršanou trvanlivostí;
• protokoly pro zaznamenávání pohybu dokumentů o personálu;
• pracovní stůl;
• plány svátků;
• jiné dokumenty, jejichž skladování je stanoveno legislativou nebo komisí.

Dokumenty v archivu jsou vydávány důstojníkem nebo sekretářem lidských zdrojů. Ložby a jiné doklady lze dlouhodobě ukládat jak v samotné organizaci, tak na základě smlouvy ve specializované instituci.

Dokumenty ve složce pro dlouhodobé ukládání jsou tvořeny dnem, počátkem nejdříve. Měli byste pečlivě sledovat fyzickou bezpečnost papíru a v případě potřeby vytvořit a zajistit kopii. Všechny listy skříně jsou očíslovány a prošité, po kterém je sestaven seznam.

Složky s dokumenty by měly být umístěny v přísném pořadí. V místnosti samotné je nutné udržovat optimální teplotu a nízkou vlhkost a také zabránit přímému slunečnímu záření. Regály by měly být pravidelně očistěny od prachu a místnosti s doklady pro manipulaci s hlodavci a jinými škůdci.

Zničení osobních dokladů

I přes dlouhodobé ukládání mohou být dokumenty o personálu zničeny. Před tímto řízením se koná schůze zvláštní komise, která společně rozhoduje o dalším osudu osobních dokladů.

Zničení vždy nastává striktně na inventáři za přítomnosti všech členů komise. Může to být spalování, destrukce broušením, lisováním a jinými metodami.

Složení osobních dokumentů je mnohostranné a rozmanité. Zaměstnanci personálních služeb a vedení podniků by měli vědět, jak správně registrovat, ukládat a zničit.