Zkoumání hodnoty dokumentů

Činnost každého podniku je spojena především s vytvořením obrovského množství dokumentů, které se liší obsahem a druhem. Ale ne všechny dokumenty jsou cenné. Některé se mohou stát zdrojem studia ekonomického, kulturního a politického života, protože přinášejí cenné informace. Jiné dokumenty mají úzkou praktickou důležitost. Úloha všech dokumentů tedy nemůže být považována za stejnou. Hlavním úkolem zkoušky je stanovení dokumentace o historické hodnotě a volba pro ukládání. Hodnota je určena informačními schopnostmi dokumentů z důvodu vědeckého, historického, ekonomického, sociálního, kulturního nebo politického významu.

Zkoumání hodnoty dokumentů - určení společensko-kulturní, vědecké a historické hodnoty dokumentu a jeho praktického významu na základě zásad a kritérií pro výběr pro skladování a stanovení skladovacích podmínek.

Prohlídku dokumentů provádí zpravidla zvláštní odborná komise založená v podniku. Komise je zhotovena z více kvalifikovaných zaměstnanců na příkaz vedoucího organizace, která se skládá ze čtyř nebo pěti osob. Na povinném základě jsou členy komise vedoucí účetní, vedoucí archivu a vedoucí oddělení podpora dokumentace.

V průběhu práce je komise založena na principech vytvořených praxí a teorií archivnictví. To jsou principy komplexnosti, historismu, sociálně-politické neutrality a složitosti.

S ohledem na tyto zásady byly vypracovány kritéria pro přezkoumání dokumentu. Kritéria jsou soubor charakteristik, které musí dokumentace odpovídat. V současné době existují 3 hlavní skupiny kritérií pro určení hodnoty dat:

1. původ;

2. obsah;

3. Vnější funkce.

Skupina kritérií pro původ dokumentu obsahuje následující parametry:

1. Význam osoby nebo instituce, která vytvořila dokumentaci. Čím důležitější je její role v národním hospodářství, systému státní správy, vědy, kultury a dalších odvětvích, tím více budou cenné údaje.

2. Místo a čas vytváření dokumentů. Důležité informace se zaznamenávají, zaznamenávají současně s popsanou událostí nebo brzy po ní. Dále bude tato informace důležitější, pokud bude opravena na stejném místě, kde k události došlo.

3. Intenzita dokumentace. Informace budou o to cennější, čím méně publikací tam bude.

Zkoumání hodnoty dokumentů má tedy zvýraznit dokumenty, které odrážejí historii veřejného života nebo určitou organizaci v klíčových okamžicích.

Obsahová kritéria zahrnují následující hlavní parametry:

1. Význam informací. Dokumenty, které obsahují jedinečné informace, obdrží velké hodnocení při zkoušce.

2. Typy dokumentů. V průběhu práce je třeba upřednostňovat dokumenty určené k zaznamenávání nejdůležitějších aspektů činnosti organizace a života společnosti.

3. Opakujte informace. Informace budou o to cennější, tím méně se vyskytují.

Kritéria pro externí funkce zahrnují:

1. Pravost dokumentů. Přezkoumání hodnoty dokumentů je také nezbytné pro vyhodnocení pravosti informací. V případě, že je kopie hodnocena, musí být řádně vydána a certifikována.

2. Právní síla dokumentace. Velký význam v procesu práce s kancelářemi, jak již bylo řečeno, je správné provedení dokumentace.

3. Stupeň bezpečnosti dokumentace.

4. Umělecké rysy.

Tato kritéria se považují za podmíněná. Přezkoumání hodnoty dokumentů může zahrnovat i další kritéria, v závislosti na cílech a specifických rysech podniku.