Protokol zasedání: struktura a obsah

Zápis z jednání je dokumentem, který odráží všechna důležitá rozhodnutí této události. Nesprávná kompilace, a to jak ve smyslu, tak v registraci, může vést k jeho zpochybnění účastníky schůzky. Kromě toho existuje potenciální riziko, že se v případě, že protokol o výrobní schůzce obsahuje zkreslené informace, učiní nesprávná rozhodnutí vedení. Správně čerpat to pomůže sadu jednoduchých doporučení.

Text tohoto dokumentu obvykle obsahuje dvě části: úvodní a základní. Zápis z jednání (jeho první polovina) obsahuje popis hlavních parametrů události: pozice, jméno, příjmení, účastníků, předsedy a tajemníka. Pokud má někdo zvláštní status (pozvaný, odborník, pozorovatel atd.), Je to také uvedeno v dokumentu. Pokud se na schůzi zúčastnilo mnoho lidí, zápis z jednání může obsahovat údaje o nich na samostatném listu, který je nedílnou součástí dokumentu. Úvodní část končí programem, který obsahuje seznam zvažovaných otázek. Je žádoucí mít je v důležitosti, ale mohou existovat další faktory, které ovlivňují místo v seznamu otázek. Struktura agendy může například záviset na logickém vzájemném vztahu některých jejích otázek nebo na zaměstnávání osob účastnících se akce. Samotný dokument je vypracován na hlavičkový papír organizace (její rozdělení), musí být uvedeno v době konání schůze.

Zápis z jednání v hlavní části by měl odpovídat úvodnímu záznamu. Zejména její položky by měly jít ve stejném pořadí jako v pořadu jednání. Algoritmus textu, blokovací informace pro každou položku, a to následovně: „naslouchat“, „na míru“, „rozhodnout“. Základním pravidlem při navrhování této části protokolu je, že by se nemělo proměnit v podobu přepisu.

Podpoložka "Poslech" popisuje zejména, kdo byl hlavním řečníkem v této otázce, kterou navrhl v důsledku svého projevu. Reproduktory také uvádějí, kdo jim řekl, že jim nabídli. Rozhodnutí stanoví konečné stanovisko většiny účastníků schůze. Kdyby to bylo přijato hlasováním, znamená to, kolik lidí bylo pro něj, kolik proti, a také počtu zdržel se. V závislosti na významu diskutovaných otázek může být uvedeno jméno. lidé, kteří si některou jinou pozici.

Zápisky ze schůze připravuje tajemník, samotný dokument je podepsán exekutorem a předsedou schůze. Zdroj informací pro jeho kompilaci jsou ručně psané návrhy, záznamy pořízené pomocí diktafonu, přepisy. Pokud se za účelem vyřešení problémů zjištěných během schůzky vyžadují pravomoci vysokého úředníka, který se na schůzi neúčastnil, může být pro rozhodnutí tohoto manažera poskytnuto dodatečné schválení. Podepsaný a registrovaný protokol může být zaslán jako jeden dokument a ve formě prohlášení pro úředníky, na které se vztahuje pouze část otázek.