Elektronický podpis pro právnickou osobu: jak přijímat? Použití elektronického podpisu

Používání digitálních podpisů se v Rusku stává stále častějším. A to není zcela překvapující, protože EDS je v mnoha případech bezpečnější než příslušné rekvizity, vybavené kuličkovým perem nebo těsněním. Jaký je elektronický podpis pro právnickou osobu? Jak získat vhodný nástroj?

Definice EDS

Za prvé, definujeme podstatu EDS. Co je elektronické digitální podpis? Pod ním se rozumí podpěry dokumentu, podobně jako u kuličkového pera na papíře, ale pouze provedené pomocí speciálních počítačových algoritmů.

Hlavním účelem EDS je potvrdit, že dokument byl podepsán konkrétní osobou. Mezi další užitečné vlastnosti, které má elektronický digitální podpis, patří ověření integrity dokumentu, absence v něm jakýchkoli úprav na cestě mezi odesílatelem a přijímačem.

Používání digitálních podpisů

Ve kterých oblastech používáte EDS? Téměř stejný jako obvyklý podpis: v cirkulace dokumentů mezi organizacemi mezi podniků a vládních agentur v komunikaci s účastí fyzických osob. V souladu se všemi potřebnými legislativními požadavky je EDS právně ekvivalentní podpisu, který je vyroben kuličkovým perem a v některých případech - pečetí, pokud je to právnická osoba.

Používání elektronických podpisů je rozšířené v bankovní sféře: například při schvalování v systémech typu "banka-klient" se používají vhodné mechanismy dokladů totožnosti uživatele finančního produktu. S pomocí algoritmů přijatých ve finanční a úvěrové organizaci klient podepisuje platební příkazy, dělá různé požadavky a požadavky.

V některých případech je EDS považováno za ještě spolehlivější rekvizity než podpis, který je vyroben pomocí kuličkového pera. To je způsobeno skutečností, že je velmi obtížné vytvořit, stejně jako skutečnost, že s pomocí EDS, jak jsme poznamenali výše, můžete zkontrolovat, zda byly provedeny změny v předávaných souborech.

V Rusku se začínají šířit univerzální elektronické karty. S jejich pomocí mohou občané provádět velké množství různých akcí. Jedná se o podepisování dokumentů na internetu. Jak je to možné? Chcete-li využít tuto funkci, musíte si zakoupit čtečku karet, zařízení, které dokáže číst data z karty a předávat je prostřednictvím speciálních online kanálů. Je nutné používat zařízení s standardní podporou PC / SC.

EDS struktura

Jak je organizace EDS organizována? Jak funguje mechanismus ověřování dokumentů? Je to velmi jednoduché. Samotný elektronický podpis je rekvizitou dokumentu, který lze identifikovat pouze jednou osobou (nebo organizací). Odpovídající předmět oběhu dokumentů má jednu kopii nástroje, pomocí něhož je EDS umístěn - je to soukromý klíč elektronického podpisu. Zpravidla nikdo jiný nemá to, stejně jako v případě jedinečného vzorku autogramu osoby, který udělá s kuličkovým perem. Vydávají klíče specializovaným organizacím - certifikačním střediskům. Mohou být také akreditovány ministerstvem komunikací.

EDS můžete číst pomocí veřejného klíče, který může být k dispozici libovolnému počtu lidí. Pomocí tohoto nástroje příjemce dokumentu zajistí, že byl odeslán a podepsán konkrétním odesílatelem. Pokud veřejný klíč nerozpozná systém EDS, pak je označen nesprávnou osobou, od které má dokument pocházet.

Osvědčení klíče podpisu

Důležitým prvkem workflow je certifikát klíče elektronického podpisu. Je to zpravidla elektronický zdroj dat, který obsahuje informace o odesílateli souborů. Certifikát potvrzuje, že klíč, který osoba vlastní, je platná. Také tento dokument obsahuje základní informace o odesílateli. Certifikát je platný zpravidla 1 rok od okamžiku jeho registrace. Příslušný prvek podpisu může být také z podnětu svého majitele stažen, například pokud ztratí kontrolu nad klíčem nebo podezřelými, že padl do špatných rukou. Dokumenty, které budou podepsány bez platného certifikátu, nemají právní platnost.

Z technologického hlediska je mechanismus výměny souborů při použití EDS obvykle implementován v určitém softwarovém prostředí. To znamená, že soubory jsou odesílány a přijímány ve speciálním formátu pomocí rozhraní specializovaného softwaru. Může být přizpůsoben například pracovnímu postupu v oblasti daňového výkaznictví nebo výměny souborů mezi různými společnostmi.

