Servisní dopis (vzorek)

Servisní dopis je dokument, který je nedílnou součástí obchodní komunikace. Nejčastěji se přenáší prostřednictvím poštovní komunikace a slouží jako zvláštní způsob výměny informací.

Základní pojmy

Obchodní korespondence je potřebná k řešení různých ekonomických nebo výrobních otázek. S její pomocí pomáhají podniky a organizace komunikovat s externím prostředím: partnery, zákazníky nebo vládními agenturami. Obvykle se používá obchodní dopis.

Toto je obecný název písemného dokumentu, který může být:

• odpověď na dříve přijaté zprávy nebo požadavky;
• doprovodný dokument zasílaný adresátovi společně s dalšími dokumenty nebo materiály;
• pokud není možné jiný způsob komunikace.

Každá z těchto možností má své vlastní vlastnosti. Nicméně existují obecná pravidla, podle nichž se obvykle vydává jakýkoli oficiální dopis. To je pochopitelné, protože se jedná například o obchodní korespondenci, nejčastěji začíná uzavření většiny transakcí. Správně navržený dokument může příjemci vytvořit příznivý dojem nad budoucím možným partnerem.

Typy obchodních dopisů

V závislosti na informacích, které obsahuje oficiální dopis, může být:

1. Doprovodný. V případě, že obsahuje zprávu, že k ní je balíček aplikace.
2. Nárok. To znamená, že vyjadřuje nespokojenost s touto nebo touto situací (tvrzení).
3. Instruktivní. Text obsahuje konkrétní pokyny.
4. Záruka. Odesílatel potvrzuje splnění závazků uvedených v dokumentu v budoucnu.
5. Informační. Písmeno obsahuje informace, které mohou být adresátovi zájmu.
6. Reklama. Informace jsou poskytovány za účelem získání spolupráce.
7. Dopis oznámení. Informace o pořádání veřejných akcí.
8. Potvrzovací dopis. Skutečnost příjem některých dokumentů nebo materiálů.
9. Žádost o dopis. Text obsahuje odkaz na motivaci adresáta k akci.
10. Dopisem z dopisu. V něm odesílatel poskytne stranám specifické informace společného zájmu.

Účelem těchto dokumentů je udržovat vazby mezi organizacemi nebo jejich strukturálními jednotkami.

Vypracování reklamního dopisu

Ve věcech spolupráce se někdy objevují situace, kdy jedna ze stran z nějakého důvodu nesplňuje své povinnosti. V tomto případě partner nejprve zašle dopis své protistraně. V něm zpravidla vydává své návrhy na odstranění porušení svých zákonných práv. To je oficiální dopis. Vzorek takového dokumentu může být proveden libovolně. Je třeba vzít v úvahu následující body:

1. Styl psaní by měl být formální obchod s instalací partnerství.
2. Podstata tvrzení musí být vyjádřena velmi jasně.
3. V době předkládání informací je nutné přesvědčivě pracovat s konkrétními skutečnostmi.

Žádost musí obsahovat:

• potřeby odesílatele (jméno, zpáteční adresa a telefony pro komunikaci);
• úplné informace o adresátovi;
• popis okolností, za kterých došlo ke konfliktu;
• odkaz na právní normy, které protistrana porušila;
• specifické požadavky na odstranění přestupků s uvedením načasování jejich provádění;
• Důsledky, které mohou nastat, pokud se protistrana vyhýbá jejich popravě.

Zvláštní pozornost by měla být věnována způsobu, jakým je oficiální dopis vypracován. Vzorek musí být navržen tak, aby ho vnímatel neviděl jako hrozbu. Je třeba si uvědomit, že to je jen připomínka s požadavkem dodržování zásad právního státu.

Pravidla návrhu

Zvláštní pozornost by měla být věnována registraci obchodních dopisů. Je pravda, že zákon nestanoví pro to přísná pravidla a předpisy.

