Pravidla obchodní korespondence

Úspěch v podnikání závisí na mnoha faktorech. Jednou z nich je schopnost budovat vztahy s klienty a partnery.

Komunikace v podnikatelském prostředí je postavena v souladu s určitými pravidly a normami, které se nazývají etikety. Díky dodržování jednoduchých předpisů je interakce rychlejší, konfliktních situací.

Pravidla obchodní etiketa šířit jak pro osobní komunikaci, tak pro korespondenci. Jejich dodržování podporuje vzájemné porozumění. Navíc podle pravidel etikety budete projevovat úctu k partnerovi, stejně jako zájem o úspěch v interakci.

Jak napsat obchodní dopis

Nejprve je třeba vytvořit pro vaši zprávu kompetentní strukturu.

Pravidla obchodní korespondence naznačují, že dopis začíná odvoláním, následovaným krátkým úvodem, hlavním textem, závěrem, podpisem, příspěvkem, pokud je to nutné. Pak mohou existovat aplikace. Pokud se jedná o e-mail, všechny velké dokumenty by měly být zaslány v přiloženém souboru, ve zprávě to musí být uvedeno.

Odvolání

Zpráva může začínat slovem "respektováno". Ale pamatujte si, že v tomto případě na konci dopisu nepotřebujete psát "s respektem". Další možností je obvyklý pozdrav. Zpráva by měla být umístěna uprostřed stránky.

V naší zemi je nejlepší volat osobu podle jména a patrony. Pokud nejste osobně obeznámeni s příjemcem, můžete se na něj obrátit takto: "Vážený pane Ivanovi."

Úvod

V úvodu do hlavního textu je třeba stručně vysvětlit účel dopisu. Tato část by neměla přesáhnout dvě věty.

Hlavní obsah

V 2-3 odstupech je třeba popsat situaci, vaše myšlenky a přání, stejně jako klást otázky, které vás zajímají.

Závěr

Pravidla obchodní korespondence vyžadují závěr stručné shrnutí všech výše uvedených. Písmo obvykle končí standardními frázemi, například: "Vaše věrnost", "S pozdravem", "S vděčností" a tak dále. Uveďte své jméno, jméno a příjmení, nezapomeňte na příspěvek.

Postscript

Postscript je obvykle psán v extrémních případech, pokud zapomenete uvést něco důležitého, nebo musíte upozornit příjemce na událost, která nastala po napsání dopisu.

Dekorace

Dopis by měl být gramotný, úhledně zdobený. Požadovaná pole. Vpravo by měla být odrážka nejméně tři centimetry a vlevo asi jeden a půl. Vyberte odstavce, abyste usnadnili čtení textu. Použijte font Times New Roman 12. kolík.

No, pokud používáte symboliku organizace. Pokud píšete na oficiální hlavičkový papír, nezapomeňte do záhlaví a zápatí uvést název firmy, kontaktní informace, detaily a logo.

Pravidla zdvořilosti

Pravidla podnikové korespondence nejsou pouze standardním designem dokumentů. Každé oficiální dopis převezme správné vyjádření vašich myšlenek, a to i tehdy, když ji napíšete k vyjádření nároku.

Nemůžete začít písmeno s odmítnutím, slovo "ne" nebo částic "ne." Nejprve je třeba vysvětlit důvody tohoto rozhodnutí. Pokud je to možné, navrhněte alternativní způsoby, jak se vyhnout situaci.

Nemusíte člověku ukládat, jak problém vyřešit. To může mít opačný účinek.

Chcete-li ukázat, že je tento dopis naléhavý, můžete požádat příjemce o zaslání odpovědi na určité číslo. Nespěchej to v ostré podobě.

Snažte se neříkat názory na možnou nekompetentnost osoby, která bude dopis číst, protože to bude znít urážlivě.

Takže jsme uvažovali o základních technikách, jak napsat oficiální dopis.

Po těchto pokynech učiníte podnikovou komunikaci jednodušší a úspěšnější a dokážete se zdát zdvořilým a správným člověkem.

Uvedená pravidla pro obchodní korespondenci jsou vhodná jak pro papírové dokumenty, tak pro elektronické zprávy.