Zpracování primární dokumentace: požadavky, příklad. Primární účetní dokumentace

Činnost každého podniku je úzce spojena s údržbou a zpracováním primární dokumentace. Je nutné sestavovat přehledy, vypočítat daňové platby, dělat manažerská rozhodnutí. V článku se zamyslíme nad tím, jaká je - primární dokumentace v účetním oddělení - a jak se provádí její zpracování.

Základní pojmy

Primární dokumentace v účetnictví - co to je?? Říká se tomu potvrzení o skutečnosti obchodní transakce, která se odráží na papíře. V současné době je mnoho dokumentů sestaveno v automatizovaném systému "1C ". Zpracování primární dokumentace zahrnuje registraci a evidenci informací o ekonomických operací.

Primární účetnictví se vztahuje k počáteční fázi zaznamenávání událostí, ke kterým dochází v podniku. Ekonomické operace jsou akce, které zahrnují změny ve stavu majetku nebo kapitálu organizace.

Zpracování primární dokumentace v účetnictví: Příklad schématu

Obecně platí, že v podnicích termín "práce s dokumentací" znamená:

• Získání primárních dat.
• Předběžné zpracování informací.
• Provádění dokumentů.
• Schválení vedením nebo odborníky pověřenými příkazem ředitele.
• Opakované zpracování primární dokumentace.
• Proveďte kroky potřebné k provádění obchodních transakcí.

Klasifikace

Je jednorázová a hromadná primární dokumentace. Zpracování informace obsažené v těchto dokumentech mají řadu zvláštností.

Jednorázová dokumentace je určena k potvrzení události jednou. Řád zpracování je proto značně zjednodušen. Kumulativní dokumentace se používá po určitou dobu. Zpravidla se jedná o několikrát provedenou operaci. V tomto případě pro zpracování primární dokumentace Informace z něj jsou převedeny do zvláštních registrů.

Požadavky na uchovávání dokumentů

Primární dokumentace je vypracována v okamžiku transakce nebo okamžitě po její dokončení.

Odraz informací probíhá na zvláštních jednotných formulářích. Při absenci schválených formulářů je může podnik rozvíjet nezávisle.

Etapy zpracování primární účetní dokumentace

V každém podniku ve státě je zaměstnanec odpovědný za práci s primárními informacemi. Tento odborník musí znát pravidla zpracování primární dokumentace, přísně dodržovat požadavky právních předpisů a sled činností.

Etapy zpracování primární dokumentace jsou:

• Taxiing. Jedná se o hodnocení operace odrážející se na papíře, což je údaj o částkách spojených s jeho realizací.
• Seskupování. V této fázi jsou dokumenty rozděleny v závislosti na společných charakteristikách.
• Přiřazení. Zahrnuje určení dluhu a půjčky.
• Hasení. Zabránit opakované platbě na primárních účetních dokladechp dává značku "zaplaceno".

Chyby v dokumentech

Mohou vzniknout z různých důvodů. V podstatě jejich vzhled vede k neopatrnému postoji zaměstnance k práci, kterou vykonává, k negramotnosti odborníka, ke špatné funkci.

Oprava dokumentů je velmi odrazována. V některých případech však nemůžete provádět opravu chyb. Přijatá chyba na primární dokumentaci účetního by měla být opravena takto:

• Vykrojte špatnou čáru tenkou čarou, abyste ji mohli vidět.
• Zadejte správné informace přes čáru proříznutí.
• Označte "Opravené věřit".
• Uveďte datum úpravy.
• Dejte podpis.

Nápravné prostředky nejsou povoleny.

