Jak podepisovat dokumenty elektronicky a lze je provést?

V tomto věku počítačových technologií byl pro certifikaci dokumentů použit tzv. Elektronický digitální podpis nebo zkratka EDS. V tomto vydání však mnozí nemají jasné pochopení toho, proč je to zapotřebí, protože většina lidí je zvyklá pracovat ve starém módu, podepisuje dokumenty ručně. O tom, jak podepsat dokumenty elektronickým podpisem, pak budeme mluvit.

Co je to elektronický digitální podpis nebo EDS?

EDS představuje určitý objekt v elektronické podobě, podle kterého je možné okamžitě určit osobu, která jej vytvořila, založila autorství, zkontrolovala pravost dokumentu atd.

EDS samozřejmě může vizuálně vypadat jako obyčejný podpis ve formě grafického objektu vloženého do dokumentu. Ve skutečnosti zde fungují asymetrické šifrovací a kryptografické algoritmy. Samotný EDS používá soukromý klíč a klíčový certifikát, který umožňuje určit oprávněné osoby a totožnost podpisu, integritu dokumentu a potvrzení podpisu.

Proč byste měli podepsat dokumenty EDS

Mnoho lidí je poněkud zmateno o tom, zda a zda je možné dokumenty podepsat elektronicky. Tuto otázku lze odpovědět pouze kladně. Pro zjednodušené pochopení zvažte jeden příklad.

Předpokládejme, že společnost v osobě generálního ředitele musí formalizovat dvoustrannou smlouvu. Je zřejmé, že v každém případě bude nutné ji vizualizovat, protože bez ní nebude mít právní sílu. Ale předání dokončené smlouvy, řekněme, faxem je nemožné. Při odesílání e-mailem není grafický formát naskenovaného dokumentu vítaný, protože podpis může být falešný. Takže musíte odeslat stejný soubor aplikace Word, ale tento dokument musí být podepsán. Ale jak podepsat dokument "Vord" elektronický podpis? Obecně to není nic obzvláště obtížného. Dále budeme zvažovat několik jednoduchých metod pro vytváření EDS. Mezitím se zaměříme na právní otázky.

Potřebuji podepisovat dokumenty elektronicky ručně?

Mnoho pracovníků úřadu a manažerů se domnívá, že je nutné dodatečně (ručně) potřebovat (v každém případě říct) vizualizaci dokumentů, ve kterých je EDS. Zjevná chyba. To vůbec není nutné.

Faktem je, že při vytváření digitálního podpisu a certifikátu je uzavřena zvláštní dohoda s certifikačním střediskem a ověřena notářem a ve fázi vytváření certifikátu je vydán soukromý klíč. Z právního hlediska je to potvrzení vlastníka EDS. Z toho vyplývá závěr: sekundární pohled není nutný.

Algoritmus práce s EDS

Zjistíme, jak podepsat dokument elektronickým digitálním podpisem a podíváme se, jak to funguje.

Základem takových procesů je vytvoření kryptogramu, který obsahuje ověřený soubor, definuje data vlastníka, autorství a integritu dat. Vytvořený hash je šifrován pomocí soukromého klíče v další fázi, po níž je generován buď celý dokument s EDS, nebo samostatný podpisový soubor propojený s dokumentem.

Příjemce používá veřejný klíč k dešifrování, ověřování (ověření) a ověření integrity dokumentu. Samozřejmě, většina algoritmů je obecně velmi podobná. Rozdíl se může zobrazit pouze v závislosti na typu použitého softwaru.

Jak podepsat dokument Word s elektronickým podpisem pomocí editoru?

Mnozí uživatelé si ani neuvědomují, že EDS může být vytvořen prostě i v editoru Office Word. Jak podepsat "vordianský" dokument s elektronickým podpisem? Jednoduchší než jednoduchý. Akce v různých verzích editoru jsou poněkud odlišné, ale obecně jsou stejné. Zvažte vytvoření podpisu pomocí příkladu aplikace Word 2007.

Takže, jak podepisovat dokumenty elektronicky pomocí pouze Word? To provedete tak, že po vložení kurzoru do místa, kde má být podepsáno, se použije nabídka vložky, ve které je vybrána textová položka. Pak byste měli najít odstavec řádku podpisu a v rozbalovací seznam nastavte řádek podpisu MS Office.

V dialogovém okně je třeba zadat data osoby, která podepisuje dokument, pak vybrat skenování původního podpisu a do pole vedle ikony "x" zadejte své vlastní jméno. Poté se zobrazí vytištěná verze podpisu.

Na tabletu s ručně psaným vstupem může být podpis podán samostatně. Chcete-li podepsat dokument jménem několika lidí, budete muset nastavit pole podpisů pro každou osobu.