Přesto je při vypracovávání těchto dokumentů nutné vzít v úvahu následující povinné body:

1. Veškeré obchodní dopisy musí být uvedeny na formuláři. Je předem vyvíjen specialisty na vedení záznamů a schváleno příkazem vedoucího podniku.

2. Dokument musí obsahovat určité náležitosti:

2.1. Informace o příjemci a odesílateli.

2.2. Odchozí číslo a datum tohoto dopisu. Je zapotřebí pro registraci.

2.3. Odkaz na podobné informace o požadavku na dopis, pokud je tento dokument odpovědí.

2.4. Záhlaví.

2.5. Informace o dostupnosti aplikací s jejich jmény a čísly.

2.6. Informace o osobě, která tento dokument podepsala (místo a celé jméno).

3. Dopis by se měl týkat pouze jednoho problému. Přítomnost několika témat ztěžuje umělce výběr.

4. Informace by měly být uvedeny velmi stručně, ale je to pochopitelné. Je žádoucí, aby text nevyžadoval více než dvě stránky.

5. Správně určte náležitosti příjemce. V případě organizace by měla být dodržena následující postupnost:

5.1. Název společnosti (v nominálním případě).

5.2. Strukturální jednotka (v případě potřeby).

5.3. Adresa adresáta (v daném případě).

5.4. Jeho iniciály.

5.5. Poštovní adresa podniku.

6. Pokud je několik příjemců, pak je nejprve uvedeno hlavní a pak všechny ostatní.

Pokud vezmete v úvahu všechny tyto momenty, pak návrh obchodních dopisů v zásadě nebude těžký.

Pořadí prezentace

Aby byl dokument řádně zpracován, je nutné vzít v úvahu určitý pořadí informací v něm. Zvažte například, jak napsat servisní odpověď. Nejprve je třeba mít na paměti, že podle pravidel etikety je třeba reagovat na informace do 24 hodin od okamžiku, kdy byla přijata. Je-li to elektronická zpráva, optimální doba nebude delší než dvě hodiny. V případě, kdy není možné dodržovat takové pravidlo, je lepší zaslat partnerovi odpovídající zprávu.

Samotný dopis se ve skutečnosti skládá ze dvou částí:

1. Úvodní stránka. Odesílatel představuje téma, důvod a důvody pro jeho napsání. Zde je možné odkazovat na normativní akty, které ze zákona slouží jako základ pro poskytnutí odpovědi. Navíc stojí za to věnovat pozornost některým bodům týkajících se dané situace. Pomohou odhalit podstatu této věci.
2. Základní. Tato část je zaměřena na objasnění a přesvědčování. Text by měl být jasný, jasný a stručný a předložené skutečnosti musí být ověřeny a objektivní. V případě potřeby je lze potvrdit skutečnými údaji.

Po takovém textu se obvykle používá seznam aplikací. Dokument končí podpisem odesílatele. Kromě toho musíte vědět, jak napsat obchodní dopis, aby nedošlo k urážce adresáta. Za prvé, je vhodné začít se jí zabývat výrazem "Drahý". Za druhé, můžete použít textový slovní příčestí fráze jako „mít pečlivě zvážit svůj návrh“ nebo „důkladně otestovat své připomínky.“ Takové dodržování etikety bude prospěšné pouze pro obě strany.

Postup

Příprava servisních dopisů je v kompetenci úředníků, sekretářů nebo dalších zaměstnanců, kterým jsou tyto povinnosti svěřeny. Při přijímání práce musí dodržovat určité akce v jejich činnostech. Zpracování takového dokumentu obvykle probíhá v následujících fázích:

1. Pečlivá studie o okolnostech této problematiky. Je nutné plně zvládnout situaci, aby bylo možné správně posoudit možné řešení.
2. Vypracování dopisu. Zde je třeba vzít v úvahu všechny výše uvedené požadavky.
3. Harmonizace připraveného textu. Někdy je třeba jej upravovat s ohledem na připomínky manažera. Může udělat nějaké vysvětlení nebo vysvětlení k tomuto tématu.
4. Schválení svého vůdce.
5. Konečná registrace a podpis dokumentu.
6. Registrace dopisu.
7. Odesílání korespondence příjemci.