Práce s příchozími dokumenty

Zpracování příchozích cenných papírů zahrnuje:

• Definice typu dokumentu. Účetní doklady vždy obsahují informace o závazcích ekonomických operací. Zahrnují například nákladní list, objednávku na příjem hotovosti atd.
• Ověření údajů příjemce. Dokument by měl být adresován určitému podniku nebo jeho zaměstnanci. V praxi dochází k tomu, že dokumenty o koupi materiálů jsou pro společnost speciálně napsány, i když smlouva s dodavatelem není uzavřena.
• Ověření podpisů, pečetí. Signatáři musí mít pravomoc tak učinit. Pokud pohled na primární cenné papíry není v kompetenci zaměstnance, pak jsou uznány jako neplatné. Pokud jde o dojmy, v praxi se často vyskytují chyby v těch podnicích, které mají několik pečetí. Informace o tisku musí odpovídat typu dokumentu, na kterém stojí.
• Kontrola stavu dokumentů. V případě zjištění poškození na papíře nebo nedostatku listů je nutné vypracovat zákon, jehož kopie by měla být zaslána protistraně.
• Ověření platnosti události zohledněné v dokumentu. Zaměstnanci podniku musí potvrdit informace o skutečnosti operace. Dokumenty k hodnotám přijímacích ujišťuje zavskladom, podmínky smlouvy potvrzuje marketingu. V praxi existují situace, kdy dodavatel obdrží fakturu za zboží, které podnik nedostal.
• Určete dobu, do níž dokument patří. Při zpracování primárních papírů je důležité, aby dvakrát nezohledňovaly stejné informace.
• Definice účetní sekce. Při získávání primární dokumentace je nutné stanovit účel, pro který budou dodané hodnoty použity. Mohou jednat jako základní prostředky, materiály, nehmotná aktiva, zboží.
• Definice rejstříku, v němž bude dokument podán.
• Registrace papíru. Po všech kontrolách se provádí.

Práce s odchozími cennými papíry

Zpracování tohoto typu dokumentace se poněkud liší od výše uvedeného.

Zaprvé pověřený zaměstnanec podniku tvoří návrh verze odchozího dokumentu. Na základě toho je vypracován návrh papíru. Je zaslána do hlavy pro koordinaci. Návrh dokumentu však může schválit jiný zaměstnanec, který má příslušné pravomoci.

Po certifikaci je projekt vypracován podle stanovených pravidel a zaslán příjemci.

Plánování pracovního postupu

Tato fáze je nezbytná k zajištění rychlého příjmu, zasílání a zpracování dokumentace. Pro příslušnou organizaci oběživa dokumentů v podniku jsou vypracovány speciální plány. Zahrnují:

• Místo a čas registrace primárních cenných papírů.
• Jméno a funkce osoby, která dokumenty zpracovala a předala.
• Účty vedené na základě cenných papírů.
• Čas a místo uchovávání dokumentace.

Účetnictví

Jsou nezbytné pro registraci primární dokumentace. Zároveň je na cenných papírech uvedena poznámka o registraci. Je nutné zabránit opětovné registraci dokumentů.

Primární cenné papíry mohou být uloženy v elektronických registrech. Na žádost vládních agentur nebo protistran však musí podnik poskytnout papírové kopie.

Funkce obnovy dokumentů

V současné době neexistuje jasný postup pro obnovu cenných papírů v regulačních opatřeních. V praxi tento proces zahrnuje následující činnosti:

• Jmenování komise pro vyšetřování příčin ztráty nebo zničení dokumentů. V případě potřeby může vedoucí společnosti v rámci řízení zapojit donucovací orgány.
• Odvolání k bankovní organizaci, protějšky pro kopie primárních dokumentů.
• Oprava daňového přiznání zisků. Potřeba předložit aktualizovanou zprávu je důsledkem skutečnosti, že zdokumentované nepotvrzené výdaje nejsou uznány jako výdaje na daňové účely.

V případě ztráty primární dokumentace vypočítá daňová inspekce částky daňových odpočtů na základě dostupných cenných papírů. Současně existuje možnost, že daňový orgán použije opatření odpovědnosti ve formě pokuty.

Společné chyby v procesu vydávání primárních cenných papírů

Osoby odpovědné za vedení záznamů zpravidla připouštějí následující případy:

• Vyplňte formuláře, které nejsou sjednoceny nebo schváleny vedoucím podniku.
• Neukazují je nebo je odrážejí chybami.
• Dokumenty se nevidí podpisem ani neumožňují podepisovat doklady zaměstnanců, kteří na to nemají oprávnění.

Dokumentace, potvrzující fakta o plnění ekonomických operací, je pro podnik velmi důležitá. Při navrhování je třeba velmi pečlivě přistupovat. Jakákoli chyba může mít negativní důsledky.