Elektronická výměna dokumentů mezi organizacemi: jak to funguje?

Elektronická správa dokumentů (EDI) je rychlý způsob výměny informací založený na používání elektronických dokumentů s virtuálními podpisy. Již dlouho získala uznání ve vyspělých zemích světa jako účinný nástroj pro rychlé podnikání.

Esence

Elektronická výměna dokumentů mezi organizacemi je soubor procesů pro vytváření, zpracování, odesílání, přenos, přijímání, uchovávání, používání a ničení dokumentů. Všechny tyto procesy se provádějí po ověření integrity a potvrzení o přijetí dokumentů.

Pravidla pro provádění oběhu dokumentů mezi právnickými osobami se provádějí na základě dohody stran. Informace jsou vyměňovány prostřednictvím telekomunikačních prostředků a dokumenty jsou uloženy na elektronických nosičích. Doba trvanlivosti účetních informací by neměla překročit dobu, která byla stanovena na legislativní úrovni.

Organizace mezi sebou si mohou vyměňovat formální a neformální dokumenty s podpisy účastníků. V oblasti podnikání mohou být: režijní náklady, dohody, faktury, smlouvy, dohody, objednávky, oznámení, plné moci atd. Informace lze předávat ve formě textových, tabulkových a grafických souborů.

Účel implementace EDI

Předpokladem pro zavedení EDI může být:

• snížení rutinní práce;
• ztráta dokladů;
• "Transparentní" práce s dokumenty;
• zvýšení disciplíny výkonnosti - poskytování dokumentů ve stanovených termínech apod.

Kvantitativní cíle lze identifikovat následovně:

• Snížení doby zpracování o 10krát.
• Snížení výdajů na kancelář dvakrát.

Elektronická výměna dokumentů mezi organizacemi: jak to funguje

V souladu s vnitrostátními právními předpisy se elektronický oběh dokumentů mezi organizacemi provádí na základě dohody obou stran. Pro výměnu dat je nutné, aby všichni účastníci byli připojeni k zařízení jednoho operátora. Dále musí uživatel odeslat požadavek na přidání do seznamu protistran. Po potvrzení žádosti mohou členové systému vyměňovat data.

Modul EDM bude muset provést následující funkce:

• Pozvat protistrany, aby sdíleli data.
• Vytvořte adresář.
• Integrace s účetním softwarem, například 1C.
• Podepisujte a šifrujte dokumentaci.
• Strukturování korespondence.
• Sledujte stav písmen.

Elektronická výměna dokumentů mezi organizacemi se provádí pomocí certifikátů. Připojení k serveru a ověřování se provádí prostřednictvím osobního digitálního certifikátu. EDS je vydáván každému uživateli systému, uloženému na elektronickém nosiči Token a chráněném kódem PIN. Uživatel musí zadat své přihlašovací jméno, heslo do osobní místnosti. Teprve poté bude mít přístup k dokumentům.

Zahájení výměnného procesu může být jakýkoli zaměstnanec organizace připojené k systému. Před odesláním dokumentu protistraně musí být podepsána v systému EDS. Tato operace se provádí pomocí programu "Cryptopro". Dokument je odeslán prostřednictvím EDO. Zaměstnanec protistrany obdrží oznámení o přijetí nového dokumentu. Pokud to přijme, pak také dá EDS. Pokud potřebujete provést změny dokumentu, vytvoří se nová elektronická verze. Po dokončení úprav je nutné uložit všechny změny pomocí EDS. Pak je dokument zaslán protistraně. V případě potřeby se provádí elektronické sladění informací.

Pokud je třeba provést opravy znovu, celý postup se opakuje znovu. Pokud se o nové verzi neobjeví žádné stížnosti, je dokument respektován. Konečný vzorek je ten, který je podepsán dvěma digitálními podpisy. Všechny verze dokumentu jsou uloženy na serveru a jsou k dispozici pro prohlížení. Jakmile je model přiřazen postavení herectví, nebude možné dokument změnit. Negativní smlouvy mají status "Zrušeno". Takto probíhá tok elektronických dokumentů mezi organizacemi.

Zařízení

Co potřebujete pro elektronické předávání dokumentů mezi organizacemi? Nejprve je nutné vybrat operátora a nainstalovat speciální software pro výměnu informací. Zadruhé, s každým protějškem, s nímž organizace zamýšlí provádět elektronickou korespondenci, je nutné uzavřít "Smlouvu o výměně elektronických dokumentů".

Je také nutné nainstalovat server EDI, na kterém budou uloženy všechny dokumenty. Může to být buď klientské zařízení nebo úložiště v cloudu. Přístup k systémovým datům zvenčí se provádí prostřednictvím aplikace, která je nainstalována na zařízení zaměstnanců organizace. Vzájemné ovlivňování počítače se serverem probíhá přes protokol HTTP s šifrováním volitelný SSL 128. Přístup k dokumentům se provádí pouze prostřednictvím rozhraní aplikace a po absolvování ověření.

Projekt EDO

Projekt automatizace procesů může trvat několik měsíců až několik let. Termín přímo závisí na počtu procesů, které je třeba automatizovat, zdroje a finanční schopnosti organizace. Shrnutí implementace EDI je následující:

• Vytvořte pracovní skupinu.
• Formování cílů, podmínek a rozpočtu projektu.
• Zkoumání stávajících procesů.
• Vypracujte úkoly.
• Vypuštění systému EDO.
• Podpis smlouvy o zavedení SED.
• Schválení plánu práce.
• Plnění adresářů systému.
• Školení zaměstnanců.
• Provedení předběžných testů.
• Zveřejnění objednávky o zavedení SED.
• Dokončení softwaru a pracovních postupů.
• Zahájení pilotního projektu.
• Celoplošný přechod na EDI.

