Kancelářská práce - co to je? Kancelářská práce a oběh dokumentů

Úspěch mnoha organizací závisí na dobře postavené práci. Každý zaměstnanec, a ještě více, by měl rozumět kancelářské práci. Co je to, jaké jsou jeho vlastnosti, hlavní typy a co se uvažuje při organizaci workflow?

Základní pojmy

Každá společnost, nezávisle na svém postavení a počtu zaměstnanců, v průběhu své činnosti vytváří a zpracovává velké množství dokumentů. Všechny se týkají organizačních a administrativních dokumentů. Mezi hlavní pojmy v této věci patří administrativní práce a oběh dokumentů.

Kancelářská práce se nazývá druh činnosti, která zajišťuje tvorbu oficiálních dokumentů a organizuje práci s nimi. Na druhé straně, na základě dokumentu, který má rozumět činnost, která si klade za cíl organizovat pohyb dokumentů ve firmě od okamžiku, kdy byly vytvořeny nebo přijatého před ukončením práce s nimi (zaslat do vlastních rukou adresáta, dodání do archivu).

Často pro kancelářskou práci organizace přidělí jednoho nebo více zaměstnanců, kteří kontrolují proces.

Žádný podnik nemůže existovat nezávisle na zákonu. Právě to upravuje kancelářskou práci a oběh dokumentů. Otázky v těchto oblastech řeší sekretáři, archiváři a zaměstnanci personálního oddělení.

Kancelářská práce je založena na stanovení dat prostřednictvím vytvoření papíru nebo elektronického zákona. V tomto ohledu existuje oběh dokumentů, tedy pohyb dokumentu od doby, kdy byl vytvořen k jeho provedení. Cirkulaci dokumentů lze rozdělit na interní i externí.

Interní obrat dokumentů představuje následující etapy:

1. Zpracování návrhu dokumentu.
2. Koordinace s managementem.
3. Podpis dokumentu.
4. Registrace dokumentu: datum a číslo (po zveřejnění dokumentu se považuje za přijaté k provedení).
5. Poskytování informací adresátovi a kontrole.
6. Provedení.
7. Zveřejnění vyplněného dokumentu.
8. Zničení nebo archivace papírů, jejichž platnost vypršela.

Vnější obrat zahrnuje následující fáze:

1. Přijetí dokladu ve společnosti.
2. Registrace přijaté dokumentace (je nutné kontrolovat provádění dokumentů).
3. Práce s korespondencí: seznámení, realizace.
4. V případě potřeby proveďte odpověď.
5. Registrace do archivu nebo zničení.

Pokud jde o řízení, tok dokumentu je:

• vzestupný (od podřízeného k vedoucímu);
• sestupné (od orgánů k podřízeným);
• horizontální (mezi podřízenými).

Každý pohyb dokumentu musí být zaznamenán ve zvláštním časopise. Může se jednat o knihu knihy, dokumentaci, elektronický deník atd.

Kdo je zodpovědný

Někteří zaměstnanci ani nechodí do kanceláře. Co to je, sekretář dobře ví, protože to je jeho přímá povinnost sledovat oběh dokumentů v organizaci. Sekretariát je povinen vykonávat hlavní funkce zajištění kanceláře s dokumenty. Vzhledem k formě a vlastnostem práce lze pracovní postup rozdělit na:

1. Centralizováno. Celý sekretariát je v jednom oddělení a je podřízen jedinému nadřízenému. Může být vedoucím sekretářem nebo úředníkem.
2. Decentralizováno. Tajemníci, stejně jako zaměstnanci, kteří mohou plnit své povinnosti, pracují v různých divizích společnosti a jsou podřízeni různým vedoucím.
3. Smíšené. To se často vyskytuje ve velkých podnicích. Organizace kancelářské práce bude přímo záviset na tom, jaký sekretariát je přijat.

V malých organizacích může funkce úředníka vykonávat jakýkoli zaměstnanec, kterému je tato povinnost přidělena, nebo samotný manažer. Pokud se tyto funkce nejsou vysvětleny ve smlouvě zaměstnance ze zaměstnání, je nezbytné pro výkon jejich dodatku ke smlouvě o vydání, kde budou uvedeny, a mělo by uvádět výši odměny za plnění povinností úředníka.

Pokyny

Bez ohledu na velikost společnosti a její podobu by manažer neměl zanedbávat dostupnost pokynů k vedení záznamů.

Pokyn není jen normativní zákon, který umožňuje zřídit kancelářskou práci. Co to je? Jedná se o interní dokument společnosti, který je schválen příkazem k řízení, který nemá datum vypršení platnosti.

Zde jsou předepsány hlavní etapy pohybu dokumentů, seznam úředníků oprávněných k podpisu dokumentu, vzorky vyplňujících a vyplňujících formulářů.

Řízení lidských zdrojů

Zamyslíme se nad personální kanceláří. Co to je? Pokud je v organizaci nejméně jeden zaměstnanec, musí být pro ně nezbytně sestaveny příslušné dokumenty.

Řízením personálních záznamů se rozumí pohyb zvláštních dokumentů souvisejících s pracovní činností občana. V mnoha případech je údržba tohoto druhu dokumentace svěřena personálnímu oddělení. Musí obdržet dokumenty od zaměstnance, zpracovávat a uchovávat je podle pravidel uvedených v Předpisu. Kromě toho jejich povinnosti zahrnují zpracování osobních údajů, včetně tajných údajů.

Personální administrativní práce jsou prováděny odděleně od obecné, v souladu s pravidly důvěrnosti.

Optimalizace

Ve věku špičkové technologie a informatizace existuje mnoho podniků, nikoli malých podniků, které nadále vedou papírování. Dokumenty o vedení záznamů jsou stále registrovány v běžných časopisech a dopisy jsou zasílány poštou.

To je zaprvé kvůli neochotě zaměstnanců rekvalifikovat a za druhé, ne všichni mají finanční podporu. Ale každý manažer by měl pochopit, že významné investice do optimalizace v budoucnosti mohou výrazně snížit náklady společnosti.