Co je to oficiální dokument? Koncepce a typy

Dokumenty existují již dávno. Objevili se spolu s psaním. Klíč funkce dokumentů

Klasifikace

Jak již bylo uvedeno výše, používají se různé sféry života oficiální dokumenty. Co? stále existují nosiče dat? Příspěvky mohou být osobní. Takové dokumenty jsou vytvářeny mimo oficiální činnosti nebo vykonávají veřejné povinnosti. Patří sem korespondence, deníky, memoáre.

Úřední dokument

RF - země se speciální strukturou státu. Na jeho území existují právní předpisy, mocenské úřady, státní orgány. Jako podklad pro jeho činnost oficiální předpisy. Tyto akty určují pořadí fungování institucí, meze jejich kompetence, povinnosti, práva, odpovědnost úředníků. Jejich vytvoření je náročné a časově náročné práce. Úřední dokumenty zákony, normy, pravidla, objednávky, objednávky a tak dále. Většina z nich je manažerská.

Typy papírů

V závislosti na způsobu zaznamenávání informací se rozlišuje:

1. Textový dokument. Jedná se o akt, ve kterém existují slovní informace. Zaznamenává se jakýkoli záznamový systém zvuku nebo kterýkoli jiný druh dopisu.
2. Elektronické oficiální dokument. To je akt vytvořený a přečtený pomocí počítače.
3. Psací stroj oficiální dokument. To je zákon, jehož vytvoření se provádí technickými prostředky.
4. Ručně psané oficiální dokument. To je papír, ve kterém jsou znaky aplikovány ručně.

Tyto kategorie zákonů se používají v činnostech podniků, úřadů. Kancelářské služby zpracovávají a ukládají dokumenty.

Správní dokumenty

V závislosti na postoji ke správnímu aparátu podniku nebo orgánu se rozlišují tyto dokumenty:

1. Příchozí.
2. Interní.
3. Odchozí.

Zákony se také liší v úrovni omezení přístupu. Podle této funkce jsou dokumenty:

1. Tajemství. Jsou označeny speciální razítkem. K práci s těmito dokumenty potřebujete zvláštní povolení.
2. Jednoduché.
3. Použití služby. Tyto činy jsou také označeny odpovídající razítkem. Používají je zaměstnanci úřadu nebo podniku.

Stupeň autenticity

Na tomto základě jsou dokumenty rozděleny na:

1. Skripty.
2. Duplikáty.
3. Kopie.

Originál aktu je první nebo jediná kopie s právní silou. Originál je certifikován úředním podpisem úředníka, razítkem schválení, razítkem a registračním indexem. V originále informace nezbytně potvrzují jeho spolehlivost. Může se jednat například o místo, čas vytvoření. Duplikát - druhá kopie originálu. Tento dokument má také právní platnost. Vydává se v případě ztráty originálu. Kopie je úkon, v němž jsou původní informace zcela reprodukovány, jeho vnější znaky. Nemá však právní platnost. Kopie může mít zvláštní náležitosti, které potvrzují její korespondenci s originálem. V tomto případě získá právní sílu.

Způsob skladování a přenosu

Pro každý oficiální dokument stanoví svůj vlastní čas v archivu. Akty mohou být trvalé, dočasné (do 10 let) nebo dlouhodobé (více než 10 let) skladování. Termín je stanoven federálním archivem a je stanoven v seznamu dokumentů. V závislosti na způsobu přenosu rozlišují:

1. Písmena.
2. Telefonogramy.
3. Telegramy.
4. Faksogrammy.
5. Telexy.
6. Elektronické komunikace.

Každý oficiální dokument se používá pro určité účely. Řízení podle obsahu závisí na obsahu:

1. Organizační a manažerské. Zahrnují zejména stanovy, předpisy, nařízení, rozhodnutí, pokyny, předpisy, personální obsazení a tak dále.
2. Reference a informace. Do této kategorie patří telegramy, dopisy, vysvětlující, oficiální, memoranda, certifikáty, certifikáty a tak dále.
3. Příspěvky na zaměstnance. Jedná se o osobní soubory, objednávky, sešity, žádosti, smlouvy, souhrny, dotazníky, charakteristiky a tak dále.

Struktura

Existují dvě složky, které tvoří oficiální dokument. Toto je informační a právní prvek. Na začátku 70. let. v archivu byl představen nový koncept. To se stalo pojmem "dokumentární informace". Mělo by být chápáno jako veřejné informace nebo zpracováno na úrovni lidských forem myšlení a typů různých dat a zaznamenáno na nosiči materiálu pro zpracování a ukládání. Při analýze stávajících definic dokumentu je vytyčeno několik přístupů k jeho interpretaci. On je:

1. Materiální objekt.
2. Nositel informací.
3. Dokumentované informace.

Jmenování

Definice používané v praxi zdůrazňují její informační podstatu. Úkon, který zobrazuje informace, zajišťuje jejich uchování a akumulaci. Spolu s tím dokument předpokládá možnost dalšího předávání informací dalším osobám, jejich opakovanému použití. Jedná-li se jako nosič dat, je nedílnou součástí vnitřní organizace jakékoli společnosti, organizace nebo podniku. Informace se používají při přijímání správních rozhodnutí, slouží jako důkaz jejich provedení a zdroje generalizace informací. Dále dokument slouží jako materiál pro referenční a vyhledávací činnosti. V rámci řízení je předmětem práce a jeho výsledkem, protože rozhodnutí je zaznamenáno a stanoveno v zákoně.

Požadavky

Jsou to povinné prvky, které jsou uvedeny na každém dokumentu. Patří mezi ně zejména:

1. Jméno.
2. Text.
3. Datum.
4. Rozlišení.
5. Schválení / schválení typu Griffa.
6. Adresát a tak dále.

V různých aktech existuje rozdílný počet náležitostí. Jejich počet je určen účelem vytvoření dokumentu, požadavky, které jsou kladeny na obsah, účel a další faktory. V mnoha dokumentech je počet požadavků přísně omezen. Pokud úkon neobsahuje nebo nesprávně označuje některý z povinných prvků, může být považován za neplatný.