Servisní poznámka, postup při psaní a zaznamenávání

Funkce a účel

Servisní poznámka je formou interní korespondence av závislosti na obsahu může být informativní, iniciativní nebo reportující. Popisuje obchodní pozice nezávislé jednotky nebo vůdce v jakékoli problematice. Kancelář může obsahovat návrhy nebo požadavky a musí být adresována jakémukoliv manažerovi, včetně nadřízeného.

Podpis a registrace

Servisní poznámky podepisuje okamžitý vedoucí jednotky. V dolní části levého rohu musí umělec zobrazit. Tam napsal své jméno a kontaktoval telefonní číslo.

Ve strukturálních jednotkách jsou úřední záznamy evidovány v elektronickém programu pro správu dokumentů. Jsou přidělena čísla, zaslaná jednotkám v papírové podobě a na elektronických nosičích. Číslování se skládá z indexu a registračního čísla.

Datum zápisu je čas registrace. Jeho originál s rozlišovací schopností vedoucí osoby je poslán do hlavy. Kopie poznámky je vrácena umělci.

Rozmanitost servisních poznámek

Memorandum o porozumění je změnou memo, adresované přímému vůdci. Memorandum o porozumění je sestaveno, když je nutné odrážet názor divize nebo hlavy na konkrétní záležitost a poskytnout konkrétní návrhy.

V závislosti na účelu a obsahu memoranda mohou být proaktivní (ve formě připomínek a podnětů) nebo hlášení (o výsledcích kontroly, na služební cestě).

Datum nebo časové období, kterého se informace týká, pevné ve zprávě, je třeba přidělit samostatný řádek, obsahovat hlavu, nebo na začátku textu. Memorandum je podepsáno autorem-překladatelem.

Rozsah služebních poznámek

Textová část poznámky a memoranda se doporučuje sestávat ze dvou částí. Jeho první část - měla by se skládat ze skutečností, které sloužily jako omluva pro její psaní, a druhá - z návrhů a příslušných závěrů o předmětu.

Každý vyvíjený dokument může obsahovat pouze jednu otázku. Výjimky jsou protokoly, příkazy, plány, zprávy a shrnutí dokumentů.

Servisní poznámka by měla obsahovat odůvodněné informace, objektivně, stručně, správně, jasně a bez zbytečného opakování. Textová část je vytvořena ve formě pevného textu, tabulky, dotazníku nebo kombinace těchto formulářů.

Komplex souvislý text každého dokumentu se skládá z logicky a gramaticky konzistentních informací o opatřeních v oblasti řízení, které se odrážejí v příslušných ustanoveních, pravidel, předpisů a normativních dokumentech.

Servisní poznámka musí obsahovat povinné náležitosti a stejný pořadí umístění: autor, název podniku a jeho kód, index, datum, název, text, vízum, podpis vykonavatele, poznámka k provedení a vedení dokumentu v daném případě.

Název poznámky by měl být shrnut. Pokud je dokument o několika problémech, může být název generalizován.

Řešení pravidel

Poznámky k servisu jsou adresovány organizacím, jednotkám nebo konkrétnímu manažerovi v rámci podniku. V dokumentu adresovaném mnoha homogenním organizacím je adresát označen obecným způsobem. Servisní poznámka by neměla mít více než 4 příjemců.

Závěr

Veškeré odchozí informace v rozsahu připomínek by měly být poskytovány na požádání a zasílány pouze oficiálně. Poskytnuté informace by měly být podepsány a schváleny správcem, jehož oblast působnosti ovlivňuje.

Všechny poznámky jsou povinné podle datování. Datum dokumentu a veškeré servisní značky na něm jsou nepostradatelnými podmínkami jakéhokoli dokumentu.