Obchodní korespondence. Píšeme obchodní dopis.

Obchodní korespondence v moderním světě podnikání - důležitou složkou úspěchu. Zaměstnanci každé organizace čelí každodenní potřebě sestavit vlastní obchodní korespondenci a reagovat na příchozí.

Obchodní korespondence má své široké zařazení: oficiální, osobní, vnější, vnitřní, pro účely psaní a formu odjezdu.

Jednou z kompetencí moderního zaměstnance je schopnost kompetentně psát obchodní dopis: vděčnost, žádost, potvrzení, záruka, nárok, tisková zpráva, gratulace, doporučení a další.

Podívejme se na základní kroky při psaní obchodního dopisu.

Kultura obchodní korespondence -- je to návrh dopisu, gramotnost textu a správnost používání slov a výrazů. Proto je nejlépe nejprve použít návrh, abyste se později zkontrolovali a vyloučili nepříjemné nedorozumění.

Struktura obchodního dopisu zahrnuje: adresování adresátovi, preambule, hlavní text, závěr.

Obchodní korespondence neumožňuje přístup k "vám". Proto nejčastěji léčba začíná slovy "Vážení (a) hellip- ». Pokračování léčby závisí na mnoha faktorech. Jméno-patronymic vůdce se používá v případě osobního známého (nicméně, to je často používáno v dopisech adresovaných vedoucímu státního orgánu). Vedoucímu obchodní organizace je přípustné použít slovo "gentleman" a přidat příjmení bez iniciál. Pokud si nejste vědomi řady vojáků nebo přesný název postů vyšších úředníků, je lepší je nepoužívat. V tomto případě bude název příjemce vypadat správněji než chyba.

Preambule je zapotřebí, abychom ukázali několik motivů a účel dopisu. Za tímto účelem se používají následující výrazy: V souladu s hellip- (název dokumentu, regulační zdroj), pro účely hellip-, v reakci na hellip-, v potvrzení hellip-, Abychom mohli vykreslit -, kvůli hellip-. a další vhodné fráze.

Dále uvádíme hlavní text, který by měl objasnit vaši pozici, názor, požadavek v několika odstavcích (dva nebo čtyři). Je nutné koordinovat textové informace pomocí forma tváře, od kterého se vyprávění provádí. Právnická osoba častěji používá jediné a množné číslo třetí osoby a jednotlivci převádějí informace z jednoho a množné číslo první osoba. Návrhy musí být konzistentní, logické, aby příjemce měl holistický obraz toho, o čem chcete psát. Text dopisu by neměl být interpretován dvěma způsoby. Obchodní dopis by měl pokrývat jeden předmět nebo problém a nesmí překročit dvě strany.

Závěrem je třeba stručně shrnout účel dopisu.

Pravidla pro vedení obchodní korespondence vyžadují jasnou formulaci obchodních dopisů. Po ověření, úpravě, odsouhlasení textu dopisu je nutné správně formátovat.

Formulář obchodního dopisu obsahuje informace o organizaci: jméno, fyzická adresa, telefon, fax, webová stránka a e-mail, stejně jako registrační číslo a další nezbytné náležitosti.

Obchodní dopis nutně přebírá pole: vlevo - tři centimetry, vpravo - jeden a půl centimetru.

Písmo nejčastěji používá Times New Roman, 12. (14.) velikost kolíku, jeden (jeden a půl) interval mezi řádky.

Záhlaví obchodního dopisu v pravém horním rohu obsahuje odpověď na otázku "Komu se adresát zajímá": ředitel, ředitel, administrativa atd. s uvedením místa, názvem podniku, příjmením a iniciály.

Pokud dopis obsahuje přílohy, které jsou sestaveny na samostatných listech, musíte zadat jejich číslo před podpisem odesílatele.

Nezbytnou součástí obchodního dopisu jsou informace o umělci a plné jméno, jméno a příjmení musí být uvedeno v plném rozsahu, stejně jako kontaktní telefon, který je nejlepší kontaktovat konkrétního zaměstnance.

Obchodní korespondence by měla být udržována v pořádku, protože je důležitým důkazem podnikatelských aktivit v této oblasti.