Co je elektronický dokument?

Úroveň computerizace dnes vyžaduje přechod na "bezpapírovou" kancelářskou práci. Je založen na elektronickém dokumentu, který, na rozdíl od tradičních, je charakterizován řadou nových vlastností a vlastností. Až dosud neexistuje jednotná definice tohoto jevu v legislativě ani ve vědeckém světě Ruska.

Pojem "elektronický dokument" se objevil už v sedmdesátých letech. Takže začali nazývat "strojově čitelné dokumenty". Jejich zvláštností je, že je třeba je vytvořit s pomocí počítačové technologie a být vhodný pro zpracování na počítači. Současně jsou povinné náležitosti formalizovány striktně v pořadí stanoveném pro všechny dokumenty.

Elektronický dokument - tento objekt Informace se skládá ze dvou povinných částí: 1) údaje (název, autor data, čas, místo vzniku, atd) a digitální podpisi- 2) hlavní obsahové části obsahující text, grafika a číselné údaje zpracovány jako celek.

Musí být podepsán elektronický dokument kvalifikovaný elektronický podpis, což je rovnocenné papíru podepsanému vlastními rukama. Informace jsou prezentovány v digitální (elektronické) formě. Data mohou být vnímána pomocí počítačů, přenášených prostřednictvím informačních a telekomunikačních sítí a zpracovávaných v informačních systémech. Je-li to nezbytné, takový dokument může na obrazovce a na papíře získat vizuální zobrazení.

Správa elektronických dokumentů - tento cyklus životnost elektronické dokumenty v podniku (v organizaci, firma) od jejich obdržení, změna stavu (odsouhlasena, oznámena, v díle, podepsána, uzavřena atd.) před odběrem do archivu. Takovýto pracovní postup je někdy označován jako "workflow", který charakterizuje pohyb dokumentů jako jediný proud jednotlivých děl v rámci určitého obchodního procesu. Všechno elektronický systém správy dokumentů zahrnuje software, který je nezbytný k organizaci a podpoře životního cyklu takových dokumentů.

Elektronický tok dokumentů a dokumentů má v porovnání s tradičními toky řadu výhod. Umožňují zaměstnancům organizace ovládat nejen vlastní pracovní místo, ale celý proces. Použití elektronického archivu je mnohem pohodlnější než papír. Dokument najdete v několika minutách, zkrácení doby koordinace a provedení. Obecně je to úspornější než papír. Existuje poměrně málo elektronických programů pro správu dokumentů (Motiv, E1 Eufrat, DocsVision, 1C: Správa dokumentů atd.).

K dnešnímu dni existuje zahraniční zkušenost s regulací vztahů v oblasti elektronického dokumentu z právního hlediska. V Rusku se problém regulace těchto vztahů nikdy nedostal legislativního řešení, i když byly učiněny pokusy přijmout příslušný zákon (2005). Přijetí legislativního aktu o tomto druhu dokumentu je jednou z nejnaléhavějších oblastí legislativní regulace.