Můžete tak učinit i snadnější tlačítko „Office“ v liště menu „Příprava“ tím, určete přidání podpisu, pak použijte účel podepsání dokumentu a poté vyberte podpis, a nakonec - klikněte na tlačítko „Přihlásit“. Podpis bude potvrzen červenou ikonou na panelu a nápisem, že dokument obsahuje EDS.

Nejoblíbenější nástroje pro vytváření digitálních podpisů

Nyní se podíváme, jak může být řešení problému podpisu dokumentu zaručený elektronický podpis. Chcete-li to provést, je vhodné používat software třetí strany.

Z rusko-jazykového softwaru nejpopulárnější a nejběžnější jsou následující softwarové balíčky:

• "CryptoARM";
• "Crypto PRO";
• CryptoTri.

První program se jeví jako nejjednodušší, proto budeme dále zvažovat, jak s ním podepisovat dokumenty elektronicky.

Vytvoření digitálního podpisu na příkladu aplikace "CryptoARM"

Pro vytvoření digitálního podpisu s touto aplikací existují dvě metody: pomocí kontextové nabídky a provádění akcí prostřednictvím hlavního rozhraní programu. Pro jednodušší porozumění procesu, pojďme se zabývat první možností, zvláště jelikož druhá je téměř totožná, pouze hlavní akce je volána přímo z programu. Předpokládejme, že musíte digitálně podepsat dokument aplikace Word.

Nejprve v aplikaci "Průzkumník" musíte vybrat dokument, který nás zajímá, a v řádku PCM vybrat řádek "Zapsat". Poté se zobrazí okno "Průvodci", které vám pomohou provést všechny další akce. Stiskneme tlačítko pokračování a zkontrolujeme, zda je soubor vybrán. Pokud je to nutné, můžete přidat ještě několik dalších objektů, abyste mohli současně podepsat.

Opět stiskněte tlačítko "Další" a v dalším okně zvolte metodu kódování. V zásadě nemůžete nic měnit a ponechat výchozí nastavení. V dalším kroku můžete zadat další údaje (časové razítko, vízum atd.). Mimochodem, zaškrtávací políčko v poli můžete uložit jako samostatný objekt (při kontrole podpisu v dokumentu budou vyžadovány oba soubory). Pokud nezaškrtnete, podpisový soubor bude sloučený s dokumentem.

Po pokračování budete muset vybrat certifikát, který byl vydán příslušnou certifikační autoritou (může být na externím médiu eToken nebo registrován v registru systému). Potom zbývající parametry nelze změnit. Na konci všech akcí budete muset pouze kliknout na tlačítko "Dokončit".

Poznámka: Pokud byl pro podpis vybrán samostatný soubor, bude zpravidla umístěn ve stejném adresáři jako originální dokument, který má být podepsán, a musí mít příponu SIG.

Funkce podepisování dokumentů PDF, HTML a XML

Konečně pár slov o jiných formátech. Dokumenty ve formátu PDF budou v zásadě stejné, ale vzhledem ke specifikám jiných programů od společnosti Adobe je vhodné oddělit soubor podpisu od hlavního dokumentu.

Je možné, že se příjemce dokumentu nejprve bude chtít seznámit s jeho obsahem pomocí stejného Acrobatu (Reader) a teprve poté zkontroluje podpis. Mimochodem, některé aplikace od společnosti Adobe vám také umožňují podepsat soubory s vlastními běžnými prostředky.

Pokud vložíte podpis ve formátu HTML dokumentů při práci s tenkými klienty, je třeba, aby prohlížeč klikněte na tlačítko „Podepsat a odeslat“, pak Developer skript je aktivován, tvořící řetězec proměnné s daty ověření dokumentu, který bude uveden do speciálního skrytého poli, která byla podepsána a přenesen na server pomocí metody POST. Pak následují dokument a zkontrolujte, zda podpis, pak server vytvoří tabulku s poli podepsaného dokumentu a podpisu.

Soubory XML mohou být podepsány jako běžné dokumenty, pomocí nástroje Office InfoPath nebo vytvořit zvláštní atribut tagu v samotném dokumentu.

Shrnutí výsledků

Zde je stručný a vše o tom, jak podepisovat dokumenty elektronicky. Samozřejmě nebyly přineseny všechny metody umožňující provedení takových operací a nebyly vzaty v úvahu všechny programy pro vytváření digitálních podpisů. I při tak krátkém popisu je však možné pochopit, pro co je elektronický podpis a jak fungují všechny potřebné algoritmy.

Pokud se podíváte na některé typy softwaru, zejména kancelářské programy nebo nejoblíbenější produkty společnosti Adobe, můžete použít vlastní nástroje. Nicméně pokud jde o zjednodušení práce, přinejmenším pro začátečníka, je lepší použít nástroje třetích stran ve formě příkladu s CryptoARM. Je samozřejmé, že bychom neměli zapomenout na právní stránku problému. Některé společnosti vytvářejí elektronické podpisy a certifikáty samy o sobě, ale nakonec nejsou takové, že nejsou platné, ale nemají právní sílu.