Teprve poté, co projde všemi těmito fázemi, bude dopis, který dosáhne adresáta, schopen plnit úkol, který mu byl svěřen.

Povinná regulace

Chcete-li uspořádat obchodní dopis, je třeba vzít v úvahu, že jeho první stránka je nutně vytištěna na zvláštním formuláři. Pro zbytek můžete použít obvyklé prázdné listy formátu A4. Zde si musíte pamatovat, že textové pole samo o sobě má své hranice: horní a spodní jsou 2 centimetry, levá je 3,5 centimetrů, pravá 1 centimetr. Neporušujte standardní formáty, aby odpovídaly informacím na jednom listu. Je lepší dodržovat všechna pravidla a stačí přidat další stránku.

Měli byste psát text podle všech pravidel:

1. Pro tisk použijte standardní písmo Times New Roman. Jiné možnosti se nejlépe nevztahují.

2. Velikost písma je také regulována:

• pro hlavní text - 14;
• uspořádání stránek a poznámka k provedení - 12.

3. Umístění údajů se provádí také v souladu s pravidly:

• interval mezi řádky je 1;
• zarovnání textu se provádí "podle šířky";
• převody jsou umístěny automaticky;
• Vzdálenost od registračního čísla k názvu je 2 řádky a od něj do hlavního textu je 3.

Dodržování těchto pravidel je povinné pro řádné zpracování dopisů příslušného účelu.

Umístění náležitostí

Chcete-li správně vypracovat standardní obchodní dopis, musíte jasně vědět, kde by měly být umístěny jeho potřeby a součásti. Odpovědi na tyto otázky jsou obsaženy v GOST R 6.30-2003. Popisuje formu oficiálního dopisu. Ve skutečnosti se jedná o vzorek, ve kterém jsou veškeré náležitosti dokumentu umístěny určitým způsobem. Je zapotřebí, aby:

1. Sjednoťte proces formalizování obchodních (obchodních) dopisů.
2. Mají schopnost před-centrálně připravovat standardní formuláře, přičemž snižují potřebu provádět část práce ručně.
3. Usnadnění a zkrácení času vizuálního vyhledávání informací.
4. Rozšiřte možnosti zpracování dopisů pomocí výpočetních a jiných technik.

Takže u typického obchodního dopisu existuje 30 standardních náležitostí, které se nacházejí v jedenácti povinných oblastech:

• emblém a znak;
• autor;
• počáteční údaje;
• hlavička;
• schválení;
• adresát;
• usnesení;
• text;
• podpisy a aplikace;
• dohoda a ujištění;
• známky.

Umístění informací v určitých sektorech umožňuje odborníkům lépe navigovat v dokumentu a běžným uživatelům usnadňuje proces jejich kompilace.

Základní požadavky

Někteří manažeři mylně věří, že obchodní korespondence může být vedena libovolně, aniž by byly dodržovány normy a pravidla. Ale specialisté, kteří jsou za to zodpovědní, by měli znát základní požadavky na oficiální dopisy:

1. Přítomnost speciální (vlastní) formy.
2. Správné použití a umístění potřeb.
3. Text by měl být čitelný a dobře upravován. Abychom mohli představit podstatu věci, je lepší upřednostnit jednoduché společné návrhy. Stručně to vysvětlíme, takže každé slovo nese maximum informací.
4. V závislosti na typu musí být dokument odpovídajícím způsobem navržen. Písmeno může také obsahovat několik aspektů. V tomto případě je v prezentaci nutné se pokusit sjednotit.
5. Správné použití norem stanovených pro psaní.
6. Zkuste zajistit, aby obsah dopisu nebyl kategorický výraz. Příjemce může považovat tyto fráze za hrozby. Při konstrukci vět je lepší použít úvodní slova jako "zjevně", "jak je známo", "možné" a "takto".

Plnění těchto požadavků v praxi pomáhá správně řídit tok dokumentů v podniku.