Jaký je pracovní postup? Objem oběhu dokumentů, pohyb, účetnictví a ukládání dokumentů

Každá společnost má vlastní pracovní postup. Se svou správnou organizací se organizace úspěšně rozvíjí. A to se týká papírového a elektronického oběhu dokumentů. Objem oběhu dokumentů v podnicích je obvykle velký, proto jsou zodpovědné osoby jmenovány za dodržování všech norem v této oblasti.

Definice

Jaký je pracovní postup, množství workflow? Uvedený proces předpokládá sestavení, koordinaci, příjem, předání dokumentace k odeslání. Je také definován jako pohyb od kompilace po příjem nebo předání dokumentů do archivu.

Sami dokumenty mohou být:

1. Příchozí - pocházejí z jiných institucí.

2. Odchozí - odeslána mimo společnost.

3. Vnitřní - jsou vytvořeny a zůstanou uvnitř společnosti.

Tyto kategorie vytvářejí toky dokumentů, které mají různé směry - horizontální a vertikální. První znamená, že papírové a elektronické soubory se pohybují mezi jednotkami úrovně 1. Druhý spojí podřízené jednotky různých úrovní.

Naléhavosti pracovního toku a objemu pracovního toku v podnicích se mohou lišit. V moderních podmínkách byly papírové nosiče nahrazeny elektronickými soubory. Ale většina společností pracuje na smíšených systémech.

Formuláře

Hlavním pravidlem týkajícím se organizace cirkulace dokumentů, objemu pracovního toku, se považuje optimalizace. Je důležité snížit mezistupně, aby se zajistila rychlost pohybu cenných papírů.

Existují 3 formy organizace oběhu dokumentů:

1. Centralizováno. Dokumenty jsou na jednom místě. To obvykle provádí sekretariát nebo úřad. Tyto útvary plní řadu povinností spojených s registrací, zpracováním, ukládáním cenných papírů.

2. Decentralizované. Dokumenty jsou soustředěny v několika divizích, kde jsou prováděny nezbytné operace. Tento formulář je přijatelný ve společnosti, ve které neexistuje rozdělení, a které jsou na vzdálené vzdálenosti.

3. Smíšené. Má vlastnosti minulých druhů.

Forma se volí podle velikosti a struktury firmy. Například pro malou firmu potřebujete centralizovanou, kde se tato práce zabývá sekretářka. Ve velkých společnostech se smíšenou formou jsou vytvořeny speciální služby, které se zabývají správou záznamů. Decentralizace je důležitá, pokud existuje více kanceláří pro skladování cenných papírů.

Zásady

O neadekvátním provedení oběhu dokumentů svědčí zpoždění, nevhodné doručení cenných papírů. To vede k narušení podnikání. Proto je důležité, aby proces oběhu dokumentů měl následující zásady:

1. Ostrost. To znamená, že cenné papíry by měly mít jasný směr bez překážek. Proto je třeba, aby společnosti sledovaly určitý pohyb pohybu.

2. Kontinuita. Musí být zajištěny podmínky pro plynulý tok dokumentů.

3. Rytmicita. Bez stanovení podmínek zpracování cenných papírů nebude společnost provozovat nepřerušovaně. Regulace umožňuje tuto oblast regulovat.

4. Paralelismus. Bez tohoto principu nebude existovat žádná operační a koordinovaná práce. Stejný proces neprovádí několik účastníků.

Přestože jsou zásady nezávislé, vzájemně se vzájemně propojují. Pokud je některý z nich porušen, systém se rozpadne.

Etapy

Objednávka rozesílání dokumentů předpokládá dodržování všech jeho fází. Jejich průchod zajišťuje řádné fungování jakékoli organizace. V podniku musí pracovat schémata pracovních postupů. Stupně zpracování zahrnují:

1. Zpracování a ověřování dokumentace odpovědnou osobou.

2. Koordinace informací.

3. Podpis cenných papírů.

4. Registrace.

5. Dokončení úkolů.

6. Registrace.

7. Zničení a odeslání do archivu.

Externí papíry mají 2 toky: odchozí a příchozí. Odchozí dokumentace je:

1. Kompilace a ověření.

2. Smíření a podepisování.

3. Registrace a odstranění fotokopií.

4. Odeslání.

Příchozí dokumentace, následující schéma pracovního postupu:

