Organizace práce s dokumenty

Organizace práce s personálních dokumentů má zvláštní dopad na kvalitu fungování správního aparátu, jakož i na formování a kultura práce zaměstnanců. Čím profesionálnější je práce, tím úspěšnější je činnost podniku jako celku.

Vnitřní pracovní postup každého podniku zahrnuje různé činnosti pro přípravu, údržbu, plnění, kopírování, přenos podnikových informací. Jak ukazuje praxe, zhruba sedmdesát procent všech zaměstnanců stráví na těchto činnostech. To by mělo být řečeno organizace práce s dokumenty je stále důležitější. Dnes je tato činnost považována za jeden z hlavních faktorů konkurenceschopnosti moderního podniku.

Organizace práce s dokumenty předpokládá zvláštní přístup k přijatým a zpracovaným podnikatelským datům, koordinaci procesů tvorby a změny distribuce informací. Správná organizace práce s dokumenty zkracuje dobu vyhledávání, zvyšuje přesnost, včasnost dat, eliminuje redundanci.

S přihlédnutím k dlouhodobé praxi byly vyvinuty tři hlavní typy práce s dokumentací: smíšené, decentralizované a centralizované.

Druhá podoba umožňuje koncentraci různých stávajících strukturovaných operací v řízení jedné jednotky v podniku. Takovýmto rozdělením může být generální nebo personální oddělení, kancelář a tak dále. Dokumentaci může spravovat jedna osoba, která je sekretářkou. V každém případě bude odpovědnost jednotky nebo jednoho zaměstnance zahrnovat provádění úplného cyklu zpracovatelských činností od převzetí k převodu do archivního oddělení. Tyto činnosti zahrnují přijímání, zpracování obchodních informací, registraci, uchovávání, kontrolu nad prováděním, odeslání, referenční a informační operace, systematizace před přenesením do archivu.

Centralizovaná organizace práce s dokumenty je považována za nejracionálnější a v tomto ohledu je vhodnější. To platí zejména u malých podniků. Při použití této metody systematizace dokumentace se výrazně snižují náklady na činnosti zpracování informací. Navíc se výrazně zlepšil organizace práce zaměstnanců. S touto formou organizace workflow je nejúčinnější kancelářská technika, jednotnost se dosahuje v metodických a řídících činnostech souvisejících se zpracováním dokumentace.

Opačný centralizovaný systém je decentralizovaný systém. V tomto případě se pro každou jednotku vytvoří vlastní dokumentační služba. V těchto jednotkách jsou všechny operace prováděny samostatně. Decentralizovaný systém je typičtější pro ty instituce a organizace, které se liší v teritoriálně odlišném aparátu. Kromě toho je tento systém práce vhodný také pro ty podniky, jejichž dokumentace se v určité specifické míře liší (například je třeba zajistit ochranu informací).

Nejčastěji se jedná o smíšený systém. V tomto případě se v centrální jednotce provádí určitá část všech operací (zpravidla přijímání a zpracování zaslaných a přijatých dokumentů, ukládání, replikace). Ve strukturálních odděleních podniku se provádějí činnosti týkající se tisku (tvorby), objednávání, ukládání a přípravy na doručení do archivu.

Výběr této nebo té schématu práce s dokumentací se provádí v souladu se strukturou samotného podniku.