Tajná kancelářská práce: organizace a pravidla podnikání

Od této chvíle je tajná administrativní práce výsadou nejen vládních agentur. Dokumenty s razítkem tajnosti jsou dnes téměř v každé velké obchodní organizaci. Tento článek vám řekne všechno o správné správě tajné dokumentace.

Pojem tajemství při vedení záznamů

Jakákoli pracovní činnost spojená s tajnou nebo tajnou dokumentací obsahuje vždy mnoho potíží, problémů a rizik. Jaký je důvod pro to? Existuje mnoho důvodů, z nichž hlavní je banální neschopnost kvalifikovaně pracovat s papíry, na sobě tajemství.

Za prvé, bylo by dobré rozhodnout, co je obecně tajné. Tajemství má několik významů. Je třeba vzít v úvahu nejběžnější definici, pak by se s tímto pojmem mělo zacházet jako s nějakým druhem informací, které jsou k dispozici pouze omezenému okruhu lidí. Tajemství nesmí být zpřístupněno, musí být tajné. Zpravidla se tajemství brzy ztratí a informace se stanou k dispozici velkému množství lidí. Proto se zbytečné organizování správy tajných záznamů.

Bezpečnostní pozdravy

V současné době má soukromí několik základních typů. Pokud mluvíme o tajném kancelářské práce, tím či oním způsobem spojen s státních záležitostech, všechny dokumenty jsou rozděleny do tří hlavních typů:

• zvláštní význam;
• tajné tajemství;
• oficiální použití.

Tato klasifikace je stanovena zvláštním federálním zákonem ze dne 21. července 1993 "o státní tajemství". Co je každý z výše uvedených supi?

Lišta "zvláštní význam" představuje nejvyšší stupeň utajení. Samozřejmě, že takový stav nelze získat každým dokumentem. Takže v případě odhalení hmatníku, který má zvláštní význam, může dojít ke značnému poškození státu nebo skupiny lidí. Z tohoto důvodu je ochrana těchto dokumentů vhodná.

"Příliš tajný" razítko je také přiřazeno k dokumentům obsahujícím některé státní tajemství. Přísná regulace při řešení těchto typů cenných papírů je v tomto případě charakteristickým rysem.

Griffin "pro obchodní účely" neposkytuje dokumenty se zvláštním tajemstvím, nicméně výrazně omezuje jejich používání. Takováto tajná kancelářská práce je zpravidla založena v obchodních strukturách.

Pořadí klasifikace

Pořadí klasifikace také stanoví federální zákon o státě. tajné, pojmenované výše. Podle tohoto dokumentu může tajemství, které je předmětem státu, zahrnovat:

• informace o vojenské oblasti;
• informace o ekonomice, technologii nebo vědě;
• informace o zahraniční politice nebo hospodářských oblastech;
• informace o kontrarozvědkách, operačních nebo vyšetřovacích činnostech, o protiteroristické politice atd.

Jak mají být dokumenty klasifikovány? Hlavní věc, kterou stojí za zmínku, je dostupnost speciálně autorizovaných odborníků. Osoby s určitou kvalifikací se zabývají rozvojem bezpečného skladování některých cenných papírů. Je vybrána nejvhodnější klasifikace utajení, podle které se provádí další práce. Ve skutečnosti je tajné vedení záznamů obrovskou sférou se svými zaměstnanci a manažery.

Systémový princip definování utajení

Pro nejvhodnější definici míry utajení je nutné pravidelně uplatňovat zvláštní zásady. Dále budeme hovořit o samotné podobě definice tajemství při vedení záznamů - principu systemického. Co to je?

Hlavním rysem systémového přístupu je zvláštní pozornost k problematice utajení obecně. Jeho hlavním úkolem je zachovat dva vzájemně ovlivňující trendy: jednak zabránit šíření důležitých informací, jednak zabránit obrovskému utajení a následným problémům.

Jak pokračuje tajný záznam? Zde jsou hlavními dvěma mechanismy: nadhodnocování a podhodnocení krku utajení. Nadhodnocení výrazně snižuje možnost výměny potřebných informací, podhodnocení poněkud oslabuje tento proces.

Další principy

Jaké další zásady a pravidla pro správu tajných záznamů lze rozlišit? Navíc k systematickému je třeba také poznamenat objektivitu. Jaký je ten bod? Dáte-li se stručným popisem, pak to zní takto: pokud se jedná o tajné dokumenty nemohou být vedena všemi druhy subjektivních názorů a předpokladů. Musí existovat určitý seznam pravidel, podle nichž budou vyvinuta všechna nezbytná opatření.

Princip optimalizace je dalším neodcizitelným prvkem tajné kancelářské práce. Jeho hlavním bodem je, že nejmenším množstvím dat v utajovaných dokumentech je nejlepší a optimální řešení. Nadměrné informace budou pouze v rozporu s potřebnou úrovní zabezpečení.

