Co je kancelářská práce a pracovní postup?

Úspěch v podnikání do značné míry závisí na jeho správné organizaci. Manažeři i běžní pracovníci by měli vědět, co je kancelářská práce. Jaké jsou jeho vlastnosti, jaké druhy jsou a jaké regulační dokumenty by měly být vzaty v úvahu při organizaci pracovního postupu?

Co je kancelářská práce?

Každá organizace, bez ohledu na formu vlastnictví a funkce, vytváří v průběhu své činnosti řadu článků. Mohou to být příkazy a dopisy a protokoly. Všechny se týkají organizační a administrativní dokumentace.

Kancelářská práce je činnost pro vytváření dokumentů organizace, která se provádí podle určitých pravidel a požadavků. Častěji v podnicích jsou přiděleni zvláštní zaměstnanci, kteří jsou obsazeni pouze v této oblasti. V malých firmách může být funkce tajemníka přidělena téměř všem zaměstnancům.

Pokud chápete podstatu terminologie (co je kancelářská práce), začíná se slovo jasně. To především určuje oficiální informace o hmotném médiu. Během tohoto procesu vytvoříte organizační a administrativní dokument, který následně iniciuje určité akce.

Pojem "správa záznamů" se objevil už dávno, ale teprve v polovině minulého století byl formalizován a byl stanoven v normativních dokumentech na státní úrovni.

Kancelářská práce a oběh dokumentů - co to je?

Organizace nemůže existovat nezávisle na zákonu. V něm je vždy kancelářská práce a oběh dokumentů. Co to je, jaké jsou specifika převodu cenných papírů, jak je správně zaregistrovat? Tyto otázky řeší odborníci: tajemníci, archiváři, zaměstnanci personálního oddělení.

Kancelářská práce zahrnuje zaznamenávání informací na fyzické médium, vytváření papírového nebo elektronického aktu. Na jeho základě je vytvořen cirkulace dokumentu organizace - pohyb pořadí nebo dopisů, počínaje jeho vytvořením a končícím vykonáním a odesláním do archivu nebo zničením.

V závislosti na místě vytváření obchodních dokladů týkajících se zaměstnanců a řízení organizace je tok dokumentů rozdělen na externí i interní. Ze zdroje bude záviset na další cestě pořadí, příkazy, písmena.

Interní pracovní postup organizace předpokládá následující etapy:

• vytvoření návrhu dokumentu;
• koordinace;
• podpis návrhu dokumentu, datum a datum registrační číslo - od okamžiku registrace se považuje za oficiálně vystaven a přijat k provedení;
• přinášení obsahu umělcům a kontrole;
• provádění pokynů;
• provedení provedeného dokumentu pro následné uložení v závislosti na čase a nutnosti;
• zničení obchodních dokladů s uplynutým termínem nebo registrace pro archivaci.

Fáze vnějšího oběhu dokumentů jsou obecně podobné, existují však určité rozdíly:

• Dokumenty přicházejí do společnosti zvenčí. Mohou to být dokumenty vyšších a nižších organizací, poboček, normativních aktů úředních orgánů, soudních příkazů, občanských listů.
• Všechny obchodní dokumenty obdržené v organizaci musí bezpodmínečně projít registračním řízením. To potvrzuje, že jsou převzaty k ovládání.
• Další etapou je práce s dokumentem, obeznámenost nebo provádění pokynů.
• Je-li to nutné, oficiální odpověď.
• Poslední etapou je registrace pro dlouhodobé nebo archivní skladování a případné zničení.

Navíc ve vztahu k vedení organizace se rozlišují tyto typy pracovních postupů:

• vzestupně - od podřízených k nadřízeným (vysvětlivky);
• směrem dolů - od vedení k zaměstnancům (zakázky);
• horizontální - mezi vrstevníky (úkony, protokoly).

Veškeré fáze pohybu dokumentu jsou fixovány ve speciálních časopisech. Mohou být prováděny v několika variantách:

• účetní protokoly pohyb dokumentů;
• dokladové karty;
• správa elektronických dokumentů je u většiny organizací nejběžnější.