1. Příjem, příjem.

2. Posouzení, registrace.

3. Postoupení.

4. Provedení.

5. Příprava zprávy.

6. Přesun do archivu.

Organizace

Pro správnou organizaci toku dokumentů byly vytvořeny pravidla, jejichž realizace umožní splnění následujících zásad:

1. Minimalizujte počet služeb, kterými prochází papír.

2. Snížení počtu výnosů, to znamená, že musíte dodržovat postup zpracování dokumentů.

3. Přesun a zpracování podle jednotných pravidel.

Při implementaci těchto pravidel dosáhnete hlavního cíle kancelářské práce - efektivitu a efektivitu. Pokud se v této oblasti vyskytne nepořádek, práce podniku nebude mít vysokou kvalitu.

Účetnictví

Objem oběhu dokladů je vyjádřen celkovým počtem dokumentů, které podnik obdržel a vytvořil po určitou dobu. V tomto termínu se předpokládá počet originálů dokladů a aplikací pro určitou dobu. Rovněž jsou vzaty v úvahu kopie dokumentů vyrobených technickými prostředky.

Výsledky výpočtu jsou sestaveny v souhrnu, certifikátu. Organizace vyvíjí své formy. Například u každého podniku může být periodicita počítání oběhu dokumentu: za každý měsíc, týden, rok, čtvrtletí. Výsledky hlasitosti se používají při stanovení počtu zaměstnanců a struktury kancelářské práce. Tímto způsobem se zaznamenává pracovní postup.

Provedení

Když podnik obdrží dokument, musí být umístěna odpovídající značka. Dává mu sériové číslo a datum. Může to být razítko. Poté se papíry, které chcete zaregistrovat, zadávají do zvláštního formuláře, například časopisu.

Díky informačnímu referenčnímu systému můžete vyhledat dokumenty na různých indikátorech. Od doby, kdy je termín zaregistrován, můžete je najít v okamžiku provedení. Právě tyto informace kontrolují výkon cenných papírů. Provádí ho odpovědní osoby a v malých firmách - tajemník.

Odpovědnost za řešení problémů uvedených v dokumentaci spočívá v řízení strukturních jednotek. Kontrola těchto výrazů znamená:

1. Fixace při registraci dokumentů.

2. Kontrola papírů.

3. Vyplnění exekutorů o vypršení pracovního výkonu.

4. Zavedení informací.

5. Informování odpovědných osob.

6. Zadejte údaje o výkonu.

7. Registrace osvědčení o kontrole provádění.

Potřebné jsou kontrolované dokumenty, které vyžadují odezvu a provedení. Vzhledem k tomu, že v administrativní dokumentaci se za předmět kontroly považuje rozhodnutí obsažená v ní, měla by být každá položka sledována.

Skladování

V průběhu činnosti jakéhokoli podniku jsou vydávány dokumenty, které mají vědecký, praktický význam. Mnoho z nich obsahuje informace potřebné k vyřešení určitého problému. Po použití informací se papíry ztratí. A někteří mohou držet hodnotu po mnoho let.

V závislosti na hodnotě informací jsou cenné papíry uloženy:

1. Dočasně - až 10 let.

2. Dočasně - od 10 let.

3. Neustále.

Druhý a třetí typ jsou uloženy po 2 roky v divizích. Pak jdou do archivu dokumentů. Doba použitelnosti není stanovena ve formě: elektronické nebo papírové. Obvyklá a elektronická archivace pracují podle jediného principu.

Správa elektronických dokumentů

V některých firmách je účinné zpracování dokumentů a výměna mezi příjemci. Za tímto účelem je vytvořena databáze na serveru, kde jsou umístěny všechny informace. Přístup je přes prohlížeč. Přístup přes internet a přes místní síť je povolen.

Dokumentace se stáhne nebo uloží do konkrétních složek, které jsou distribuovány na základě hierarchie. Pro vytvoření, změnu, vymazání jsou oprávněni osoby mající nárok na takové povinnosti. V ostatních případech to bude nelegální jednání. Pro ukládání elektronických knih byl vytvořen elektronický archiv.

Organizace práce s dokumentací je důležitou oblastí v každém podniku. Je důležité, aby fungovala organizovaným způsobem a na základě zásad stanovených zákonem. Jen tehdy je zajištěna koordinovaná činnost společnosti.