Nomenklatura případů. Pořadí formace

Všechny dokumenty po jejich provedení musí být seskupeny do obchodu. Termín "podnikání" v souladu s normou GOST 51141-98 je třeba chápat jako jeden dokument nebo soubor dokumentů, které se vztahují k určité oblasti činnosti organizace a jsou umístěny do složky pod samostatným obalem. Pro správnou tvorbu, ukládání a zaznamenávání případů v každé organizaci musí každý rok (s přihlédnutím ke změnám ve vnějším i vnitřním prostředí) komponent nomenklatury věcí, což je nezbytné pro rychlé vyhledávání dokumentů.

Kdy formulace případů jakákoli jednotka by měla být řízena požadavky jednoho státního systému správy záznamů. Hlavní ustanovení jsou obsažena v dokumentu GOST 51141-98, dokumenty hlavního archivního oddělení pod vládou Ruské federace, metodické pokyny archivních orgánů, seznamy dokumentárních materiálů. Je třeba dodržovat doba ukládání dokumentů a případů. Pokud má organizace složitou strukturu a řadu funkcí, pak v každé divizi a v celé organizaci existují společné principy pro systematizaci dokumentů, tvorbu a indexaci případů. Proto, nomenklatura záležitostí personálního oddělení, kvalitní služby, jakékoliv jiné konstrukční jednotky nebo samotná organizace by měla být vytvořena s přihlédnutím k požadavkům normativních dokumentů.

V první fázi je nutné určit rozsah otázek a kategorií dokumentů, které by měly obsahovat nomenklaturu záležitostí jednotky nebo organizace. Zde musíme vycházet z potřeby pokrytí celého objemu dokumentace, jak vytvořené, tak přijaté. Pokud jsou v práci nové otázky, které Nomenklatura neposkytuje, musí být k ní přidány další doplňky. Forma nomenklatury případů by měla umožnit, aby byla včas aktualizována. Při indexování případů by tedy mělo být možné vytvářet nové indexy a vyloučit nahrazení dříve přiřazených indexů již vytvořených případů. Nevyřízené obchody jsou převedeny do nomenklatury příštího roku se zachováním původního čísla.

Název každého případu by měl být jasný a plně odhalovat složení případu a obsah dokumentů, které jsou umístěny v této složce. Ve složce musíte zadat index a trvanlivost podnikání. Konsolidace případů se provádí jmenovitě, například příkazy, zápisy, příkazy atd. Případy mohou být vytvořeny podstatným způsobem, například korespondence s určitým korespondentem, korespondence o dodávkách surovin, korespondence s korespondenty sjednocenými na teritoriálním základě a tak dále.

Při seskupování dokumentů byste měli věnovat pozornost časování jejich uložení. Dokumenty dočasného a trvalého uložení nebo s jinou trvanlivostí nelze kombinovat do jednoho souboru. V případě případných návrhů, irelevantních dokumentů nebo kopií kopií není dovoleno. Při vytváření případů je nutné zkontrolovat přítomnost všech podpisů v dokumentu, stejně jako správnost jeho provedení.

Indexování případů a pořadí jejich pořadí by mělo být provedeno z hlediska důležitosti. První jsou nejdůležitější dokumenty (objednávky, objednávky nebo jiné administrativní dokumenty). Nomenklatura případů by měla obsahovat indexy a okruhy případů, podmínky pro jejich uložení, pořadí evakuace. Nomenklatura případů je schválena v pořadí stanoveném v organizaci a je koordinována s úředník Státní archiv regionu. Na konci roku se v Nomenklatuře vydává konečný záznam uvádějící počet případů, které byly ve vykazovaném roce otevřeny pro každou kategorii. Dodání trvalého uskladnění do archivu nebo likvidace případů dočasného uložení (po uplynutí termínu) se uskutečňuje ve stanoveném termínu Instrukce o kancelářské práci této organizace.