Akt předávání dokumentů - kdy a proč je požadován

Uzavření jakékoli transakce vyžaduje dokumentární potvrzení. Kromě vypracovávání potřebných dokumentů je často nutné předávat úřední dokumenty od jedné fyzické či právnické osoby k druhé. Takový převod je právním postupem a vyžaduje nezbytnou písemnou formu. Dokladem o dané události je akt předávání dokumentů, vyhotovený v určité formě a podepsaný všemi účastníky.

Takový akt je právně odůvodněn podmínkou, že je sestaven v souladu s pravidly vedení evidence a dostupností všech nezbytných podpisů. Jednotná banka nebo sjednocená forma neexistují ve všech případech, protože situace vyžadující převod dokumentů jsou velmi rozmanité. Proto je forma tohoto dokumentu v každé konkrétní situaci odlišná.

Dokument se obecně skládá ze tří povinných částí. První část, hned za názvem "Zákon o převzetí dokumenty "(vzorek má zpravidla své vlastní typ dokumentů), datum a místo kompilace, obsahuje náležitosti vysílacích a přijímacích stran. Pro jednotlivce je to celé jméno a údaje o pasu pro organizace - celé jméno a údaje zástupců. Pokud jsou dokumenty převáděny mezi různými odděleními téže organizace, měli byste uvést jména strukturních jednotek (vysílacích a přijímacích) a také jména zástupců.

Ve druhé části obsahuje akt o převodu skutečný seznam předaných dokumentů s uvedením sériových čísel a registračních údajů uvedených v účetních dokladech. Nejvýhodnější je uspořádat takový seznam ve formě tabulky.

Poslední část zákona by měla obsahovat počet provedených kopií a podpisy stran. Pro zástupce organizací poblíž podpisu je nutné uvést pozice a vedení dekódování podpisů. Osvědčení musí být také ověřeno pečetí organizace.

V případě předávání dokumentů je obzvláště důležitá jednání spočívající v přenosu se provádí zvláštní komise vytvořené na pokyn hlavy. V tomto případě jsou podpisy, jména a funkce všech členů komise povinné.

Kontaktní předávání dokumentů je možné pouze na zvláštní žádost standardní formulář obsahující seznam dokumentů předložených. Pokud se některé dokumenty ztratí, mělo by se to projevit i v žádosti.

V jakých případech by to mělo být je vypracován zákon převod? V osobním toku dokumentů se předává doklady z jednoho zaměstnance do druhého v případech dovolené, propuštění, přechodu na jiné oddělení. Navíc je tento zákon vypracován, když jsou dokumenty předány do archivu pro uložení nebo zničení. Veškeré potřebné informace o pohybu dokumentů se odrážejí ve speciálním časopise nebo složce. Zákon odesílacích a přijímacích dokladů musí obsahovat úplný seznam, bez ohledu na počet listů nebo svazků.

Pro právně kompetentní a náležitě vypracovaný akt převodu musí organizace lidských zdrojů organizace mít seznam nezbytných regulačních dokumentů. Povinné doklady personální služby obsahují ustanovení o odměňování za práci, interní předpisy, pracovní smlouva, personální stůl, objednávky personálu, plány dovolené, osobní karty zaměstnanců a jejich pracovní knihy, žádosti zaměstnanců o dovolenou a propuštění a řada dalších.

Zvláště zodpovědným postupem je přijímání a předávání pracovních knih, v případě ztráty je proces obnovy spojen se značnými obtížemi. Nejdůležitějším dokumentem je i kniha záznamů pracovních knih, obsahující podpisy obou zaměstnanců a propuštěn. Doporučuje se, aby se předávání pracovních knih provádělo ve formě samostatné přílohy k zákonu, v němž jsou uvedena série a číslo každé knihy, včetně těch, které nebyly vyžádány.

V některých případech je poskytován převod kopií dokumentů, zejména pokud jde o tajné nebo právní dokumenty nebo dokumenty přísné odpovědnosti.

V případě ztráty některých dokumentů a výskytu neshod v této věci je aktem převzetí a převzetí hlavní právní základ pro řešení sporů. Proto je jeho správný design tak důležitý, je lepší, pokud je vyroben odborníkem se zkušenostmi s prací s dokumenty.