Požadavky na archivaci. Základní pravidla archivů organizací

Archiv může existovat jako samostatné strukturální členění organizace nebo být nedílnou součástí kancelářské práce. Záleží na objemu stávajícího pracovního postupu.

Jak ho organizovat

Vytvoření archivu jakéhokoli podniku nebo organizace vyžaduje provedení souboru specifických činností:

1. Bude nutné vybrat vhodnou místnost pro uložení dokumentů a řádně jej vybavit.
2. Je třeba dbát na vytvoření takových podmínek, které by odpovídaly normativním podmínkám.
3. Je třeba jej vybavit z technického hlediska - zakoupit a nainstalovat potřebné vybavení pro archiv.
4. Depozitář musí organizovat postup pro organizaci archivace všech potřebných dokumentů.
5. Regulační rámec této jednotky by měl být vypracován a schválen.

Provádění těchto opatření zajišťuje uchování archivních dokumentů a jejich údržbu v požadovaném stavu.

Kdo je archivář?

A jaké jsou požadavky na ty zaměstnance, kteří se budou podílet na organizaci archivů a dalším ukládání dokumentů? Mohou být pozice jejich správce a například úředníka nebo úředníka sloučeny?

Archivář je specialistou, jehož úkolem je organizovat archivní činnost. Pro bezpečnost dokumentů, které mu byly svěřeny, je plně zodpovědný. Jeho práce je nemožné bez určité instrukce nebo dokonce (je-li to nutné) stáže při zřizování Státního archivu.

Jeho funkce mohou být převedeny na jiného zaměstnance, což je práce na částečný úvazek. Povinnosti archiváře jsou zpravidla přiřazeny jednotlivým zaměstnancům v případě, že objem uložených dokumentů je dostatečně velký. Ve velkých organizacích poskytuje personální stůl pro tento účel samostatný příspěvek. Ve stejném případě se obvykle vydává oficiální prohlášení o druzích práce přidělených archivářovi, jakož i jeho povinnostech a právech.

Hlavní věcí je objednávka

Archivy organizace jsou převáděny podle speciálně navrženého harmonogramu. Její kompilace by měla být koordinována s vedoucími jednotlivých strukturálních divizí, které mají předávat dokumenty, a také schvalovat archiváři. Vzhledem k tomu, že pracovní dokumenty v archivu jsou nejen uloženy, ale i pravidelně používané, je nutné stanovit pravidla pro jejich vydání (v případě potřeby) v souladu s žádostmi předloženými zaměstnanci organizace a zúčastněnými stranami třetích stran.

Vydávání dokladů musí být uvedeno v některých knihách o registraci. existují požadavky, objednávky, působí na předávání případů k dočasnému využití třetích stran postupů při registraci (mj Ty mohou zahrnovat úřad a soud státního zástupce). Dokumenty jsou vydávány až na jeden měsíc vlastním zaměstnancům a až tři měsíce na zástupce vnějších struktur.

Základní pravidla archivů organizací

Archív funguje stejně jako jakékoli strukturální dělení na základě zvláštního předpisu schváleného vedením. Jeho zaměstnanci dodržují své vlastní popisy práce ve své práci. Předpisy přijaté společností, stanovuje základní pravidla archivů (o stavu funkční míra práv a povinností a složení požadované dokumentace). Mezi jeho hlavní úkoly patří:

1. Dokončete archiv s dokumenty, jejichž složení je uvedeno v samostatné části tohoto nařízení.
2. Evidujte materiály a zajistěte jejich bezpečnost.
3. Vyvinout vědecký a referenční přístroj k dostupným dokumentům.
4. Umožněte provést postup pro použití materiálu uloženého v archivu.

Pokud má vaše organizace dokumenty, které mohou být relevantní pro archivního fondu Ruské federace, pak se připravit a předložit je k trvalému uložení v paměťovém stavu je jedním z vnějších problémů strukturní jednotce.

Jeho funkčnost

Funkce archivu systematicky sledují úkoly, které mu byly přiděleny. Hlavní jsou tyto:

1. Udržujte seznamy zdrojů vlastní akvizice, tj. Organizací nebo strukturních jednotek.
2. Obdržíte od nich v uspořádané podobě dokumenty pro uložení.
3. Zohledněte přijaté materiály a zajistěte jejich úplnou bezpečnost.
4. Vytvořte a udržujte systém nápovědy týkající se archivační dokumentace.
5. Zachovat informační charakter vedení a všech strukturálních divizí své organizace.
6. Uspořádejte vydávání a používání dokumentace v souladu se žádostmi jednotlivců a třetích stran s cílem zohlednit a analyzovat proces tohoto použití.
7. Připravte prohlášení a oficiální odpovědi na žádosti občanů sociálního a právního charakteru.
8. Provádět činnosti k posouzení hodnoty konkrétního dokumentu, organizovat postup pro jejich předání k trvalému ukládání do obecního nebo státního archivu (v případě, že tato organizace patří mezi zdroje získání výše uvedených archivů).
9. Zkontrolovat správnost registrace a tvorbu archivních případů v akvizičních zdrojích - jak ve svých vlastních strukturních jednotkách, tak v jiných organizacích.
10. Uspořádejte práci na provádění obchodní nomenklatury podniku.
11. Poskytovat praktickou a metodickou pomoc při práci s dokumentací na každé strukturální jednotce.
12. Podílejte se na procesu vytváření archivů a podpory správy dokumentů.
13. Účast na akcích pořádaných za účelem zlepšení dovedností archivních zaměstnanců a zaměstnanců v příspěvcích souvisejících s dokumentační podporou managementu.