Univerzální systém přijímání a zasílání dokumentů ještě nebyl v Ruské federaci zřízen, ale takové práce probíhají. Jeho úspěšné dokončení umožní vytvoření softwarového prostředí, které teoreticky dokáže úplně nahradit papírování, protože každý občan spolu s osobním autogramem dokáže na dokumenty uložit i elektronický podpis. Ve skutečnosti je vývoj UEC jedním z prvních kroků v tomto směru.

Přestože je možné dát tuto kartu EDS na omezený počet zdrojů. Ověření elektronického podpisu se proto provádí v různých programech a jejich použití se provádí na základě dohody mezi odesílatelem a příjemcem dokumentů.

Je také možné vyměňovat soubory mimo příslušná rozhraní. Každý dokument v tomto případě může být doplněn o textovou vloţku s jedinečnou šifrou, která je vytvořena pomocí soukromého klíče, ale čte příjemce příjemce otevřeným. Dokument bude rozpoznán, pokud odpovídají odpovídající algoritmy, a za předpokladu, že certifikát, který jsme uvedli výše, je platný.

Tato šifra se však vytvoří určitým způsobem zvláštním programem. Teoreticky samozřejmě mohou uživatelé rozvíjet své vlastní - a bude formálně také považován za EDS, ale v tomto případě není nutné mluvit o dostatečné úrovni bezpečnosti pracovního toku. Ve velkých firmách má obvykle specifické požadavky. Stejně jako ve státních institucích. Zjistíme podrobněji aspekt, který odráží typy EDS v závislosti na úrovni zabezpečení.

Bezpečnostní úrovně EDS

Je možné poznamenat, že odesílání dokumentů prostřednictvím e-mailu je také jednou z možností využití EDS. V tomto případě mluvíme o použití jednoduchého elektronického podpisu. Jeho "klíč" je heslo, které odesílatel zadá. Zákon o elektronickém podpisu umožňuje, aby tento typ EDS mohl být právně významný, avšak praxe vymáhání práva není vždy doprovázena implementací tohoto scénáře. A to je pochopitelné: heslo - čistě teoreticky - může být zadáno jakoukoliv osobou, s níž je známo, a vydávat se za odesílatele.

Proto stejný zákon o elektronickém podpisu určuje, že v pracovním postupu mohou být použity mnohem bezpečnější verze systému EDS. Patří mezi ně rozšířené a kvalifikované EDS. Předpokládají, že jejich majitelé mají spolehlivé elektronické klíče, které jsou velmi obtížné vytvořit. Mohou být vyrobeny v podobě speciálního typu eToken typu keychain - v jediné kopii. Pomocí tohoto nástroje a zvláštního programu může osoba odeslat podepsané dokumenty příjemci, který pak může pomocí veřejného klíče pro kontrolu elektronického podpisu ověřit správný původ souborů.

Specifičnost kvalifikovaného podpisu

Jaký je rozdíl mezi zesíleným EDS a kvalifikovaným EDS? Technologicky mohou být velmi podobné a používají obecně podobné šifrovací algoritmy. V případě kvalifikovaného EDS je však certifikát vydán certifikačním střediskem (z akreditovaného ministerstva komunikací). Tento typ elektronického podpisu je považován za nejbezpečnější a ve většině případů v právním smyslu odpovídá odpovídajícímu požadavku dokumentu, který se ručně vkládá na papír.

Kvalifikovaná EDS je ve většině případů vyžadována v rámci interakce podniků a jednotlivců se státními strukturami, takže požadavky na identifikaci dokumentů v rámci těchto komunikačních scénářů mohou být velmi přísné. Vylepšená EDS v tomto případě je nemůže vždy uspokojit, nemluvě o samozřejmém elektronickém podpisu. Akreditované certifikační střediska zpravidla doporučují svým klientům optimální typ softwaru, s nímž se provádí oběh dokumentů pomocí EDS.

Typy elektronických podpisů

Takže univerzální systém EDS, schopný kdykoli nahradit podpis na papíře, nebyl dosud v Rusku vyvinut. Proto jsou nástroje, které uvažujeme, zastoupeny v široké škále odrůd přizpůsobených různým účelům výměny souborů. Zvažte nejběžnější typy komunikací, které používají elektronický podpis dokumentů.

Populární EDS jsou zapotřebí k účasti obchodních organizací na různých dražbách (Sberbank-AST, RTS-Tender), stejně jako k přítomnosti na obchodních platformách, například těch, které jsou členy asociace ETP. K dispozici je EDS, která je přizpůsobena pro práci s databázemi bankrotů právnických osob a fakty související s jejich činností.

Na portálu Gosuslugi.ru všichni registrovaní obdrží také elektronický podpis. Státní služby lze tímto způsobem objednat on-line - není třeba předkládat papírový dokument této nebo té agentuře. Občan otevře širokou škálu služeb, můžete dokonce požádat o cestovní pas online. Jedna z možností hardwarové implementace EDS pro použití na portálu Gosuslugi.ru - UEK, o kterém jsme uvedli výše.

