Druhy nomenklatury případů, jejich vlastnosti a účel

Organizace efektivního pracovního postupu v podniku není možná bez vytvoření vhodných podmínek. Jeden z nich nomenklatura případů v elektronické podobě

Nomenklatura případů: koncepce, typy, obsah, význam

Před popisem pořadí stvoření je nutné porozumět terminologii. Druhy nomenklatury případů představují kategorie systematizovaných seznamů názvů souborů dokumentů vyvinutých ve stanoveném tvaru, vytvořených v podniku v průběhu jeho činnosti s uvedením doby skladování. Jsou potřebné pro rychlé vyhledávání nezbytných činů. Kvalita nomenklatury bude záviset na rychlosti práce s papíry. Seznamy se používají k distribuci a seskupování implementovaných dokumentů do složek, ke konsolidaci indexování, k vytvoření období ukládání. Poskytují vytvoření referenčních souborů a slouží jako zdroj účetních informací. V praxi to tak typy nomenklatury případů, jako typický, přibližný, individuální. Podnik je povinen nezávisle vypracovat seznam s ohledem na specifika jeho činností.

Požadavky

Vzhledem k tomu typy nomenklatury případů, jejich vlastnosti a účel, normativní akty definují pravidla použitá při jejich sestavování. Při vytváření seznamů byste měli:

1. Dodržujte jednotnost přístupů k organizaci účetnictví, popisu, systematizaci, vyhledávání a uchovávání dokumentace.
2. Použijte indexování. Poskytuje zavedení změn, oprav a doplňků do příslušných částí seznamů.
3. Kontrolujte stabilitu indexů.

Obecné charakteristiky

Zvažte stručně jmenování a druhy nomenklatury případů, uvedené výše. Jednotlivé seznamy jsou vytvořeny pro konkrétní organizaci. Odrážejí dokumentaci používanou při každodenních činnostech. V jednom odvětví jsou zpravidla zapojeny podniky, které používají stejný druh úkonů. Pro jejich sjednocení a sdružování se používají typické a příkladnée nomenklatura záležitostí. Ty mají doporučení. Typické typy nomenklatury případy jsou povinné. Obvykle vytvářejí jednotnou indexaci pro podniky v celém odvětví (systém). Typické a příkladné nomenklatury jsou sestavovány vyššími organizacemi. Jsou základem pro sestavení individuálních seznamů pro konkrétní podniky. Na druhé straně podléhají dohodě s vyššími strukturami. Druhy nomenklatury případů a jejich návrh jsou v kompetenci kvalifikovaných odborníků. Jsou zapojeni do sestavování seznamů a organizování práce s nimi. Formované nomenklatury musí být koordinovány s kanceláří a archivem podniku.

Důležitý bod

Nomenklatura případů musí být přítomna v každém podniku, bez ohledu na existenci modelu nebo orientačního seznamu. Pro organizaci je vývoj kompozitního dokumentu považován za optimální. Obsahuje všechny typy nomenklatury případů jednotky. Konsolidovaný seznam je koordinován s příslušným archivem. Po schválení vedoucím se výpisy oddělení zasílají strukturním jednotkám pro použití v práci.

Specifičnost kompilace

Pro zaměstnance, kteří rozvíjejí seznamy, je důležité znát nejen co, jaké druhy nomenklatury případů existují, ale také složení, počet dokumentů používaných v podniku. Při své činnosti, odborníci používají postavení organizace, aktuální a loňský seznam úkonů, personální, klasifikací, inventář, referenčního souboru a tak dále. Systém klasifikace názvosloví bude záviset především na struktuře podniku. Velmi důležité jsou funkce, které organizace provádí. V této souvislosti mohou sloužit jak klasifikační kategorie, tak vnitřní rozdělení a úkoly řízení.

Typy dokumentů

Nomenklatura případů by měla obsahovat všechny úkony, které odrážejí činnost podniku. Dokumenty, které používají veřejné sdružení, jsou uvedeny v seznamech organizací, ve kterých byly založeny. V nomenklatuře mohou být neúplné případy, které pocházejí od podniku třetí strany pro řešení, referenční karty. Vytištěné vydání nejsou zahrnuty v seznamu. Zahrnují zejména sbírky rezolucí, bulletiny, příručky, abstraktní časopisy, brožury, indexy a tak dále. Do nomenklatury nejsou zahrnuty abecedy a další podpůrné materiály, které neodrážejí hlavní směry práce organizace.

Obecná objednávka

Text nomenklatury případů je formalizován ve formě seznam oddílů a pododdílů klasifikačního systému. V tomto případě jsou označeny názvy komplexů dokumentu. Potřebné informace z dokumentů jsou zaznamenány formou výkazů. Následně se používají při tvorbě návrhu nomenklatury. Seznam může vypadat jako tabulka. Například:

Nomenklatura případů v nápravné škole 8 druhů

Definice znění hlaviček

Vykonává se podle zavedených pravidel. Zejména musí:

1. Ve zobecněné podobě jednoznačně odráží obsah případu, složení dokumentů umístěných v něm, druh a funkční identitu.
2. Zahrnout povinné prvky umístěné v jasném pořadí:

• Název typu nebo podtypu. Může se jednat o korespondenci, časopis, objednávky, protokoly a tak dále.
• Název organizace / strukturní jednotky. Zde naleznete informace o vývojáři / autorii dokumentu.
• Název podniku, kterému jsou zasílány akty, ze kterých má být určeno, nebo z nichž má být určeno, je určeno.
• Stručný popis dokumentů.
• Název území, jehož se týká obsah aktů.
• Doba (datum), do které dokumentace patří do daného případu. Zde naleznete také informace o přítomnosti kopií.