Charakteristiky vedení soudních rejstříků

Mnozí se ptají, co je soudní evidence, a jaký je jeho rozdíl od generála. Soudní spor je mírně odlišný balík dokumentů a hmotných důkazů. Správné ukládání a přesun zajišťuje transparentnost systému vymáhání práva. Správa soudních záznamů, na rozdíl od organizačních záznamů, nemůže být dobrovolná. Řídí je oprávněná osoba a je přísně kontrolována. Pro něj jsou všechny stupně včetně destrukce normativně a přísně definovány.

Funkce tajemníka

Většina zaměstnanců podniku velmi neurčitě představí, co kancelářská práce a cirkulace dokumentů jsou. Pro tajemníka je to profesionální činnost.

Sekretariát podniku vykonává hlavní funkci společnosti správní dokumentaci. Podle formy a zvláštností práce je organizace kancelářské práce podniku rozdělena do následujících typů:

• Centralizovaná - všichni sekretáři jsou ve stejném oddělení a hlásí se hlavnímu úředníkovi nebo vyššímu sekretáři.
• Decentralizované - tajemníci a zaměstnanci vykonávající své povinnosti jsou rozptýleni v organizačních jednotkách a jsou podřízeni různým orgánům dohledu.
• Smíšený - nejčastěji se vyskytuje ve velkých organizacích.

Zvláštnosti oběhu dokumentů v podniku budou přímo záviset na formě přijatého sekretariátu.

Instrukce o kancelářské práci

Bez ohledu na velikost a formu vlastnictví by v každé organizaci měl existovat regulační akt upravující pohyb dokumentů. Co je pokyny pro kancelářskou práci, a jak to zvládnout? Tento problém znepokojuje nejen tajemníky, ale i vůdce.

Pokyn pro vedení evidence je interní normativní akt organizace, schválený na základě příkazu nebo pokynů vedení, na dobu neurčitou. To se uvádí všechny fáze průchodu dokumentu, jsou seznamy míst, jejichž podpisy mohou ověřit oficiální dokumenty, předložené vzorky design, polotovary a formy.

Řízení kancelářské práce

V malých organizacích s nízkým počtem dokumentů (méně než 200 za rok) není pochyb o tom, co je řízení správy záznamů. Všechno je rozhodováno samotnými zaměstnanci nebo dokonce hlavou.

Pokud povinnosti správy záznamů nejsou pro zaměstnance přímé a nejsou uvedeny ve své pracovní smlouvě, mělo by být vydáno nařízení o postoupení těchto funkcí. Tento dokument by měl podrobně uvádět další odpovědnosti, odpovědnosti a náhradu.

Vlastnosti správy osobních záznamů

Pokud má organizace alespoň jednoho zaměstnance, bude nutné vytvořit pracovní dokumenty. Otázka, co je vedení osobních záznamů, je obzvláště aktuální u podniků s malým počtem zaměstnanců.

Řízení personálních záznamů - zajišťuje pohyb konkrétních dokumentů souvisejících s pracovní činností zaměstnanců podniku. Obvykle jsou tyto povinnosti prováděny zaměstnanci zvláštní jednotky - personálního oddělení. Jejich funkce zahrnují příjem, zpracování a ukládání personální dokumentaci. Zahrnuje zpracování tajných osobních údajů.

Personální pracovní postup se obvykle provádí odděleně od obecné práce s dodržováním pravidel utajení a paměťových prvků.

Optimalizace kancelářské práce

Navzdory rychlému rozvoji digitálních technologií je mnoho organizací obtížné optimalizovat pracovní postup. Pokračujte ve starém způsobu, jak zachovávat korespondenci s papírem a provádět pravidelné záznamy o registraci.

To je způsobeno dvěma faktory:

• odpor vůči inovacím zaměstnanců podniku;
• nedostatek financí.

Manažeři by si měli pamatovat, že optimalizace pracovního toku se značnými investicemi dává znatelný ekonomický efekt.