Jaká je nomenklatura v kancelářské práci?

Chcete-li správně vykonávat kancelářskou práci, musíte vědět, co je to nomenklatura. Podle definice se v nomenklatuře rozumí seznam částí, materiálů a struktur, které byly výrobou používány, sestavené podle určitého systému. Při sestavování takového seznamu je každému z těchto materiálů přidělen kód čísel, písmen nebo alfanumerická kombinace - číslo nomenklatury.

V případovém řízení je nomenklatura případů seznamem obchodních dokumentů (nebo případů) systematizovaných v obsahu, které jsou vypracovány v průběhu práce organizace. Nomenklatura určuje, jak dlouho mají být cenné papíry vedeny a v jakém pořadí se mají zaregistrovat. Například na středních školách (gymnáziích) školní časopisy uchovává ředitelka školy dalších 5 let po ukončení studia.

Hlavní funkce

Hlavním cílem při přípravě případů názvosloví - dělat práci administrativního aparátu dokonalejší, produktivní, zbavit se byrokratických karamely. Efektivní a kvalitativní řešení mnoha problémů, činnost celé organizace jsou často v závislosti na pořadí, ve kterém jsou uchovávány dokumenty, jak snadno mohou být na přání zjistit, jak dobře jsou klasifikovány a systematizovat. Správná klasifikace umožňuje nejen rychlé zpracování dokumentů, ale také usnadňuje práci s archivy a archivy.

Podívejme se na příklady toho, co je nomenklatura případů a v jakých oblastech je nejúčinnější.

• Systematizace dokumentů - ve kterých byly použity dokumenty v každém případě (sepisování smluv, transakcí, dokončení trestní věci, plánovací vysvědčení, atd), a pak vyšel z aktivního používání, podle nomenklatury, které jsou uloženy v organizacích v určitém pořadí . To platí jak pro papírové dokumenty, tak pro elektronické dokumenty uložené v počítačové databázi.
• Obsah informací o tom, jak dlouho dokument zůstává, jak dlouho to může být efektivní. Každý případ zahrnutý do nomenklatury má své vlastní podmínky pro uchování dokumentů obsažených v nomenklatuře. Čím je dokument cennější a důležitější, tím delší bude trvat. Tedy, při práci s dokumenty ve věci, oni okamžitě vyhodnotit je - druh hodnotové zkoušky. To pomáhá a pracuje s případem samotným.
• Povolení indexování případů. Nomenklatura případu často používaný v procesu registrace dokumentů, a nomenklaturní index případu se stává nedílnou součástí registrační číslo dokument. To lze zaznamenat v inventáři, pokud existuje inventář v továrně nebo v instituci.
• Plní úlohu při studiu organizační struktury instituce, atd.
• V kancelářských pracích se považuje za základ pro soupis případů s trvalým nebo přechodným obdobím skladování a účetních dokladů.
• Používá se jako vzorek, schéma pro vytvoření schránky a odkaz na použité dokumenty.

Dobrá znalost toho, co je v každé organizaci nebo instituci v podniku nezbytná nomenklatura a dovednosti při práci s ní. Nomenklatura by měla zahrnovat celou dokumentační činnost instituce.

Klasifikace nomenklatury

Nomenklatura má své vlastní normy a požadavky na návrh, nelze je porušovat. Jsou uvedeny ve zvláštních metodikách a pokyny k vedení záznamů.

Obvykle se rozlišují tři typy obchodní nomenklatury:

• typické;
• přibližné;
• Individuální, vyvinutá pro konkrétní organizaci.

Co je nomenklatura je typická, je z názvu jasné - jde o normativní dokumenty, stanoví složení případů používaných v organizacích stejného typu.

Příkladná nomenklatura je navržena tak, aby stanovila přibližné složení případů, které vznikly v kancelářské práci organizace, pokud je tato nomenklatura distribuována. Takové vzorky vedení záznamů nejsou normativní, ale doporučující. Charakteristickým znakem je, že v dokumentech tohoto typu jsou uvedeny indexy.

Typické a vzorové kněžské nomenklatury jsou vyvíjeny vyššími organizacemi pro jejich podřízené organizace.

Individuální nomenklatura - určená speciálně pro určitou organizaci a s přihlédnutím ke specifikům jejích činností. Typický nebo vzorový se používá pro vzorek a v něm jsou provedeny nezbytné změny.