Jak napsat obchodní dopis: pravidla a doporučení

Základním atributem podnikání je obchodní korespondence. Zaměstnanci každého podniku komunikují s kolegy a zákazníky, s dodavateli a spotřebiteli. Obecně platí, že každodenní rutina nějakého úřadu nutně zahrnuje účast v korespondenci.

Navzdory skutečnosti, že denní většina zaměstnanců v podnicích a organizacích posílá a přijímá četné zprávy, ne všechny dodržují zavedené normy a pravidla, když jsou vytvořeny. Ukazuje se, že není tak jednoduché psát obchodní dopis správně a správně. Existuje celá řada požadavků a šablon použitých ve světě a souvisejících s cirkulací dokumentů. Obsahují pravidla pro psaní obchodního dopisu, jakož i hlavní body týkající se návrhu.

Při psaní zprávy externí organizaci nebo prostě kolegu do sousedního oddělení by se měl dodržovat přísný styl (s výjimkou přátelské korespondence, pro kterou neexistují žádná omezení). Nepoužívejte příliš emocionální slova, ani abyste popsali celou důležitost transakce nebo potěšení z testovaných produktů. Obchodní dopis by měl být jasný, stručný a dostatečně zdrženlivý.

Spusťte zprávu od adresáta. Pokud je určen pro zaměstnance třetí strany, určitě byste měli uvést jeho jméno, místo příjemce a také jeho celé jméno. V případě, že dokument zůstane uvnitř firmy, stačí mít příjmení s iniciály (můžete přidat přidrženou pozici). Obchodní dopis pro externí organizaci by měl být napsán na hlavičkovém papíře (bez ohledu na to, zda bude zaslán elektronicky nebo v papírové podobě). Pokud ho nemáte, můžete jednoduše specifikovat požadavky odesílatele v hlavičce dokumentu.

Než začnete psát text, musíte přemýšlet o jeho struktuře, identifikovat hlavní teze a účely psaní. V tomto případě je proces psaní mnohem jednodušší. Dokončení dopisu následuje podpisem, který označuje nejen příjmení odesílatele, ale také jeho polohu a název podniku, který zastupuje.

Když posíláte nabídku potenciálnímu klientovi nebo partnerovi na konci, jistě byste měli vyjádřit vděčnost za spolupráci a naději na další společnou práci.

Kromě pravidel používaných v obchodní korespondenci existují také doporučení. Například každý dokument adresovaný konkrétní osobě by měl být spuštěn se slovy "respektován" s plným jménem, ​​nikoliv s iniciály. Nepoužívejte zkratky v písmenách, například napište "uv". Nebo zkraťte místo adresáta, jeho pracoviště.

Nejtěžší je považován za mezinárodní dokument, protože každý stát má své vlastní nuance komunikace a jazyk, který je nutný, aby odpovídaly se zahraničními partnery, není vždy jasné, kompilátor dopisu, a proto je nutné použít tlumočníky. Předtím, než si najmout služby takovým odborníkem, by měl vyjasnit, zda věděl, jak napsat obchodní dopis v angličtině, a hovoříme o banální doslovném překladu. Je-li cizí dokument plánovaný na podporu po celou dobu, lepší vzít personál, dostatečné znalosti cizích jazyků, aby to obchodní dopis.

Celkově dosažení tohoto úkolu závisí do značné míry na tom, jak bude dokument vypracován a jak je formalizován. Takže v žádném případě nepodceňujte důležitost obchodní etikety při komunikaci.