Memorandum - uděláme podle požadavků

Obrat dokumentů každého podniku je sbírkou dokumentů jiné povahy, které jsou určitým způsobem systematizovány. Jedním z dokumentů je memorandum.

Obecné charakteristiky a účel dokumentu

Za prvé, je třeba poznamenat, že memorandum je obchodní dokument, který je informativní a současně doporučující. Je určen k tomu, aby byl poskytován manažerovi podniku nebo okamžitému nadřízenému. Tento dokument může vypracovat každý zaměstnanec společnosti ze dvou důvodů:

1. Z podnětu samotného pracovníka.
2. Na základě pokynů vedení.

Tento dokument v každém případě obsahuje podrobné informace o konkrétním jediném problému. Ve skutečnosti je to vyjádření zaměstnance vyjádřené písemně. Existují případy, kdy pro rozhodování o rozhodnutí musí vůdce znát názory svých podřízených ohledně okolností případu. Poté je zaměstnanec povinen formulovat odůvodněnou odpověď a nakonec doplnit svůj osobní názor ve formě konkrétních návrhů a doporučení. Proto se taková poznámka stává již soukromým názorem určité osoby.

Nenechte se zmást

Při přípravě dokumentu je třeba přesně vědět, co je třeba poskytnout. Některé druhy obchodní korespondence jsou velmi podobné a mohou být snadno zaměňovány. Například obchodní poznámky jsou tři typy: oficiální, zprávy a vysvětlující. Současně existují tři významné rozdíly mezi nimi, které neumožňují informovanému člověku tuto chybu udělat. Tyto dokumenty se liší:

1. Adresátem, tedy osobou, pro kterou jsou určeny. Na rozdíl od úředníka, vysvětlující zpráva je psána ve jménu bezprostřednímu nadřízenému, a zpráva zaměstnanci navíc mohou být provedeny přímo na ředitele společnosti.

2. Na téma a sémantické zatížení předložených informací. Vysvětlující téma je jasné přímo z názvu. Kancelář je součástí obchodní korespondence mezi strukturálními jednotkami společnosti. Téma zprávy může být jiné:

• pravidelné podávání zpráv;
• singl poskytování informací na otázku zájmu.

3. Pokud služba a vysvětlující informace slouží k použití v rámci podniku, memorandum může mít vnitřní nebo vnější povahu. V prvním případě je určen pro ředitele společnosti av druhém případě pro vyšší orgán.

Při přípravě dokumentu

Memorandum je nucené opatření. Je sestaven, když je současná situace mimo kontrolu a ohrožuje podnik vážnými potížemi. Jinými slovy, stav záležitostí musí být kritický. V tomto okamžiku zaměstnanec přináší informace pozornosti vedení a podrobně popisuje fakta, které jsou mu známy. Může to ohrozit plnění plánu nebo obdržení očekávaného zisku. Cílem dokumentu je přitáhnout pozornost manažerů k problému a pokusit se o nápravu situace. Každý odborník svým způsobem představuje řešení situace. Ve zprávě podrobně popisuje vlastní verzi a stanoví své vlastní názory na tuto záležitost. Pro usnadnění vnímání informací je tento dokument sestaven v úplně volné formě. Tento styl umožňuje absolutně všem zaměstnancům, aby vyjádřili své stanovisko k určitému jedinému problému, aniž by se strach z toho, že ostatní zle pochopí.

Důvody pro vypracování dokumentu

Existuje řada důvodů, proč lze vypracovat poznámku. Vzorek nebo jedinečná šablona pro všechny možné případy je samozřejmě možné. Ale každá konkrétní příležitost vyžaduje individuální způsob prezentace. Důvody mohou být velmi odlišné:

• být pozdě na práci;
• nepřítomnost;
• nesplnění povinností;
• konflikt mezi zaměstnanci;
• prohlášení o výsledcích provedeného auditu;
• informování o zjištěné chybě;
• hrozba selhání plánovaného úkolu;
• informace o nepřijatelném chování zaměstnance.

Existuje mnoho důvodů a každý z nich vyžaduje individuální přístup a konkrétní proces. Po obdržení informací z první ruky by měl šéf důkladně prošetřit a provést příslušné rozhodnutí. Často je potřeba získat další informace od ostatních účastníků problému. Budou nuceni předložit své vysvětlení vedoucímu k otázce.

Pokud někdo něco zlomil

Porušení podmínek výroby není neobvyklé. Bez nich je pracovní postup a komunikace mezi lidmi nemožné. Nejčastěji existuje zpráva o porušení pracovní kázeň. Chování zaměstnance na pracovišti je vždy nejasné. Jakákoli odchylka od obecně přijímané normy je obvykle vnímána jako porušení a zahrnuje přiměřený trest. Uložení sankce je oprávněn pouze vedoucí podniku, takže zbytek zaměstnanců, včetně přímého nadřízeného ho informovat pouze o tom, co se stalo, a nabídnout vlastní verzi dopadu na nedbalostní kolega. Algoritmus pro sestavení takové zprávy je následující.

