Jak je sestaven záznam o setkání pracovní skupiny?

Kancelářská práce v každém podniku (organizaci) zajišťuje vytvoření, řádnou registraci a evidenci potřebných dokumentů. Tuto funkci obvykle připisujeme tajemství nebo jednoho ze zaměstnanců personální služby. Mezi další dokumenty je protokol považován za jeden z nejdůležitějších organizačních a administrativních dokumentů. Jak a pro co se to dělá? Odpovězte na tyto otázky postupně.

Uspořádání schůze a příprava zápisu

Prakticky protokol (schůze, schůzky, schůzky, konference, Seminář) je dokumentem, který odráží posloupnost diskuse o zvažovaných otázkách, stanovených rozhodnutích a lhůtách pro jejich provedení. Zápis z jednání Pracovní kolektiv je obvykle veden tajemníkem schůze. Poté ji nakreslí a předá jej předsedovi k podpisu. Mechanismus celého postupu pro uspořádání a uspořádání setkání je poměrně jednoduchý. Nejprve musíte provést přípravné práce. Tajemnice se to zabývá. Musí:

1. Koordinujte program s vedením. Několik otázek se obvykle diskutuje. Tajemník určuje pořadí jejich diskuse, přičemž bere v úvahu schválené předpisy. Poté je v pořadu jednání nutné seznámit všechny účastníky schůze a pozvané osoby.
2. Připravte registrační list. Tento dokument dělá sekretářka, aby následně zapsal do záznamu počet účastníků.
3. Rozdělit disertační práce a referenční literaturu mezi účastníky (plány, tabulky, ekonomické výpočty). Sekretář by měl replikovat dostupné dokumenty a distribuovat je všem přítomným.
4. Uchovávejte podrobný přehled o průběhu schůzky.
5. Správně vydáte na konci minuty jednání setkání pracovního kolektivu a přenést jej na známost a prohlášení předsedovi (vedoucímu podniku).

Takový dokument je vypracován v souladu se zadanou GOST. Záznam schůze pracovního kolektivu, stejně jako kterýkoli jiný, se skládá z několika částí:

1. Záhlaví. Obsahuje:

• název organizace (JSC "Himplast");
• typ (název) dokumentu ("protokol");
• datum a číslo;
• místo konání schůze (vypracování protokolu);
• ("Sbírky pracovního kolektivu").

2. Úvodní slovo. Zde je uvedeno: Jméno předsedy schůze, jeho sekretářka, stejně jako přítomní a pozvaní. Například:

Předseda - Mikhailov SM

Tajemník - Ivanov II

Současnost: Sidorov A.R., Koshkin S.T.

Pozvání: ředitel společnosti OOO "Rus" Petrov NK, obchodní ředitel společnosti "Barva" Semenov TD

Pokud je počet zaměstnanců přítomných v hale více než 15 osob, pouze jejich celkový počet je zaznamenán na základě registračního listu.

3. Hlavní. Nutně obsahuje 3 komponenty:

• komu "poslouchal";
• na schůzce "Vystoupené řeči";
• že nakonec "Rozhodl" ("Vyřešeno").

4. Registrace. Protokol o shromáždění pracovní skupiny končí podpisy předsedy a tajemníka, které označují FIO a místo.

Zpracování všech záznamů trvá nějakou dobu, ale ne více než 5 dní. Po podpisu protokolu schůze pracovního kolektivu je plná právní síla. Pak je třeba upozornit všechny členy týmu. Chcete-li to provést, vytvořte jej kopii a předávejte jej zaměstnancům spolu s kontrolním listem.

Různé možnosti

Při sestavování zápisu ze schůze pracovního kolektivu si sekretářka výběrového řízení zvolí nezávisle. Pokud agenda obsahuje otázky týkající se zřízení různých komisí a schválení jejich složení, bude správnější měnit hlavní část. Logičtější a srozumitelnější verze bude obsahovat následující části:

• "Nabírali, že budou volit";
• "Hlasoval: pro, proti, zdržel se";
• "Bylo přijato rozhodnutí".

V této podobě bude více vidět podstata voleb a postup pro projednávání kandidátů. Zbytek dokumentu může zůstat nezměněn.

V úzkém kruhu

Můžete uvažovat o příkladu protokolu shromáždění pracovního kolektivu, na kterém jsou přítomni pouze zaměstnanci podniku. V tomto případě není třeba označovat "pozvané" osoby a tato položka je jednoduše zrušena. A pokud se na tomto setkání uvažuje pouze jedna otázka, dokument se provede ve zjednodušené verzi. Chcete-li se seznámit, není potřeba distribuovat kopie všem přítomným. V tomto případě může být úkol zjednodušen. Sekretář může provést výpis z protokolu a poslat ho na vývěsku. Tam se výsledky setkání mohou seznámit všichni zainteresovaní členové kolektivu, včetně těch, kteří je nemohli osobně navštěvovat. Takový doklad bude úplnou kopií původního dokumentu s výjimkou podpisu předsedy. Namísto toho bude mít ověřovací nápis od tajemníka.