Sjednocení a standardizace dokumentů. Rozvoj standardizace a standardizace dokumentů

Vědecký a technologický pokrok a vznik mnoha forem vlastnictví vedly k rozšíření obchodních, ekonomických a sociálně-kulturních vazeb. Prudce zintenzivněné procesy ve společnosti ovlivnily růst objemu informačních toků nezbytných pro plné fungování řídících vazeb.

Pro co se jedná o sjednocení dokumentů?

Bez ohledu na rozsah a oblast: zda státní činnost nebo průmysl, vzdělávání nebo zdravotní péče - manuální sjednocení a standardizace dokumentů postupně ustupuje do pozadí. Od počátku minulého století se zpracování dat o jejich systematizaci postupně přesunulo z manuální na mechanizované a pak automatizované.

Byla tak provedena racionalizace správy dokumentů. V této fázi se zrodil pojem "standardizace a standardizace dokumentů". Ve všech fázích správy dokumentů a zpracování dat však vznikl stejný problém. Není možné přinést chaos k automatizaci, protože tomuto procesu musí předcházet sjednocení a standardizace dokumentů obecně. Jinými slovy, pouze pořizováním papírů lze provést jejich zpracování a použití.

Cíle a cíle sjednocení

Základními momenty při optimalizaci oficiálních manažerských, ekonomických a dalších činností jsou sjednocení a standardizace dokumentů. Krátce vysvětlit tento pojem může být tak, že přivede pracovní postup do společné jednotné formy, jednotného systému. Tento proces má obrovský dopad na přímou kompilaci jakékoli dokumentace. Principy normalizace a sjednocení dokumentů jsou následující:

1. Jednotná typizace formulářů.
2. Stanovení stejných požadavků na zpracování údajů vzniklých při přijetí stejného typu řídících rozhodnutí.
3. Výrazné snížení nákladů různé povahy pro kompilaci a návrh materiálů.
4. Kompatibilita mnoha jednotných databází bez ohledu na odvětví a činnosti.

Funkce jednotného oběhu dokumentů

Je vhodné si uvědomit, že jakákoli činnost ve směru a řízení organizace, podniku nebo země je koneckonců systémem, z kterého každý prvek se stává jednou či druhou funkcí. Mezi nimi jsou společné (nebo typické) ty, které jsou vlastnictvím činností kterékoli organizace: organizační, administrativní, výkonné, plánovací funkce, účetnictví atd. Mezitím činnosti jednotlivých organizací mají specifické funkce. Například úkoly a cíle založené na realizaci vzdělávacích aktivit jsou charakteristické pouze pro subjekty v této oblasti.

Jaký je systém dokumentů

Sjednocení a standardizace řídících dokumentů je systém materiálů, vytvořený na základě jejich vztahu k:

• příznaky vzniku;
• cílové místo;
• pobočka;
• typ;
• požadavky na kompilaci.

Jaké jsou dokumenty v jednotném systému

Systémová dokumentace může být univerzální a průmyslová. Co se týče prvního typu, zde by neměly být otázky. Systémy poboček nesou oběh dokumentů, což odráží specificitu činnosti podniku nebo organizace. Například normalizace a sjednocení celních dokumentů bude obsahovat materiály upravující postupy pro kontrolu a předávání vyváženého, ​​dováženého zboží na státní hranici.

Rozsah, v němž jsou materiály vzájemně propojeny a jak se vzájemně vztahují dokumenty obou systémů - funkční a sektorové - závisí na mnoha faktorech. Zejména jejich význam je předurčen povahou činnosti organizace. Navíc sjednocení a standardizace řídících dokumentů neznamená vždy vytvoření ustanovení o organizačních, výkonných nebo správních činnostech. Dokumentace organizačního a správního plánu, která obsahuje základní momenty řízení, správy, interakce a regulace práce státních orgánů, podniků, jednotek a úředníků, je založena na sektorových a funkčních strukturách.

Základní etapy sjednocení a standardizace

Problémy standardizace a sjednocení zahraničních obchodních dokumentů často vznikají kvůli pozdějšímu přidělení bloku organizační a administrativní dokumentace, která pro takové systémy slouží jako právní pomoc. Provedení včasného sjednocení v oběhu dokumentů obchodního podniku znamená:

1. V rámci jednotných dokumentárních formulářů se stanoví příslušná nomenklatura.
2. Obecný model pro budování systému dokumentů je založen na použití formuláře jako modelu.
3. Zvláštní pozornost je věnována pravidlům syntaktické konstrukce dokumentace.

Před tím je standardizace a standardizace primární dokumenty vzaly v úvahu všechny požadavky na materiály ve všech fázích tvorby, plnění, zpracování a ukládání. Byly vzaty v úvahu psychofyziologické schopnosti člověka, stejně jako parametry strojně technických zařízení.

Vlastnosti vytváření norem

Je třeba poznamenat, že výsledkem procesu sjednocení bylo snížení nejčastěji používaných šablon na jednotnou právní formu. Standardy vyvinuté pro služby, výrobky a práci mají vysvětlení na federální legislativní úrovni. Pojem "sjednocení a standardizace dokumentů" je v tomto případě určen státní aktivitou k dobrovolnému stanovení norem a charakteristik pro opakovanou aplikaci.

