Co je to dokument? Typy organizačních dokumentů. Řízení lidských zdrojů

Zpracování papíru provádí jakýkoli soukromý a státní podnik. Bez ní je prostě nemožné uchovávat záznamy. V práci jsou často používány pojmy jako "normativní", "rámce", "formy", "vzorky", "dokument". Typy dokumentů jsou v závislosti na účelu rozděleny do několika typů. Zamyslíme se nad jejich základem a podrobněji se zastavíme v personální kanceláři.

Účetnictví

Činnost jakékoli organizace je bez dokumentárního doprovodu nemožná. Vedle konkrétních účetních a personálních zpráv existuje i řada dalších. Všechny jsou rozděleny do určitých typů a mají odpovídající typ. Zvažte, co znamená pojem "dokument". Typy dokumentů jakéhokoli obsahu jsou velmi podobné vzhledem k přítomnosti stejných prvků. Informace, formalizované podle jednotných požadavků, umožňují systematizaci dat a značně zjednodušují činnost organizace. Níže je seznam atributů, které jsou uvedeny v hlavních dokumentech organizace, bez ohledu na to, zda jsou prováděny v papírové nebo elektronické podobě.

Požadované prvky dokumentu

Jakékoli vydané regulační informace musí splňovat zvláštní požadavky na vzhled a obsah. Dokument musí obsahovat řadu atributů:

- Datum. Relevantnost informací představuje tento hlavní ukazatel.

- Číslo. Obvykle se vytváří podle schválené nomenklatury nebo se může přímo měnit spolu s jinými ukazateli, například datem.

- Název orgánu, který vytvořil dokument. Zpravidla se tato data v jedné organizaci nemění, pouze je uvedeno strukturální přidružení.

- Tisk. Jeho nepřítomnost na dokumente z něj činí neschopnost. Ve většině případů na dokumentu je tento prvek neoddělitelně spojen s následujícím atributem.

- Podpis. Certifikace informací tímto způsobem je hlavním potvrzením správnosti údajů. Ovšem manuální nebo elektronický "úder" úředníka na dokumentu nestačí. Oficiální vstup v platnost se ve většině případů vyskytuje pouze v případě, že existuje pečeť.

- Razítko. Nemá takovou právní sílu jako pečeť. Obsahuje informace o název organizace a jeho potřeby. Jeho hlavním úkolem je zaznamenávat informace zaslané uvedením data a sériového čísla.

Formy dokumentů pro interakci s jinými organizacemi

Veškeré informace pocházející z této organizace z vnějšího prostředí by měly být vzaty v úvahu a obvykle se nazývají odchozí korespondence. Hlavní atributy těchto dokumentů jsou razítko, razítko a podpis. Uvedené datum je registrováno ve zvláštních časopisech, což dělá systematizaci účetnictví. Mezi hlavní formy dokumentů pro interakci s jinými organizacemi patří obchodní dopisy, odvolání, stížnosti. Účtování přijetí takových dokladů jako příchozí korespondence se provádí také formou registrace s přiřazením data a čísla.

Interní dokument. Druhy dokumentů, které regulují činnost organizace a vztahy se zaměstnanci

Odraz interakce uvnitř podniku se projevuje jedním z typů dopravy a poskytování informací:

1. Vnitřní regulační a současné dokumenty. Patří sem akty, rozkazy, zápisy a další dokumenty, které upravují a odrážejí činnost organizace.

2. Typ papíru "organizace-pracovník". Každá z nich může být nazývána obecným pojetím "personálního dokumentu". Typy dokumentů pro personální účetnictví jsou rozděleny do dvou typů interakcí:

- od organizace po zaměstnance;

- od zaměstnance po organizaci.

Základní seznam obsahuje příkazy, příkazy, protokoly, zákony, předpisy, plné moci, životopis, atd. Vzorky těchto kategorií dokumentů v rámci jednotlivých organizací se mohou lišit od sebe navzájem, ale statické typické svým obsahem. Účetní činnosti by měly být prováděny na základě obecných požadavků. Seznam povinných dokumentů personálního oddělení zahrnuje:

- Místní normativní úkony. Patří mezi ně: časový plán, personální obsazení, rozvrhy prázdnin, procesní řád, dokumenty pro zpracování osobních údajů zaměstnanců, účtování odměňování za práci.

- Aktuální dokumenty. Jedná se o smlouvy, registrační údaje, osobní záznamy a odpracované hodiny, administrativní informace atd.

Všechny dokumenty organizace jsou zahrnuty v nomenklatuře a mají odpovídající kód.

Virtuální dokumenty

Díky modernímu technickému pokroku se řízení případů plně automatizovalo. Pracovní postup je ve skutečnosti 100% elektronický ve všech organizacích. Současně je však značná část stále vytištěna na papíře. Se zavedením práva na elektronický podpis a jeho legální zákonnosti se plánuje úplné upuštění od hmotných nosičů informací v budoucnu. To znamená, že obchodní komunikace a výměna dat bude virtuální. To výrazně ušetří čas a zkracuje dobu pohybu cenných papírů mezi organizacemi.