Obrat dokumentů je důležitým článkem v pracovním postupu

Správa dokumentů se týká pravidel, podle nichž jsou podepsané rozhodnutí v rámci podniku nebo instituce vyvíjeny od chvíle, kdy byly přijaty do archivního úložiště. Základem tohoto konceptu je přijetí dokumentu, jeho posouzení, převedení na výkonné orgány, provádění organizačních opatření pro výkon, certifikaci, registraci, odeslání ke skladování.

Jedná se o proces, který bere v úvahu případy pohybu dokumentu spolu s rychlostí pohybu přes tyto instance. Obrat dokumentů je proces, který musí být korelován s informační činností správního aparátu, s dokumentací každého jednotlivého rozhodnutí, uložením nově přijatých dokumentů.

Obrovské množství nedostatků v činnosti mnoha řídících přístrojů je dáno právě špatnou organizací pohybu dokumentů. Například proces obratu dokumentů rozhodnutí vedení musí obsahovat tři povinné složky:

• informační podpora přijaté rozhodnutí (zahrnuje spolehlivé informace, které potvrzují správnost rozhodnutí);
• dokumentace samotného rozhodnutí (správní dokument);
• kontrolu nad implementací (která zahrnuje organizaci navrhované práce, způsoby plnění úkolu, dodržování podmínek).

Jak můžete vidět z výše uvedeného příkladu, pracovní postup je shromažďování informací, na jehož základě bude vydáno správní rozhodnutí - příprava samotného rozhodnutí, včetně úpravy, vyjednávání, vypracování, až po schválení. Všechny tyto etapy vyžadují pohyb dokumentu nejen mezi strukturálními podskupinami podniku, ale také mezi umělci, od techniků, odborníků až po výkonné pracovníky. Závěr z tohoto příkladu spočívá v tom, že čím vyšší je rychlost pohybu dokumentu, tím vyšší je kvalita jeho provádění v každé konkrétní fázi, tím lepší je proces řízení podniku jako celku.

Samotný termín se objevil v literatuře již ve dvacátých letech minulého století. Pak se věřilo, že pracovní postup - je organizace práce zaměřené na racionální výstavbu státní aparát obecně rozdělení odpovědností mezi různými umělci a službami. V roce 1931 provedl Ústav řídicí techniky první pokus o sjednocení principy organizace kancelářské práce. Byla stanovena pravidla, podle nichž by mělo být přijato, doručeno doklady, prováděcí pravidla, podepsána. Další etapy vývoje ekonomiky obdržely právní úpravu takového konceptu jako administrativní práce, kde hlavní důraz byl kladen na jednotlivé technické operace. Program oběhu dokumentů nebyl zmíněn v těchto legislativních aktech, ačkoli v podstatě se jednalo o uspořádání pohybu dokumentů. Od roku 1974 byl podepsán hlavní dokument upravující celý proces oběhu dokumentů, který byl v platnosti až do současnosti.

Tento legislativní akt se nazývá "Unified State Document Management System" (YGSD), jehož body jsou věnovány organizaci pohybu dokumentů, technologickým metodám zpracování a aplikačním pravidlům. V této sbírce je formulováno hlavní pravidlo: "Oběžná dokumentace je operační pohyb dokumentu podél nejkratší cesty, včetně minimálních výdajů času a práce." Pouze uplatňováním schváleného pravidla v praxi se lze spolehnout na zlepšení života obyvatel země, růstu státní ekonomiky.

K dosažení těchto cílů potřebujeme inteligentní, disciplinované, odpovědné manažery, pro něž bude implementace správy dokumentů založená na YGSD věcí čest a svědomí.