Hlavní náležitosti dokumentů

Dokumenty jsou nedílnou součástí našeho života. Naše narození je potvrzeno dokumentem, každá fáze života je spojena s oficiálními dokumenty a dokonce je zaznamenána smrt. Hlavním prvkem dokumentu jakéhokoli druhu jsou náležitosti. Jedná se o ně, o kterém se bude diskutovat později.

Podrobné informace o dokumentech - to je jejich prvky, které umožňují vyhodnotit účel, druh a stupeň důležitosti papíru. V současné době naše země přijala Uniform Státní normy (GOST 351 141 1998), která určuje nejen množství detailů, jako takovou, ale i požadavky na jejich registraci, stejně jako upravuje kombinace různých typů dokumentů.

Typ dokumentu je určen stupněm jeho významu, účelu. Na druhou stranu určují počet a umístění náležitostí. Dokumenty lze obecně rozdělit do dvou kategorií: oficiální a osobní.

Osobní představují výsledek lidské činnosti. Patří sem dopisy a památky, fotografie a poznámky. Takové dokumenty mají hodnotu pouze pro určitou osobu nebo okruh lidí, nejčastěji nemají právní sílu.

Oficiální dokumenty jsou různé administrativní a regulační akty, které jsou určeny k provádění v rámci jedné organizace nebo země jako celku (vyhlášky, zákony, předpisy, protokoly, atd), jakož i úřední osobní doklady (průkazy totožnosti, doklady osvědčující osobní stav, stav atd.).

Požadavky na dokumenty jsou hlavním prvkem jejich oficiální odrůdy. Jak již bylo uvedeno výše, stav a účel úředního dokumentu stanoví počet prvků.

V samostatné kategorii můžete identifikovat hlavní požadavky na dokumenty. Jak vyplývá ze samotného názvu této kategorie, představují soubor prvků, které jsou nutně obsaženy v oficiálním dokumentu. Nejzářivěji soubor základních náležitostí odráží formu nebo formu dokumentu. Právě v nich jsou shromažďovány náležitosti dokumentu, bez něhož budou považovány za nesprávné. Mezi ně patří:

• státní znak a / nebo logo společnosti;
• název organizace (úplné a pokud je k dispozici zkrácené);
• referenčních údajů. Je třeba poznamenat, že ustanovení normy neobsahují jasné pokyny ohledně úplnosti obsahu těchto údajů. Proto stačí zadat pouze právní adresu a kontaktní telefony. Často však obsahují a bankovních údajů;
• název typu dokumentu;
• autor a údaje osoby, jíž je dokument zaslán;
• datum a registrační číslo;
• Záhlaví
• skutečný text dokumentu;
• podpis vedoucího podniku nebo autora.

Tyto podrobnosti dokumentu nejsou jediné. Kromě základních prvků, může obsahovat různé markery naléhavosti a důvěrnosti, souhlas nebo schválení (jinak známý jako „supi“ a „víz“).

Mnoho dokumentů má naopak sílu a bez některých výše uvedených prvků. Takže ty, které jsou určeny pro interní obrat, nesmí obsahovat referenční data o organizaci a běží bez nich.

Podrobné informace o dokumentech, jejich příslušným distribuci a clearance v souladu s normou, a to nejen mluvit o gramotnost manažera zodpovědného za vypracování dokumentu, ale také vysoké postavení v organizaci.