Jak by měly být dokumenty registrovány v podniku?

Co je registrace dokumentů a co potřebuje organizace? Pojďme na tuto otázku odpovědět v pořadí: první - "co", a pak už - "pro co".

Takže tento proces je fixací skutečnosti o přijetí nebo vytvoření dokumentu. V průběhu toho je umístěn speciální index přímo na papíře vytvořené nebo přijaté organizací. Ale je to jen polovina postupu. Druhá část - zavedení příslušných informací o "nováčci" do zvláštního registračního formuláře. Index obvykle sestává z několika částí. Za prvé, je to sériové číslo. Může být doplněno indexy umělců, nomenklatura případů, klasifikátor příjemců a tak dále. Komponenty mohou být uspořádány v různých sekvencích. Prvním může být například číslo, pak index nomenklatury a použitý klasifikátor mohou být označeny na konci. Je však možné obrátit posloupnost. Mimochodem, přiřazení speciálních čísel obsahujících i abecední kombinace je charakterizováno registrací ustavující dokumenty.

Je třeba říci, že u podniku nebo firmy musí být provedena celková evidence dokumentů. To znamená, že musí být zaznamenány všechny obchodní doklady, příchozí i odchozí.

Dále je třeba poznamenat, že registrace dokumenty musí splňovat následující požadavky:

• Jednorázový čas - každá příchozí nebo vytvořená dokumentace je zaznamenána pouze jednou. Pokud mluvíme o interních objednávkách, pak oddělení k oddělení cestují s číslem (indexem) přiřazeným na samém začátku. Toto pravidlo platí stejně pro oficiální korespondenci a pro rozkazy velkých šéfů.
• Včasnost - zde se rozumí, že registrace cenných papírů přijatých zvenčí se provádí v den přijetí. Pokud budeme hovořit o interních objednávkách, instrukcích či pokynech, pak je možné je opravit na základě podpisu odpovědnými zaměstnanci (maximálně - na další den).
• Separace - u každého typu obchodního dokladu existuje osobní fixace (příchozí, odchozí, objednávky, memo, zápisy z jednání, rozkazy atd.).
• Jednotnost - účetnictví se vždy provádí podle stejných pravidel. V tomto případě nezáleží na registračním formuláři.
• Úplnost podstaty - při zadávání údajů do registračního formuláře je nutné zobrazit maximální informaci. Zejména pokud jde o obsah jakékoliv dokumentace.

Kromě toho by mělo být záznam všech dokumentů v podniku proveden do jednoho roku (kalendář).

A teď je čas odpovědět na otázku: "Proč?" Registrace dokumentů používaných v organizacích umožňuje řešení různých úkolů. Zvažme nejživější příklad. Pokud na konci kalendářního roku pořídíte a analyzujete sériová čísla, můžete sledovat růst toku dokumentů. Tyto informace mohou způsobit legitimní požadavky tajemníka na zvýšení jeho platu (jako volba - zvýšení počtu zaměstnanců sekretariátu).