Správce doktorských profesí: popis práce

Obrat dokumentů je důležitou složkou činnosti a povinným prvkem řízení každé instituce, organizace nebo podniku. Obchodní dokumenty musí být řádně složeny, systematicky uloženy a optimálně přesunuty. S vývojem ekonomiky vzrůstá informační toky a počet dokumentů ve všech sférách lidské činnosti. Proto v dnešní době roste poptávka po poměrně nové profesi - odborník na dokumenty.

Kdo je správce dokumentů?

Odborník na dokument je odborník, který je zodpovědný za záznam a záznam dokumentace. Úzkými profese jsou sekretářka, archivářka, úřednice.

Instrukční dokumenty pokyny by měly být řádně vypracovány v souladu s předpisy a měly by být sděleny zaměstnancům a přesně těm, kterým byly určeny příkazy. Dokumenty mají majetek zastarávání, vyřazení z oběhu. V takovém případě je třeba je třídit v souladu s legislativními zákony o vedení záznamů a umístit do archivu. To vše provádí správce dokumentů.

Úřední povinnosti specialisty na dokumenty se mohou zdát nudné. Ale to je jen na první pohled. Prostřednictvím odborníka na dokumenty, zejména pokud je odpovědný za tok dokumentů v podniku, prochází veškeré informační toky, může sledovat dokumenty všech oddělení a rozumět mechanismu činnosti a rozvoje společnosti.

Ve velkých organizacích povinnosti odborníků pracujících s dokumenty, jako pravidlo, jsou rozděleny: registraci, registraci, vstup do elektronické databáze, kontrola provedení, skladování obsazeny různými lidmi a dokonce celých jednotek.

Co má správce dokumentů vědět

Za účelem správné sestavení dokumentů, v nichž jsou informace předkládány stručně, jasně a jasně, by specialisté měli vědět účel a formy sestavování všech typy dokumentů. Chcete-li vědět, jak legálně platný dokument vypadá, musí vlastnit základy práva.

Vzhledem k tomu, že většina dokumentů je dnes uložena na elektronických nosičích a je potřebná výměna informací o počítači, správce dokumentů musí rozumět softwaru. Měl by vytvářet elektronické databáze a být schopen komunikovat s pracovníky obsluhujícími automatizované systémy pro vytváření, ukládání a přenos dokumentů.

K uložení dokumentů do archivu musí specialisté znát určitá pravidla a technické podmínky. Účel dokumentů a jejich důvěrnost, podmínky, podmínky ukládání - z těchto důvodů je třeba třídit dokumenty v archivu a vytvořit efektivní vyhledávací systém.

Povinnosti odborníka na dokument

Povinnosti odborníka na dokument v instituci zahrnují

- sestavování, účetnictví, uchovávání a kontrola dokumentů;

- systematizace oběhu dokumentů a zajištění pohybu dokumentů;

- organizování optimálního toku dokumentů v rámci organizace;

- organizace skladování a vývoj klasifikátorů dokumentace;

- třídění, přezkoumání hodnoty a předání dokumentů s platností vypršela do archivu;

- Uspořádání příchozí dokumentace;

- vývoj standardních formulářů a tablet;

- vytváření databází dokumentů s vytvářením registračních čísel a indexů a elektronických adres pro ukládání dat;

- příprava potřebných materiálů pro jednání, jednání a setkání.

Vedoucí úkoly správce dokumentů jsou ve skutečnosti stejné, avšak s větší zodpovědností a poskytují úkoly zaměstnancům nižší úrovně.

Povinnosti odborníka na dokument ve vzdělávací instituci

, Dokument ve vzdělávací instituci potřebuje vědět, kromě jiných legislativních aktů zákona RF „na vzdělání“. Vzhledem k tomu, školky a školy mají omezenou personálu, dokument kombinuje úkoly a tajemníka a úředník, a kádry, provázený metodických doporučení pro práci s dokumenty ve vzdělávacích institucích (dopis z ministerstva školství Ruské federace 02.12.2000 №03-51 / 64).

Oficiální povinnosti odborníka na doklady v mateřské škole kromě toho zahrnují vypracování pracovních smluv se zaměstnanci a registraci osobních spisů, vedení dětské knihy. Pracuje také s vojenskou registrační službou a uchovává příslušnou dokumentaci, pokud má instituce vojenskou odpovědnost.

Cla dokumentů ve škole doplňuje přípravu projektů správních dokladů o pohybu vojsk a registrace osobních věcí, chování studentů abeceda knih a zohlednění hodin pedagogické činnosti školských pracovníků, zpracování a návrh uvedení osobních záležitostí studentů v archivu.

