Obsah a typy obchodních dopisů

Obchodní dopis je jedním z nejdůležitějších způsobů komunikace v obchodním světě mezi zástupci různých organizací. Je charakterizován přísným, přesným, oficiálním stylem.

Obchodní dopis

Nyní, v době internetu je důležité obchodní korespondence se nezmenšila, a jednoduše vyměnitelné médium - z papíru do elektronické - a stát se rychleji. Je proto nezbytné, aby každý zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání, jakož i pro osoby ve vedoucích pozicích, aby know-how, aby se různé typy obchodních dopisů.

Jak to částečně charakterizuje jako profesionál, rozšiřuje možnosti kariérního růstu. Je proto důležité, aby každá lhostejná osoba k jeho kariéře poznala pravidla vedení obchodní korespondence a zohlednila její různé typy. A obsah obchodních dopisů, stejně jako jejich kvalita, bude záviset na profesionalitě korespondenta.

S pomocí obchodní korespondence problémy jsou řešeny, tvrdí se, jsou diskutovány smlouvy a jsou doprovázeny hodnoty a dokumenty.

Obchodní styl

Styl podnikání dopisy by měly být přesné a neumožňovaly varianty výkladu slov. Musí existovat přísná servisní podřízenost, i když je psaní přítele. Je povoleno, a dokonce i povzbuzováno, opakovat (v omezeném počtu) lexikální klišé. Obecně platí, že různé typy obchodní dopisy pokrývat několik otázek omezených na obchodní témata. Tón je používán pouze neutrální, neumožňuje osobní hodnocení a nevhodnou emocionalitu.

Obchodní korespondence je vždy oficiální, je často registrována a zaznamenávána.

Typy písmen

Rozvoj obchodních a informačních technologií ovlivňuje obchodní dopis a jeho druhy a nucuje ho, aby přijímal nové formy. V současné době se rozlišují tyto typy dopisů:

1. Obchodní a podnikatelské subjekty. S pomocí obchodních, ekonomických, organizačních a právních problémů jsou vyřešeny. Hlasitost těchto zpráv je od několika řádků po několik stránek. Komerční řešení problému prodeje služeb nebo zboží a dodávek. Jedná se o žádosti, nabídky, stížnosti.
2. Písmena musí být zodpovězena (například požadavek, odvolání Žádosti a stížnosti, podněty) a nevyžadují (zahrnují již popsal události a fakty - podpůrné přirovnáván k obdržení potvrzení).
3. Přidělte takové qsmrkové dopisy: obyčejné a kruhovité - s jedním odesílatelem a několika nižšími postavami na kariérním žebříčku.
4. Korespondence je považována za standardní, která obsahuje hotové formuláře dokumentů, vzorků. Druhy obchodních dopisů prezentovaných tímto způsobem se nazývají regulované. Pokud odesílatel píše zprávu od sebe, pak je neregulovaný.
5. Když dopis odhalí jedno téma, nazývá se jednorozměrný, pokud je více-vícerozměrný.
6. Samostatně umístěte typy obchodních dopisů, které odrážejí jednotlivé informace adresátovi: gratulace, vděčnost, soustrast, doporučení, doprovod.

Obsah obchodního dopisu

1. Odvolání, jehož cílem je přitáhnout pozornost, zájem, vytvořit úroveň kontaktu. Odvolání lze podat poštou, příjmením, křestním jménem a patronymickým nebo generalizovaným.
2. Úvod do podstaty dopisu, objasňuje účel nebo důvod pro psaní je popsat, propojení díky, blahopřání, stížnosti a tak dále.
3. Hlavní část (musí mít obchodní korespondenci). Typy obchodních dopisů různých účelů obsahují hlavní informace, návrhy, požadavky, pozvánky, žádosti, objednávky. Obsahuje logická ospravedlnění, přísně chronologickou prezentaci skutečností, analýzu problému, strukturované výhody nebo možné ztráty.
4. Všechny druhy obchodních dopisů musí mít závěr, který obsahuje závěry, návrhy, dohody, odmítnutí, varování. Jsou například: připomínáme, navrhujeme, ptáme se, varujeme.
5. Standardní konečné fráze, které mají být upraveny pro další spolupráci, dočasné omezení, případné odmítnutí. Závěrečná výzva je také podřízena systému sociálních hodnot a priorit.

Doporučení pro psaní dopisů

1. Dopis by měl být kompetentní a snadno čitelné, ne hromadit slova a používat lexikální jednotky, jejichž přesná hodnota není známá.

2. Všechny typy obchodních dopisů by neměly být příliš velké, je lepší co nejvíce minimalizovat a strukturovat informace.

3. Při čtení adresát by měl cítit úctu, individualitu dopisu, držení tématu, pozitivní infuzi autora.

4. V procesu psaní je důležité uzavřít dohody o čase, podmínkách a podmínkách kontaktů a smluv. To lze provést ve formě seznamu možností nebo předních otázek.

5. Tichý a profesionální, dobrotivý tón dopisu nutně nastaví příjemce na pozitivní a rychlou odpověď.

Jednou ze složek úspěšného podnikání je dodržování pravidel obchodní korespondence, která představuje alespoň 80% veškeré dokumentace organizací. Přísné dodržování všech norem zdůrazňuje právní hodnotu obchodních dopisů a zajišťuje rychlé dosažení obchodních cílů.