Chyby implementace EDI

V procesu automatizace dokumentů by měla být věnována zvláštní pozornost procesům, v nichž je zákonem vyžadován papír. Papírový dokument nelze duplikovat elektronicky. To podstatně zpomaluje proces práce a způsobuje negativní postoj k procesu automatizace jako celku. Nikdo nezaplatí za dvojitou práci.

V procesu zavádění je nutné vyvinout nový postup pro práci s dokumenty, vyškolení pracovníky a teprve potom se plně zapojit do implementace. To můžete dosáhnout pouze tehdy, pokud přinesete zaměstnancům výhody používání nových technologií.

Další oblíbenou chybou je špatný vývoj požadavků na SED. Pokud mají uživatelé pracovat v nekonfigurovaném systému, proces EDO se liší od toho, co je v organizaci akceptováno.

Elektronická výměna dokumentů mezi organizacemi: klady a zápory

Výhody:

• Snížení nákladů na zasílání originálních dokumentů poštou.
• Ušetřete prostor pro ukládání dokumentace. Všechno je uloženo elektronicky.
• Snadné použití. Dokument je odeslán z jedné pracovní stanice. Rychlé vyhledávání dokumentu se provádí podle stavu (odeslaného, ​​přijatého, přijatého atd.).
• Okamžité doručení. Všechny zaslané informace dosáhnou adresáta během několika sekund.
• Dokument nemůže být ztracen až do vypršení jeho uložení v systému.

Nevýhody:

• Chcete-li používat zařízení, musíte si zakoupit licenci, která stojí spoustu peněz.
• Výměna dat je nejčastěji možná pouze mezi účastníky ve stejném systému.
• Elektronický tok dokumentů mezi organizacemi v 1C nebo jiným softwarem se liší od dříve používaného schématu. Se zavedením nového algoritmu budou mít všichni zaměstnanci otázky ohledně výkonu práce.
• Technické vybavení. Před implementací organizace EDI je nutné zakoupit zařízení a vyškolit zaměstnance, aby spravovali nový systém.
• EDO se provádí za pomoci EDS, jehož platnost je 1 rok. Je třeba včas sledovat a aktualizovat certifikáty. Také je třeba sledovat dobu platnosti osvědčení protistrany, aby se předešlo problémům s daní.

Právní úprava

Jaké normativní akty upravují elektronický oběh dokumentů mezi organizacemi? Právní předpisy Ruské federace zahrnují federální zákon č. 63 "o elektronickém podpisu", pravidla pro předkládání dokumentů Federální daňové službě jsou předepsána v nařízení Ministerstva financí č. MMV-7-2 / 168. EDO mezi organickými organizacemi se provádí na základě nařízení Ministerstva financí č. 50n. Pravidla pro výměnu prvotních účetních dokumentů v elektronické podobě jsou předepsána v pořadí Federální daňové služby č. MMV-7-6 / 36 @. Všichni provozovatelé EDO by se měli v průběhu své činnosti řídit nařízením federální daňové služby č. MMV-7-6 / 253 @.

VLSI

Elektronická výměna dokumentů mezi organizacemi VLSI poskytuje zákazníkům tyto výhody:

• Zasílejte dokumenty jakékoli organizaci, která je registrovaná na území Ruské federace. V případě, že protistrana není účastníkem systému „VLSI“, zaměstnanec prostě obrátit se zástupcem organizace a pošle ji na e-mailovou pozvánku k účasti v systému. Ihned po potvrzení žádosti bude výměna informací mezi účastníky prováděna bez zprostředkovatelů.
• Nemusíte instalovat software do počítače. Stačí mít aktuální verzi prohlížeče a přístup k internetu.
• Pro práci s daty není potřeba speciální program. Pokud je zpráva zpočátku připravena v softwaru třetí strany, například 1C, můžete nakonfigurovat integraci dat se systémem VLSI.
• Vzorový dokumentový formulář není nainstalován. Můžete odesílat text, tabulkové soubory, obrázky a podobně.

SKB "Kontur"

Jeden z prvních vývojářů softwaru v Rusku se rovněž zabývá dodávkou zařízení, pomocí kterého se provádí elektronické předávání dokumentů mezi organizacemi. "Contour" vyvinul systém Dyadok, kterým se vyměňují elektronické dokumenty. Zvláštností systému je, že můžete získat přístup k datům, když jste v zahraničí. Zejména za tímto účelem společnost vyvinula tarify v roamingu. Pokud je to potřeba, přístup k datům prostřednictvím rozhraní API lze pouze mono.

Co potřebujete?

Pro připojení organizace EDO musí organizace nakupovat:

• licencovaný software;
• server;
• aktualizovat zařízení;
• zaměstnanci vlaků;
• konfigurovat a integrovat systém ERMS pro práci s interními aplikacemi.

Takové investice je třeba provést, aby se propojil elektronický tok dokumentů mezi organizacemi? Zahrnutí do konzultace technické podpory, aktualizace SED a softwaru - druhá fáze investice. Tyto náklady budou muset platit měsíčně.

Závěr

Elektronický dokument je nahrazen papírem. Nejen snižuje náklady organizace na provádění procesů, ale také zvyšuje efektivitu podnikání jako celku. Aby EDI úspěšně fungovala, je nutné jasně formulovat cíle implementace systému a správně nakonfigurovat zařízení.