Vyšší vzdělávací instituce provádějí nejen vzdělávací činnost, ale i vědeckou.

Cla zpracování dokumentů specialista na střední škole, aby alespoň v obecné rovině, aby pochopili profil příslušné fakulty, protože musel připravit podklady pro setkání a konferencí a vést své záznamy a telefonní hovory jménem děkan.

Osobní vlastnosti správce dokumentů

Vědomí je nejdůležitější kvalitou specialisty na dokumenty. Přesnost, důvěrnost a odpovědnost doplňují seznam osobních kvalit potřebných pro práci s obchodními dokumenty. Chyby v údaji, porušení právních předpisů, ztráta dokladů může být pro podnik nákladné při uzavření smlouvy nebo personálního auditu.

Množství informací, které správce dokumentů pracuje, vyžaduje dostatečnou paměť.

Aby mohl pracovat v jakémkoli oboru, potřebuje pečlivost a gramotnost při práci s dokumenty a v oblasti personálního řízení - a organizačních dovedností, kreativity a komunikačních dovedností.

Nastavení správných cílů a práce se strukturou společnosti, takzvanými podnikatelskými vlastnostmi, potřebujete k organizaci optimálního pracovního postupu a klasifikátoru.

Často v malých firmách pracuje správce dokumentů sám. Samoorganizace, disciplína a sebeovládání pomáhají organizovat efektivní práci.

Požadavky na správce dokumentů

Pevný regulační rámec pro oběh dokumentů vyžaduje odbornou přípravu. Proto, při podání žádosti o zaměstnání je třeba získat diplom vyššího vzdělávacího zařízení nebo středoškolské odborné vzdělávací instituce v oblasti "dokumentace", "dokumentární podpora podniku". Existují také příbuzné speciality "Dokumentace v právu" nebo "Informační podpora podniku".

Legislativní a zákony, regulační, regulační a řídící dokumenty vyšších orgánů vztahujících se k oběhu dokumentů jsou obecnými požadavky na dokumenty, které má správce dokumentů znát. Oficiální povinnosti vyžadují znalosti nebo alespoň jejich základy v metodách analýzy, výzkumu, návrhu, implementace a rozvoje dokumentačních systémů, návrhu a provozu automatizovaných řídících systémů, uspořádání archivů a základů programování.

Výhody a nevýhody profesí pro správu dokumentů

Profese odborníka na dokumenty je univerzální. Diplom a znalost této specializace umožňují absolventovi pracovat v každé organizaci, protože oběh dokumentů je všude. To je hlavní výhoda této profese.

Druhou výhodou lze považovat za příležitost pracovat jako správce, archivář, úředník, asistent tajemníka, vedoucí kanceláře, asistent manažer, a ne jen expert na dokument.

Třetím plusem je, že přes zdánlivou rutinu práce je správce dokumentů v centru informačních toků v organizaci a vlastní prakticky všechna tajemství. Někdy je s výjimkou vrcholového vedení jediným vlastníkem těchto tajemství.

Zkušenosti a podnikatelské žíly umožňují správci dokumentů, pokud je to žádoucí, organizovat své vlastní podnikání a poskytovat informační služby.

Přínosy této profese lze přisoudit i práci v kanceláři za dobrých podmínek bez ohledu na profil podniku a přísný harmonogram práce.

Nevýhody povolání odborníka na doklady jsou jednotnost a hlavně velká odpovědnost.

Kde může správce dokumentů pracovat?

Vzhledem k tomu, documentalists kteří obdrželi vzdělání na profilu, jsou schopny pracovat se všemi typy dokumentů (účetnictví, lidských zdrojů, vědy a technologie), které mohou být povoláni do různých organizací:

- ve vládních orgánech, jak místních, tak státních;
- v orgánech vedení oddělení;
- v archivní dokumentaci služby inženýrství a technické a designové, výzkumné instituce, ve veřejném zdraví, archivnictví, knihovny a muzeu, donucovací struktury;
- v administrativních službách a odděleních obchodních struktur: kancelářské práce, kancelářské řízení, personální management;
- v oblasti vývoje informačních systémů, dokumentárního poradenství, audit zabezpečení informací.

Kariérní růst odborníka na dokument závisí na pracovišti. Velké stavby se může vyšplhat do obchodního manažera, v malém - up asistent. Vrcholem kariéry v oblasti zpracování dokumentů lze považovat za přípravu podkladů pro vládě a prezidentovi Ruské federace.