1. Název služby nebo jednotky. Je označena v horní horní části listu.
2. Adresát (vedoucí společnosti). Označuje se vpravo nahoře.
3. Název dokumentu. Napsal trochu dolů velkými písmeny s červenou čarou.
4. Číslo dokumentu.
5. Místo kompilace.
6. Záhlaví.
7. Text dokumentu: a postavení pachatele, datum narušení, druh porušení, příčina incidentu, nabídka k navrácení.
8. Poloha, celé jméno a podpisem pracovníka, který dokument zpracoval.

Pokud byl kolega vinen

Připomínku zaměstnance může sestavit přímý nadřízený nebo kolega. Častěji důvody k jeho přípravě jsou negativní: narušení, zneužití, nehodný chování. V tomto případě je poznámka zaměřena na zjištění skutečnosti incidentu a zastavení opakování podobné v budoucnu. Po obdržení takového dokumentu musí hlava pochopit situaci a rozhodnout se. V takovém případě to závisí na tom, zda bude zaměstnanci uložen jakýkoli trest nebo ne. Pokud se poprvé objevila negativní událost, můžete se omezit na výstražné a poučné rozhovory. Pokud do systému dojde k porušení předpisů, bude následovat trest v souladu s pracovními právními předpisy. Správce je povinen uložit vízum, ve kterém bude rozhodnutí zaznamenáno. Zprávy lze sestavit pro zaměstnance az jiných důvodů. Například, vedoucí oddělení má právo učinit poznámku k řediteli propagace pečlivým podřízené práci nebo úkolu dobře vykonané. Princip kompilace je stejný, pouze text je pozitivní.

Je obtížné napsat zprávu?

Není těžké napsat memorandum. Vzorek psaní, je-li to nutné, může být vždy od tajemníka. Mnoho podobných dokumentů prochází jeho rukama. Hlavním úkolem je jasně stanovit podstatu toho, co se stalo. Po přečtení takového dokumentu by manažer měl mít jasnou představu o tom, co původcem tohoto "vzkazu" chtěl říci. Fakta by měla být popsána v chronologickém pořadí, krok za krokem, aby vznikl jasný a jasný obraz jako celek. Rovněž je třeba si uvědomit, že pro interní použití se zpráva obvykle provádí na běžném listu formátu A4 (nebo A5). Pokud jsou informace poskytnuty organizaci vyšší úrovně, text by měl být vytištěn na hlavičkovém papíře společnosti. Takový doklad musí být nutně dán hlavě k podpisu. V důsledku toho budou podepsány dvěma zástupci společnosti: první - kompilátor, druhý - režisér. Informace lze potvrdit dodatečnými informacemi. Jsou obvykle poskytovány společně s hlavním dokumentem v podobě očíslovaných aplikací.

Aby vše bylo v pořádku

Aby bylo možné informace slyšet, je nutné vědět, jak napsat memorandum. Takový dokument se obvykle skládá ze tří hlavních částí.

1. Důvod, který sloužil jako omluva pro psaní takové poznámky. Je třeba jasně načrtnout situaci a uvést všechny známé skutečnosti.
2. Názor autora o tom, co se děje. Musíme důkladně analyzovat situaci a nabídnout naše řešení problému, který vznikl.
3. Obecné závěry a konkrétní kroky.

Informace by měly být stručně a co nejjasněji, takže při čtení adresáta tuto myšlenku neztratí. V opačném případě mohou být popsané skutečnosti nesprávně vykládány a přijaté rozhodnutí nepřinese požadované výsledky. V textu není nutné vyjádřit své vlastní domněnky nebo zkreslit realitu. Tato metoda je v rozporu s pravidly. Pokud je taková potřeba, pak se samotný adresát zajímá o stanovisko původce, aby pochopil, co se stalo, a přijalo konečné rozhodnutí.

Sekvence akcí

Můžete například uvažovat o konkrétním případě neplnění povinností. Memorandum o zaměstnance je sestaveno bezprostředním nadřízeným, který zajišťuje řízení podniku. Za prvé, zaměstnanec dostane čas na opravu chybného výpočtu. V opačném případě vedoucí příslušné služby za přítomnosti 3 svědků představuje akt že zaměstnanec nedokončil úkol v navrhovaných lhůtách. Vetřelec pak musí napisovat vysvětlení podél celého formuláře s uvedením důvodů.

Zaměstnanec to nemůže udělat. V takovém případě ztratí poslední příležitost chránit se. Vysvětlující memorandum je zasláno do hlavy pro známost. Konečné rozhodnutí vyjadřuje formou usnesení. Informace pro personální oddělení se týkají sestavení příkazu k vrácení peněz. Stupeň trestu je stanoven v souladu se zákonem. Pokud se přestupek ukáže jako poměrně závažný a navíc opakovaný, může být výsledkem propuštění z práce podle příslušného článku.