Zápis z valné hromady členů LLC. Pravidla návrhu

Zápis z valné hromady členů LLC je nesmírně důležitým dokumentem. Požadavky na sestavení protokolu o VOP nejsou však stanoveny na legislativní úrovni obchodní praktiky a kancelářské práce diktují určitá pravidla pro její sestavování.

Povinná údržba protokolů

Zaprvé, zápis z jednání akcionářů LLC je povinným dokumentem potvrzujícím samotnou skutečnost, že se schůzka konala (a povinnost konat a počet povinných setkání za rok je upraven zákonem a v některých případech - Charta společnosti).

Zadruhé je ve formě protokolu všechny rozhodnutí o činnostech podniku vyhotoveny.

Zápis z valné hromady LLC je uložena v podniku a musí být poskytnuta k seznámení s jakýmkoli členem společnosti při její první žádosti.

Ředitel podniku je zpravidla jmenován odpovědným za vedení záznamů, což musí být uvedeno v jeho popisu práce.

Co se projevuje v protokolu

Zápisy z valné hromady členů LLC jsou vedeny tajemníkem schůze nebo předsedou AOC.

Protokol odráží:

• datum a čas konání schůze;
• typ OS;
• usnášení a legitimitu OS;
• Program OS;
• projevy (tezisno) účastníci, otázky, diskuze, doplňky;
• výsledky hlasování o určitých otázkách;
• rozhodnutí GCC.

Zápisky z valné hromady členů LLC podepisují všichni členové společnosti nebo předseda schůze a tajemník. Protokol je sešifrován povinným číslování stránek, je uzavřeno pečetí podniku.

Je třeba poznamenat, že protokol o OS nemusí obsahovat přenos všech účastníků osobně, avšak v tomto případě by k nim měla být povinná registrace účastníků s údaji o pasu a osobním podpisem každého z nich. Registrační list je vytvořen ve volné formě a je s ním spojen s protokolem.

Další možností může být registrační protokol. V tomto případě jsou listy časopisu očíslovány, sešívány a utěsněny pečetí podniku. Doba použitelnosti takový časopis není omezen na žádný normativní akt.

Doporučuje se rovněž zaznamenávat práci komise pro počítání. Samotná sčítání je voleno rozhodnutím zasedání ve složení předsedy a alespoň jednoho člena komise. Protokol je podepsán předsedou a je podán ve spojení s protokolem OS.

Za účelem regulace všech důležitých bodů v postupu pro dodržování protokolu se doporučuje vypracovat a provést "Ustanovení o postupu uchovávání protokolu OS", ve kterém je třeba konsolidovat postup pro sestavování, změnu, odvolání a ukládání protokolů. Tato pozice je schválena vedoucím podniku nebo je předkládána OS k diskusi (velmi zřídka).

Všechny protokoly operačního systému by měly být uchovávány až do likvidace společnosti a následně převedeny do úschovy do archivu.

Jeden účastník - jak vypracovat protokol?

A co když je v LLC jen jeden účastník? Je povinné vést záznam nebo vypracovat rozhodnutí účastníka? Zákon nevylučuje takové společnosti. Zápisy z valné hromady členů LLC ve formě a obsahu se neliší od protokolu s velkým počtem účastníků v tomto případě.

Chtěl bych také poznamenat, že protokol je pouze technický způsob, jak formalizovat rozhodnutí účastníků. Proto v případě sporu bude legálně rozumné uznat rozhodnutí, nikoli protokol o výroční schůzi členů LLC, což není v souladu se zákonem. Nicméně nedostatky při provádění protokolu mohou být důvodem k uznání rozhodnutí za nezákonné.