Dokumentace řídících činností a jejich základních pojmů

Dokumentace znamená zaznamenávání informací v souladu s regulovanými pravidly, tj. Postupem pro vydávání dokumentů ve zvláštní objednávce. Vzhledem k tomu, že proces záznamu dat lze provádět různými způsoby, jsou dokumenty v praxi řízení velmi rozmanité: ručně psané, grafické, typografické, fotografické a video materiály.

Dokumentace řídící činnosti je regulovaným postupem, který jí zaručuje právní sílu - kvalitu, která je v seznamu platných právních předpisů.

K dnešnímu dni, různé dokumentace nástrojů, od jednoduchých (jako tužky a běžné propisovací tužky) na složitější elektromechanické (to zahrnuje magnetofon, videokameru, fonoapparat, atd.) A automatizované, počítačem. Z použitých prostředků závisí také způsob dokumentace. Může být textový, elektronický, filmový a fotografický.

Řídící činnosti Používá zpravidla textové dokumenty psané ručně nebo vytvořené v počítači. Proto obdrželi název řídící dokumentace.

Dokumentace je vždy záznamem určitého dopravce o jakýchkoli informacích se zvláštními náležitostmi, po kterých se jeho identifikace provádí. Dokumentace manažerských činností vytváří prostředky a důvody pro regulaci činností jako samostatné oficiální, a finanční nebo organizační akce celého podniku.

Dokumentace se může lišit ve svých funkcích, účelu, obsahu, míře utajení a dostupnosti informací. Adresovací faktory umožňují jeho zařazení do interorganizačních a externích. První, která nepřekračuje meze jedné instituce nebo organizace a je vedena mezi jejími účastníky, se nazývá úředníkem. Druhá - externí dokumentace - probíhá mezi organizacemi různých typů, jednotlivými úředníky, kteří nejsou navzájem přímo podřízeni.

Technická dokumentace se provádí v souladu se zavedenými normami, které jsou pro všechny typy dokumentů vlastní. Pro každou manažerskou činnost je to obzvláště důležité, protože dokumentace se stává legálním, což slouží jako nejpřesnější důkaz pravosti informací v něm obsažených.

Dokumentace řídících činností ukládá konkrétní odpovědnost úředníkům nebo řídícím orgánům, které je provádějí. Takže v době vytvoření oficiálních dokumentů je třeba dodržovat stávající právní předpisy, pravidla registrace, která jsou celostátní. Kromě toho musí být každý dokument nutně doplněn údaji o organizaci, právně významnými: jeho jménem a dešifrování, podpisy a plomby vedení nebo určitého oddělení podniku, datum sestavení a číslo v registrované knize, schválení supy atd. Konečně, dokumentace řídících činností by měla dokumentovat přísně v rámci své pravomoci.

Dokumenty se liší ve stupni autenticity. Koncepty nebo kopie z hlavní dokumentace obsahují pouze určitý text a neobsahují takovou právní sílu jako originály. Dokument, který obsahuje informace a výše uvedené požadavky potvrzující jeho platnost a pravost, se považuje za pravý.