Kde jej umístit

Podívejme se nyní na to, jaké jsou požadavky na umístění archivu. Nejdůležitější z toho, co by mělo být zváženo, - umístit jej v žádném případě není dovoleno v objektech starých charakteru staveb dřevěných budov, které může být syrové, nejen hlavní místnosti, ale podkroví s sklepních prostor, stejně jako v budovách, s topením.

Pokud je celá struktura přizpůsobena skladování papírových dokumentů, je nezbytně vyhrazena pro archiv samostatnou místnost.

Pokud vaše organizace plánuje v blízké budoucnosti vytvořit vlastní archiv, naleznete níže seznam požadavků, které je třeba vzít v úvahu při přípravě. Jaké jsou tedy základní požadavky na archivaci, jejichž úkolem je pečlivě a spolehlivě ukládat veškerou potřebnou dokumentaci?

Seznam toho, co musí být k dispozici

1. Archiv.
2. Prostory určené k přijímání dokumentů, jejich dočasné uložení a aklimatizace.
3. Místnost, ve které budou dokumenty používány.
4. Pracovní místnost (nebo pokoj) pro zaměstnance.

Když místo nestačí ...

V případě, že oblast archivu neumožňuje přidělení několika místností, měl by být jeden prostor rozdělen do zón oddělených oddílmi. Hlavní požadavek, který musí v tomto případě přísně dodržovat - je od sebe oddělovat místa ukládání dokumentů a práce s nimi.

Samostatná budova nebo budova, která je speciálně zkonstruována a přizpůsobena jako skladiště dokumentů, používaná jako archiv, musí být odstraněna z předmětů, které jsou nebezpečné z hlediska možnosti požáru. Příkladem jsou parkoviště, čerpací stanice nebo garáže. V bezprostřední blízkosti budovy nebo umístění archivu by neměly existovat žádné předměty, které by sloužily jako zdroje znečištění ovzduší.

V ideálním případě by archivy měly být vždy umístěny v samostatné budově, která je určena pouze pro tuto budovu, postavená v souladu se všemi nezbytnými pravidly a předpisy. Bohužel však skutečnost diktuje její termíny a ve většině organizací jsou dokumenty uloženy v již existujících prostorách, převedeny a upraveny pro tyto účely.

Co říkají pravidla

Seznámíme se s regulačními požadavky na budovy a prostory archivu. Jsou to následující:

1. Budova, ve které má být umístěno budoucí skladování, musí být považována za administrativní. Je přísně zakázáno umisťovat do archivu, kde jsou stravovací služby, potravinové sklady, obchody z kategorie hořlavých látek a agresivní, stejně jako příslušné chemické technologie použita.
2. Není možné jej umístit do nevytápěného prostoru a tam, kde nejsou splněny hygienické a hygienické požadavky. Neakceptovatelnost zřícené archivní budovy byla již zmíněna výše.
3. Zvláště důležité je dodržet požární požadavky na umístění archivu. Jeho bezpečnost pro možné požáry je jednou z nejzákladnějších podmínek pro spolehlivé uložení dokumentace. V lednu 2009, ministerstvo kultury v Rusku vydal rozkaz č.3 přijala řadu regulačních požadavků stanovených ve zvláštních pravidel požární bezpečnosti vládou Ruské federace a obecních archivech. Při uložení dokumentu musí být toto nařízení striktně dodržováno.
4. Stavba budovy musí zajistit, aby nemohla být zaplavena. Místnost musí mít náhradní východ. V žádném případě není možné procházet potrubím (vodním nebo plynem).

Je možné archivovat v suterénu?

Doporučuje se, aby nebylo uloženo archivní skladování v suterénu, v horních patrech nebo v rekonstrukci půdního prostoru jako takového.

V případě akutní nutnosti mohou existovat výjimky z tohoto pravidla. Jsou přijímány, pokud suterén je suchý a dobře vytápěný, vybavený umělým větráním, schopný poskytnout dvě až třikrát výměnu vzduchu za hodinu. Archiv v horních patrech nebo v podkrovní místnosti je možný pouze v případě, že je zajištěn odpovídající režim teploty a vlhkosti.

Je velmi důležité umístit archiv ve vztahu k elektroinstalaci. Musí být uzavřený typ s hermetickými zásuvkami. Kordy přenosného elektrického zařízení jsou dodávány s gumovou izolací. V areálu nemůžete mít sklad obecných nebo podlahových přepínačů.

Nepropustné a neagresivní materiály jsou vybrány jako stavební materiály pro dokončování archiválií. Hasicí systém by měla být obsazena neutrálními prostředky, bezpečná pro dokumenty. Není povoleno používat oheň ve skladu, zapnout topení nebo umístit cizí předměty.

Shrňme výsledky

Po redukci vybraného území v souladu se všemi výše uvedené požadavky do archivu místnosti se přijmout konečné rozhodnutí o vhodnosti či nevhodnosti k použití. Takové rozhodnutí je možné provést po kontrole sanitární a epidemiologické prohlídky a kontroly požárního stavu. Archiv lze umístit tam, kde je plánován, až po provedení podrobného zkoumání.

Jeho účelem - k objasnění požární místnosti a určit vhodnou úroveň, kontrolovat hlavní strukturální pevnost, zajistit sílu překrývání mezi patry při výpočtu možného zatížení (zařízení pro archiv a hmotnosti uložených dokumentů), zkontrolujte dostupnost a aktuální stav větrání a vytápění.

V auditu účastní jako zástupci organizace (zpravidla zaměstnanci budoucího archivu), a zaměstnanci všech příslušných útvarů - .. Stavební práce, požární bezpečnost, apod Výsledky zkoušky jsou zohledněny při přípravě závěrečného aktu.