Klasifikace dokumentů: základní kritéria

Snadné pochopení velkého množství dokumentů, zvláštních pravidel pro jejich zpracování a zpracování, různých klasifikací, jakož i vhodných forem a metod práce s nimi.

Stojí za zmínku, že klasifikace dokumentů je nesmírně důležitá, protože pomáhá zvýraznit jejich specifické vlastnosti a umožnit jim nejrychlejší využití. Jedná se o jeden z nejstarších a do konce nedokončených problémů, jejichž vývoj začal až koncem šedesátých let. Většina přístupů k distribuci dokumentace jednotlivým skupinám se dříve týkala pouze specifických charakteristik s ohledem na oblast činnosti nebo konkrétní vědu. A teprve nedávno byla mnohostranná klasifikace dokumentů založená na informačních a materiálových složkách.

Všechny dokumenty lze rozdělit podle následujících kritérií:

1. Podmínky jejich fungování v prostoru a čase. Zohlednit pravidelnost publikace (periodické i neperiodické), Doba výskytu (původní, originální, kopírování, duplicitní), v místě výroby (regionální, národní nebo zahraniční);

2. Informační složka.

• 
  
  
  
  

  věnovat pozornost obsahu a úrovni zobecnění informací (primární a sekundární dokumentace);

• klasifikace dokumentů zahrnuje rozměry zaznamenaných informací o velikosti (formátu) a počtu stran (objemu);

• oddělení podle toho, jak jsou informace vnímány (dokumenty mohou číst osoba nebo vyžadovat zvláštní technické vybavení);

• tato klasifikace dokumentů také zahrnuje charakter ikonických prostředků, kterými jsou informace zaznamenávány (textové a netextové formy);

• metodou záznamu dat rozlišujeme ručně psané, tištěné, mechanické, magnetické, fotografické, optické, laserové a elektronických dokumentů.

3. Materiálová složka, která obsahuje některá kritéria (například materiál nosič informací, stejně jako jeho tvar a design).

Je třeba poznamenat, že distribuce dokumentace pro jednotlivé skupiny v obsahu a formě umožňuje efektivněji s ní organizovat práci.

Je třeba poznamenat, že k dnešnímu dni existuje také odpovídající klasifikace účetních dokumentů, která bere v úvahu jejich obsah, místo a pořadí sestavování, označení a užívání.

Tato klasifikace účetních dokladů zahrnuje následující rozdělení na typy:

• v závislosti na účelu - administrativní a výkonné, účetní formality nebo kombinované;

• v pořadí kompilace - primární a souhrnné;

• interní a externí dokumenty;

• způsob použití - jednorázové a akumulační;

• v závislosti na obsahu - měnové, vypořádání a materiál.

Je třeba říci, že tato klasifikace zahrnuje řadu kritérií, a je velmi široká, takže každý dokument se týká různých skupin ve stejnou dobu, ale mohou být charakterizovány specifickými vlastnostmi a používají se pouze v příslušném oboru.