Jak získat EDS

Vzhledem k absenci jednotné struktury pro vydávání univerzální EDS v Ruské federaci existuje velké množství soukromých společností zabývajících se elektronickými podpisy. Jsou nazývány, jak jsme uvedli výše, certifikačními středisky. Tyto organizace vykonávají tyto hlavní funkce:

- registrovat uživatele jako právně příslušné subjekty práce s dokumenty při používání EDS;

- vydá certifikát elektronického podpisu;

- v řadě případů zajišťují odesílání a kontrolu dokumentů s EDS.

Tedy, pokud se jednotlivec nebo společnost je digitálním podpisem, je nutné jít do příslušné certifikační autority.

Dokumenty pro získání EDS

Jak je elektronický podpis vydán právnické osobě? Jak získat takový nástroj užitečný pro podnikání? Takže první věcí je vybrat certifikační centrum. Doporučuje se aplikovat na struktury, které mají akreditaci státních orgánů. Seznam těchto organizací lze nalézt na webových stránkách ministerstva komunikací Ruské federace - minsvyaz.ru.

K certifikačnímu středisku je nutné poskytnout následující základní dokumenty:

- výpis z Jednotného státního rejstříku právnických osob;

- certifikáty: o registraci právnické osoby při registraci u federální daňové služby.

Pokud jde o získání osobního podpisu pro vedoucího organizace - musí být uvedený soubor dokumentů doplněn o kopii protokolu o jmenování generálního ředitele do funkce. Pokud je EDS obdržen zaměstnancem, který není členem nejvyšších řídících orgánů společnosti, je požadována kopie příkazu k jeho zaměstnání, jakož i plná moc. Samozřejmě budete potřebovat cestovní pas a odbornou SNLS.

Jak můžeme vidět, není to složitý proces, ve kterém je elektronický podpis vydaný právnické osoby. Jak získat EDS pro individuálního podnikatele?

Je to velmi jednoduché. Vyžadují se tyto základní dokumenty:

- výpis z EGRIP;

- certifikáty: při registraci jako IP a při registraci u federální daňové služby;

- cestovní pas;

- SnilS.

Pokud EDS chce získat osoba, která není ve stavu PI, vlastníka nebo zástupce LLC, všechno, co potřeboval, aby v certifikační autorita, - plechovce, pasu a SNILS.

Získání elektronického podpisu obvykle není příliš dlouhý proces. Mnoho certifikačních středisek je připraveno k poskytnutí klíče eToken nebo jeho analogu, stejně jako průvodce pro použití EDS během několika hodin po registraci příslušné aplikace.

Praktické nuance práce s EDS

Studovali jsme, jak je formální elektronický podpis pro právnickou osobu, jak získat tento nástroj. Zvažte nyní některé pozoruhodné nuance praktického využití EDS.

To znamená, že organizace dokumentů mezi dvěma nebo více podniků, je žádoucí využít služeb zprostředkovatelů, které pomohou společnostem vyhnout se chybám v sdílení souborů, jakož i zajistit soulad se všemi zákonnými požadavky, pokud jde o komunikačních údajů. Mezi nejlepší možností zápisu takových dohod - uzavření smlouvy soudržnosti, která poskytuje 428-tý článek občanského zákoníku.

Při organizaci workflow mezi různými organizacemi se doporučuje schválit postup pro práci se soubory v případech, kdy nelze ověřit pravost EDS. Je to například možné, pokud vypršela platnost certifikátu klíče elektronického podpisu.

Na začátku článku jsme považovali klasifikaci EDS za stupeň zabezpečení. Jaké jsou mechanismy pro správné používání jednoduchých, zdokonalených a kvalifikovaných elektronických podpisů?

V případě, že společnost rozhodne použít jednoduchý elektronický podpis při výměně dokumentů s jinou organizací, pak je nezbytné uzavřít další smlouvu, kterým se podobný mechanismus. Odpovídající dohody by mělo odrážet pravidla přesně určit, kdo poslal dokument e-mailem, a tím dát jednoduchý elektronický podpis.

V případě elektronických nabídek musí být podpis nutně posílen (přinejmenším) a musí splňovat kritéria přijatá na úrovni on-line pracoviště, kde jsou tyto komunikace prováděny.

Podávání zpráv státním strukturám by mělo probíhat pouze za použití kvalifikovaného elektronického podpisu. Je-li otázkou založení pracovněprávních vztahů na dálku (od té doby, co RF TC umožnila tento druh komunikace), by měl být v tomto procesu použit kvalifikovaný podpis.