Úkolem vytváření norem je uspořádání ve výrobní sféře a zvýšení konkurenčních vlastností výrobků, služeb nebo prací. Standardizace a sjednocení zahraničních obchodních dokumentů je také zaměřena na dosažení informací a technické kompatibility.

Problémy spojené se sjednocením zahraniční obchodní dokumentace

Kromě toho výraz "standard" znamená nejen normativní obsahový dokument. Zákon jasně definuje mechanismus dobrovolné nepovinné aplikace. Státní normy byly rychle nahrazeny národními normami. Po provedení změn kardinála zůstalo pouze stejné problémy s normalizací a sjednocením zahraničních obchodních dokladů.

Problematika státních norem upravujících proces sestavování doprovodných dokumentů pro vyvážené výrobky je obzvláště akutní dodnes. Podle jednotného systému přijatého federálním zákonem "o technické regulaci" ze dne 01.07.2003 ustanovení v něm obsažená neodpovídají úplně jednotným požadavkům na správu dokumentů, ale dnes jsou široce využívána.

Úloha státní normy v procesu sjednocení a standardizace

Sjednocení a standardizace dokumentů - cesta státní normy Ruska. Všichni ruští klasifikátoři v technické, ekonomické, sociální sféře získávají právní moc okamžitě po absolvování státního zápisu. Kontrola plnění všech požadavků obsažených v některých úkonech je vykonávána Státní normou Ruska a dalšími subjekty pověřenými státem v rámci určené kompetence.

Hlavními směry normalizace a standardizace dokumentů je vytvoření jednotných vzorků, šablon, forem. Mohou to být standardy požadované při přípravě dokumentů, standardy pro určité druhy zboží a standardizované dokumentační systémy. Posledně jmenovaný je systém materiálů vytvořený podle zavedených společných pravidel a požadavků. Jednotný systém dokumentace obsahuje zpravidla informace potřebné k výkonu manažerských funkcí v určité sféře vlivu.

Základní jednotné a standardizované systémy v Rusku

K dnešnímu dni patří mezi jednotné systémy:

• struktura související s dokumentací organizační a správní povahy;
• systém, který řídí pracovní postup v bankovní instituci;
• sjednocení a standardizace účetních dokumentů, jakož i účetních a finančních záznamů v institucích veřejného sektoru;
• oblasti statistických dokumentů;
• systém dokumentace upravující pracovní problémy;
• jednotné dokumenty pro zahraniční obchod.

V souladu s tím je každý z výše uvedených systémů doprovázen státní normou, kterou vypracovávají ústřední orgány, které koordinují fungování v konkrétní oblasti činnosti. Například je Ministerstvo financí v Rusku odpovědné za vytváření formulářů pro účetní a bankovní dokumentaci. Na druhé straně Rosarkhiv definuje šablony organizační a administrativní dokumentace. Stejné orgány tvrdí potřeby dokumentů. Jejich sjednocení a standardizace znamená vytvoření forem pro použití v konkrétním odvětví.

Požadavky a formy dokumentů v procesu standardizace

Požadavek dokladu je považován za jeho povinný prvek, bez kterého není možné předat řízení o úřední registraci, registraci materiálu. Požadavky zahrnují podpis, razítko, razítko, datum, text atd. Samozřejmě pro každý typ úředního dokumentu je použita samostatná sada náležitostí. Ve stejném okamžiku se sjednocení uskutečňuje vytvořením vzorové formy dokumentů pro jeden ze systémů. Na základě toho jsou vytvořeny nejvhodnější náležitosti všech dokumentů obsažených v určité databázi.

Formulář, jak již bylo zmíněno, je šablona dokumentu. Tento model vypracování dokumentu ve stanovené oblasti aplikace bere v úvahu jeho formát, velikost okrajů a odrážek, rysy vytvoření strukturního oka a hlavní náležitosti.

Sjednocení a standardizace organizačních a správních dokumentů usnadňuje zjednodušené používání formulářů v činnostech všech organizací, institucí, průmyslových a výrobních podniků. GOST, které upravují použití sjednocení a standardizace organizační a administrativní dokumentace, platí pro:

• předpisy;
• objednávky a objednávky;
• řešení;
• protokoly;
• akty;
• dopisy.

Dopisy upravují rozhodnutí správních a organizačních otázek, včetně řízení, koordinace a poskytování aktivit:

• státní orgány zakládajících subjektů Ruské federace (seznam subjektů zahrnuje autonomní regiony a republiky, jejichž legislativa spolu s ruským zakládá národní jazyk);
• podniků a sdružení, bez ohledu na formu vlastnictví a organizační a právní činnosti.

GOST zavádí nejen složení detaily, ale požadavky na jejich konstrukci a výrobu, jejich uchovávání, využívání a zachování formách přítomných s emblémem Ruské federace a státním znakem těchto jedinců. Aplikace GOST je schematickým znázorněním požadavků.