Principem pravidelné kontroly je neustálé sledování tajné dokumentace.

O zavedení změn utajovaných dokumentů

Jak již bylo zmíněno, stupeň utajení dokumentu je stanoven podle zvláštního seznamu informací. Po klasifikační dokumenty klasifikovány a poslány k úschově. Je možné tyto dokumenty změnit?

Pokyn o tajném vedení záznamů, který obsahuje federální zákon o státě. tajemství, určuje řadu objektivních situací a okolností, podle nichž mohou být dokumenty revidovány v různé míře. Je však třeba poznamenat, že lhůta pro odtajnění nebo změnu dokumentace by neměla přesáhnout 30 let. Výjimkou je rozhodnutí zvláštní mezirezortní komise. Stejně jako v případě utajení, práce na odstranění nebo snížení klasifikačních supů provádí zvláštní, oprávněná skupina jednotlivců.

Zničení tajných dokumentů

Rozhodnutí o zničení jednoho nebo jiného tajného dokumentu závisí na klasifikaci utajení, která mu byla uložena. Pokud je lišta označena zvláštním významem nebo dokonalým tajemstvím, všechny záležitosti jsou vyřešeny interdepartmentální komisí. Pokud jde o obchodní tajemství, tajnou dokumentaci podniku, je nutné svolat zvláštní odbornou komisi a vedoucí pracovníky. Bude řešit organizační problémy a vedení by mělo dát povolení.

Proces ničení se zpravidla uskutečňuje ve složení tří nebo více lidí. Papír je zničen pomocí speciálních strojů - strojů na zpracování papíru. Měl by být vyznačen v registračních formulářích, které určují záznam dokumentace. Je třeba také poznamenat, že zničení utajované dokumentace by mělo probíhat souběžně se zničením vnitřní inventury.

Pravidla vedení tajné kancelářské práce

Dále budeme hovořit o tajné dokumentaci firem nebo jiných obchodních struktur. Při práci s tajnými dokumenty je třeba vzít v úvahu několik základních pravidel a požadavků. Stojí za zmínku nejdůležitější body:

• Je nutné dodržovat nejpřísnější kontrolu přístupu neoprávněných osob k dokumentům. Jedná se o personál. Bezpečnost by měla být vytvořena prostřednictvím bezpečnostních nebo bezpečnostních služeb.
• Je třeba přesně určit osoby, které mají právo pracovat s tajnou dokumentací. Proto by jim měly být uděleny zvláštní pravomoci.
• Měla by být vytvořena jasná instrukce (poznámka) pro práci s tajnou dokumentací. Všechna další práce by měla být organizována v přísném souladu s ním.
• Zaměstnanci musí mít dohodu o nezveřejnění obchodního a průmyslového tajemství.
• Měly by existovat stálé materiální pobídky pro osoby, které mají právo přístupu k utajovaným dokumentům. Konkrétně musí být každý specializovaný tajný záznam pod osobním dohledem vedení.

Toto jsou všechny základní pravidla, které musíte dodržovat při práci s tajnými nebo tajnými dokumenty.

Povinnosti specialistů na tajné dokumenty

Povinnosti zaměstnanců přijatých k práci s tajnými kancelářskými pracemi jsou pro každý podnik odlišné. V žádném případě neexistuje jediný pokyn k práci s tajnou dokumentací. Je však stále možné identifikovat nejčastější a nejčastější body, které si každý zaměstnanec, který se zabývá tajnými dokumenty, pamatuje. Zejména mluvíme o tom, že:

• Zaměstnanec je osobně odpovědný za uchovávání, úschovu nebo úpravu dokumentů.
• Zaměstnanec musí být ostražitý, zodpovědný a ohleduplný. Jakékoli pokusy neoprávněných osob o přístup k dokumentaci musí být okamžitě zastaveny.
• Zaměstnanec musí vědět a dodržovat ustanovení pokynů pro práci s tajnými dokumenty.

Kromě toho je třeba zdůraznit, co je odborník zakázán. Patří sem:

• zprávy na jakékoli tajné informace třetí strany;
• odstranění, přepravu nebo úpravu dokumentace bez znalosti vedení;
• seznámení s dokumentací týkající se otázek, které nejsou zahrnuty v chování zaměstnance;
• zničení dokumentů bez znalosti vedení.

Vzhled tajnou dokumentaci

Stojí za to dát nejobecnější informace o tom, jak by měl vypadat obálka tajných dokumentů. Téměř každé oddělení tajné evidence záznamů stanoví následující normy:

• pravý horní roh je klasifikací tajemství;
• pod krkem - číslo inventáře;
• doklady s razítkem dokonalého tajemství musí mít červený řádek z pravého horního rohu;
• Listy musí být očíslovány a navlečeny.

Samozřejmě existuje mnoho dalších požadavků na tento druh cenných papírů. Výše uvedené body se však týkají téměř všech forem tajných dokumentů.