Jak uspořádat informační dopis

Každá organizace by měla věnovat zvláštní pozornost úřední korespondenci. Koneckonců je součástí obrazu a podporuje obchodní pověst. Informační dopis je příkladem jednoho z typů takové korespondence a pod ním se jedná o pravidla pro jeho návrh.

Tyto dopisy zpravidla mají oficiální povahu, jsou sestaveny podle standardní šablony a mají obecný adresát (odeslání se provádí podle seznamu). Mimochodem by mělo být okamžitě stanoveno, že použití výslovného výrazu "Vy", napsaného velkým písmenem, je přípustné pro konkrétní odkaz pouze na jednu osobu. Ve všech ostatních případech byste měli používat malá písmena: Tvůj, ty.

Informační dopis je zaslán současným nebo potenciálním partnerům organizace. Informace, které by měly být poskytnuty adresátovi, by měly být co nejúčinnější. Je možné, že takový dokument může obsahovat různé přílohy k hlášeným informacím. Dopis musí být vypracován v souladu s obecně přijatým jednacím řádem.

Vlevo, v horním rohu dopisu, musí být uvedeny náležitosti a kontaktní informace organizace, která je autorem. Je-li v organizaci úhlová známka, měli byste ji umístit, protože je nositelem potřebných informací. Pokud jste iniciovali informační dopis, zadejte datum a odchozí číslo. V odpovědi na dotaz musíte zadat datum a číslo příchozího dokumentu. V pravém horním rohu je určen adresát. A bylo by hezké znát osobní údaje vedoucího organizace - příjemce dopisu a uvést jeho pozici, název společnosti a úplnou adresu místa.

Nyní trochu o samotném textu. Přemýšlejte o tom a zadejte předmět zprávy. Například o uspořádání výstavy nebo o zvažování návrhů. Začněte úvodní část se slovy: "Informujeme vás," "Přinášíme vám pozornost ;" a podobně. Zavedení přímo závisí na typu informačního dopisu a jeho cílech. Dále se snažte co nejvíce sdělit hlavní zprávu zprávy. Pokud je to nutné, přidejte aplikace a nezapomeňte uvést jejich jména na konci písmen a také zadejte počet připojených listů. Doplnění informačního dopisu by mělo být zajištěno respektem, jakož i uvedením pozice a osobní údaje autora-originátor. Je vyžadován podpisový a kontaktní telefon výkonného umělce.

Existuje několik typů informačních zpráv, jejichž stručný popis je uveden níže.

Reklamní a informační dopis (obchodní, prezentace) otevírá pozornost veřejnosti na produkty, události a služby. Nezahrnuje přímé odvolání k určitému adresátovi, takže není třeba na něj reagovat. Účelem této zprávy je ukázat jakékoliv výhody nebo vyvolat akci.

Zpráva o dopisu odráží události, které jsou pro obě strany vzájemně zajímavé, na rozdíl od oznámení, které je cenné pouze pro příjemce.

Hlavním účelem dopisového oznámení je informovat příjemce o uspořádání veřejné akce, například výstavy, konference, konference. Takové informační dopis má povinné údaje o podmínkách, místě a čase události.

Příklad informačního dopisu:

Vzdělávací obchodní centrum "Stella" oznamuje pořádání vzdělávacího semináře na téma "Zdanění jednotlivých podnikatelů" a vyzývá vás, abyste se na něm podíleli. Program školení je připojen. Seminář je naplánován ve velké montážní síni správní budovy CJSC "Agregat" 12. ledna 2013. Registrace účastníků se bude konat od 9:00, na začátku semináře na 10-30. Adresa: ul. Lenin, 54, Moskva, Rusko. V případě vašeho souhlasu Vás žádáme o potvrzení Vaší účasti před 11. lednem 2013. Na všechny vaše dotazy zodpovíme v naší kanceláři nebo telefonicky: 45-16-28.

Dodatek: 3 litry, 1 kopie