Jedná o jednu otázku

Při formulování názvů případů, kdy jsou tyto papíry přítomny, pokud nejsou spojeny sekvencí provedení, je použito slovo "dokumenty" a na konci (v závorkách) jsou uvedeny jejich hlavní typy. Mohou to být například zprávy, plány atd. Formulace může být například: "Dokumenty o pořádání seminářů o archivnictví v podniku (seznam doporučených vzdělávacích a metodických publikací, seznamy)."

Korespondence

Nadpisy případů, v nichž je obsažena, obsahují příslušný výraz. Po slově "korespondence" uveďte, na jaký problém a s kým byl veden. V nadpisu případů, kdy jsou dopisy od homogenních korespondentů, jejich jména nejsou uvedena. Místo toho uveďte jejich společný druh. Znění by mohlo být například: "Korespondence s pobočkami organizace v otázkách výročních zpráv a plánování." Pokud existují dopisy od různých korespondentů v daném případě, nejsou také uvedeny. V takovém případě by měl být uveden pouze předmět komunikace. Například: "Korespondence v otázkách týkajících se přizpůsobení personálu". Jméno konkrétního korespondenta je uvedeno pouze v případě, že případ obsahuje pouze dopisy od něj a od něj.

Dokumenty týkající se konkrétních lokalit

Pokud jsou z takových úkonů vytvořeny případy, jsou názvy příslušných správních a územních jednotek uvedeny v záhlavích. Měla by být vzata v úvahu řada odstínů:

1. Pokud se obsah souboru dokumentů týká několika homogenních oblastí, jejich specifická jména nejsou uvedena. V tomto případě je uveden jejich společný název. Znění může být: "Dokumenty o organizaci vzájemného působení mezi vedoucími MO v boji proti terorismu".
2. Pokud obsah odkazuje na jednu územně správní jednotku, je její název uveden v názvu.

Pokročilé

V okruhu případů, kdy jsou zahrnuty dokumenty o plánování / zpravodajství, jsou uvedeny údaje o období, za které jsou vypracovány. Může to být čtvrtletí, rok, půl roku. V okruhu případů používaných pro syntézu homogenních dokumentů je název tohoto dokumentu uveden v množném čísle. Například: "Příkazy na podporu zaměstnanců organizace".

Vytváření svazků

V případech, kdy se předpokládá, že případ bude tvořen z několika částí (například s významným množstvím dokumentace), je nejdříve formulován obecný nadpis a poté (v případě potřeby) názvy jeho částí. Posledně jmenované mají funkci rafinace. Například: "Servisní poznámky pro rok 2015", "Hlasitost 1. Servisní poznámky pro první pololetí roku 2015". Při vytváření a registraci komplexů dokumentů je možné uvést názvy. Současně je zakázáno v nich zahrnout zjednodušené, nespecifické znění. Používání takových slov jako "různé", "obecná korespondence" a tak dále není povoleno. Doporučuje se vyhnout se použití složitých otáček a úvodních slov.

Zjednodušení

Může být implementován dvěma způsoby:

1. V procesu utváření nomenklatury celé organizace se na začátku seznamu ukončují názvy případů včetně organizačních a správních aktů. Dále, v klesajícím významu, jsou uvedena jména pro ostatní kategorie (smluvní, plánovací a reportovací atd.). Konsolidace případů ve struktuře úseků, jakož i přidělování těchto titulů, se provádí s přihlédnutím k druhu a funkční vzájemné souvislosti aktů v nich.
2. Při sestavování konsolidovaného seznamu budou názvy divizí názvy divizí na základě klasifikačních schémat, z nichž jsou sestaveny. Jména jsou v souladu s personálním stolem.

Určení časování

Předběžné stanovení období je nezbytné k zajištění pravidelného sledování jejich dodržování, včasné korekce režimů skladování. Lhůta se může například změnit z dočasného na trvalý, pokud existují důvody pro to. Stanovení období se provádí podle informací standardního (resortního) seznamu dokumentů, které jsou vytvořeny během provozu podniku. Pokud takový seznam neexistuje, použije se přibližná / typová nomenklatura. Stanovení doby skladování může být provedeno po dohodě s oprávněnými orgány federálního archivu.

Přiřazení indexů

Provádí se rychlá a nezaměnitelná identifikace případů, jakož i dokumenty, které jsou v nich obsaženy. Index je symbol, vyrobený s použitím arabských číslic. Může obsahovat kód oddělení s přidáním pořadového čísla příslušného případu (pomocí pomlčky). Například účetnímu oddělení je přiřazen kód 05. Výroční zpráva je dokument, který otevře sekci. Proto v případě, který obsahuje tento zákon, je jako nedílná součást konsolidovaného seznamu přidělen index 05-01.