Inventář dokumentů. Druhy a pravidla její kompilace

Pojem "inventář" je dobře znám nejen pro pracovníky kanceláře, ale také pro specialisty jiných průmyslových odvětví a struktur. Často se vyskytuje jak ve speciálních dokumentech, tak v doprovodných dokumentech.

Organizace práce v archivu

Poté, co dokumenty splní své základní poslání, jsou v současné době prakticky zbytečné. Některé z nich jsou zničeny a zbytek je odeslán do zvláštních úložišť, které se nazývají archivy. Dokumenty jsou zde zpracovávány, systematizovány a uchovávány ke skladování v předem určených místnostech. Tato fáze se považuje za poslední v kancelářské práci. Všechny materiály jsou vyrobeny podle doby použitelnosti a jsou sestaveny přehledy dočasných a trvalých dokladů o skladování, jakož i případů personálu. Každý podnik (organizace) na konci roku shromažďuje servisní dokumentaci k převodu do archivu. Tyto problémy obvykle zpracovávají archiváři. Pokud je v pracovní stůl společnost nemá takovou jednotku, práce provádí odborníci personálního oddělení pod vedením zaměstnanců archivu. Obsahují přehled o přenesených cenných papírech pro samostatné divize, na jejichž základě je vytvořen konsolidovaný seznam dokumentů o podniku.

Sada dokumentů pro práci

Někdy řešit konkrétní problém, občan nebo organizace musí předložit ne jeden, ale několik oficiálních dokumentů. Vezměte například situaci, kdy pro stavbu předmětu soutěže mezi účastníky o právo na uzavření pracovní smlouva. Každý žadatel musí poskytnout komisi dokumentaci velmi odlišné povahy: obchodní nabídka, povolení stavebních činností, zakládajících a dalších dokumentů. To vše se shromažďuje v jediném balíčku a posílá se členům komise k posouzení. Uvnitř musí být inventarizace dokumentů, ve kterých je všechno zasláno jménem určité organizace. Jedná se o druh seznamu nebo seznam. Takový papír je obvykle vypracován podle určitého vzoru. Všechno je velmi jednoduché. V horní části listu je v textu napsán název "Inventář dokumentů". Trochu nižší vysvětluje, kde a od jaké organizace jsou poskytovány. Pak přichází stůl, který se skládá ze čtyř sloupů:

1. Číslo v pořadí.
2. Název dokumentu.
3. Stránky v dokumentu s __ a __.
4. Počet stránek v dokumentu

Tabulka končí souhrnným řádkem, který udává celkový počet stránek v přenášené sadě. To umožňuje zabránit ztrátě nebo možnému nahrazení cenných papírů podaných za protiplnění.

Provádění případů

S řádným řízením správy záznamů jsou všechny dokumenty v podniku na konci roku zpracovávány a seskupovány do případů. Zařízení je vyráběno v souladu se schválenou nomenklaturou a zohledňuje obecně uznávané předpisy:

1. Dokumenty jsou generovány v jednom kalendářním roce. Výjimečně, pokud existují obchodní doklady typu "Rolling", je možné sloučit servisní dokumentaci v jednom případě po dobu několika let.
2. Umístění cenných papírů se provádí shora dolů.
3. Všechny listy musí být očíslovány. To se provádí pro zajištění integrity informací během ukládání. Číslování by se mělo provádět jednoduchou tužkou v pravém horním rohu.
4. Je-li to nezbytné, vypracuje se vnitřní dokumentace s podpisem odborníka, který jej sestavil.
5. Papíry jsou šité.
6. Vytvoří se seznam svědků.
7. Pro každý případ je vytvořen obal zavedeného vzorku. Označuje úplný název podniku a konkrétní jednotku. Následuje digitální index odpovídající nomenklatuře. Poté jsou uvedeny data instituce a konec případu. A na samém konci vyznačené doby trvanlivosti.

Poštovné

Při odesílání některých balíků, balíčků nebo cenných dopisů spolu s obsahem je zaslán soupis dokumentů. Formu lze vzít na libovolné pobočce komunikace. Vykonává se pod formulářem č. 107 a je druhem dokumentu, který obsahuje podrobné informace o množství a hodnotě obsahu. O vydání ceny rozhoduje sám odesílatel. Pokud se domnívá, že dokument nemá zvláštní hodnotu, je v odpovídajícím sloupci formuláře umístěn pomlčka. Inventář je umístěn v obálce nebo balení přímo na poště. Zaměstnanec pobočky kontroluje správnost registrace a potvrzuje formulář s pečetí. Inventář by měl být proveden ve dvou vyhotoveních. Jeden je odeslán spolu s doklady a druhý musí zůstat u vlastníka pozemku. To se děje tak, že v případě konfliktní situace je možné potvrdit každou investiční jednotku. Poté je obálka (balíček nebo balíček) zapečetěna a zaslána adresátovi.