Správce kanceláře - kdo to je? Oficiální povinnosti správce kanceláře

"Plankton", "managery" - všechny tyto nestranné definice se týkají práce kancelářských pracovníků. Ale je tato práce zbytečná? Správce kanceláře - kdo to je? Jaký je rozsah jeho povinností?

Správce kanceláře - kdo to je?

Profese manažera kanceláře často zaměňována s povoláním tajemníka. Ale mezi těmito specialitami je stále rozdíl. Takže manažer kanceláře - kdo to je?

Správcem této oblasti je správce kanceláře nebo správce. Reguluje kancelářskou práci, což je důležitý informační vztah mezi zaměstnanci a nadřízenými, klienty a zaměstnanci atd.

Čím aktivnější je organizace, tím více problémů má s každodenními malými organizačními záležitostmi a dokumentací. Jejich implementace a poskytuje kancelářský manažer.

Zajišťuje, aby byly správně navrženy všechny aktuální dokumenty a pokyny úřadů. Současně musí být manažerské příkazy doručeny včas zaměstnancům společnosti, všechny stížnosti návštěvníků musí být vzaty v úvahu a návrhy zaměstnanců jsou předávány úřadům.

Tak kancelářská práce, stejně jako komunikace ve firmě, patří částečně na ramena kancelářských manažerů.

Místo práce a plat

Správce kanceláře je nezbytný v každé společnosti, která má kancelář, manažera a alespoň několik zaměstnanců. V malých organizacích je seznam povinností takového odborníka mnohem menší, než například v obrovské společnosti. Ve velké společnosti mohou být kancelářští manažeři několik a každá z nich je přidělena na své oddělení.

Ukazuje se, že poptávka po takových odborných pracovnících je poměrně vysoká a pravděpodobně bude i nadále růst. Jenže neexistují prakticky žádné vyhlídky na kariérní postup. Zvláště jestliže, kromě správy kanceláře, osoba již nemá vlastní povolání.

Vzhledem k tomu, že povinnosti nejsou příliš komplikované, konkurence za jedno zaměstnání, přinejmenším v Rusku, je poměrně vysoká - 6 volných pracovních míst. Zároveň jsou mzdy nízké podle kapitálových standardů - 27 tisíc rublů.

V kulturním hlavním městě - Petrohradě - je plat takových zaměstnanců nižší o zhruba 5-7 tisíc a soutěž je několikanásobně vyšší. Čím dál k okraji země, tím nižší je plat a čím víc uchazečů o místo.

Nezbytné osobní vlastnosti

Objednávky, které přijímá správce kanceláře, obvykle vyžadují rychlé a rychlé provedení. Od žadatele o pozici je proto zapotřebí především povinnost, rychlost a přesnost. Také dobrá paměť a schopnost soustředit se.

Osoba zastávající tuto pozici by měla být přátelská a společenská, protože v určitých situacích působí jako zástupce společnosti.

Správce kanceláře musí mít kompetentní a logicky postavený projev, stejně jako vlastnit obchodní etika, Jelikož je často přitahována organizací obchodních jednání a firemních setkání.

Užitečné znalosti, jako například telefonní číslo dobrého elektrikáře nebo dodávky jídel, také nezasahují. Koneckonců, v mnoha společnostech řídí ředitel kancelář, stejně jako uspokojení zaměstnanců.

Požadované dovednosti manažera kanceláře

1. Prvním požadavkem na takového zaměstnance je jisté držení počítače a internetu. Pokud kromě aplikace Word a Excel bude žadatel vlastnit aplikaci Photoshop nebo Správce obrazů v kanceláři - je to další důvod, proč jej najmete, a ne někoho jiného.
2. Vysokorychlostní tisk. Schopnost rychle psát texty je jedním z hlavních pro správce kanceláře.
3. Dovednosti v administrativním řízení získané v předchozích pracích jsou povinné, pokud je osoba zaměstnána ve velké společnosti.
4. Schopnosti vedení kancelářské práce. Uchovávání dokumentace je jednou z hlavních povinností tohoto typu specialistů, takže bez základních znalostí je to nepostradatelné.
5. Vědomé používání kancelářské techniky. Faxy, tiskárny, skenery - to vše by mělo být v kompetenci manažera kanceláře.
6. Dovednosti pro gramotnou a diplomatickou komunikaci. Správce kanceláře by měl nejen kompetentně komunikovat, ale musí být schopen vyřešit konfliktní situace, v případě potřeby.
7. Znalost cizího jazyka. Ve velkých mezinárodních společnostech musí manažer kanceláře mít alespoň základní anglický jazyk.

Obecná ustanovení popisu práce

Kancelář-vedoucí pokynu schvaluje generální ředitel společnosti. Různé společnosti se mohou lišit v některých bodech, ale obecně jeho hlavní ustanovení nemění. S pracovní pokyny nutné seznámit před podpisem pracovní smlouvy, takže se nemusíte si stěžují na to, že provedení určitých poplatků nejsou zahrnuty ve vašich plánech.

Obecná ustanovení mohou stanovit:

• který je zodpovědný za přijetí manažera kanceláře za práci;
• který má právo ho propustit z funkce;
• kdo poslouchá zaměstnance;
• který se řídí správcem kanceláře;
• který v nepřítomnosti vykonává funkci vedoucího kanceláře atd.

Administrátoři se zpravidla řídí generálním ředitelem. Vedoucí správce kanceláře jsou kuriéři, řidiči, čističi atd.

Rovněž je možné obecně uvést ustanovení, které zaměstnanci mohou získat pro popsanou pozici.

Přímé povinnosti

Dalším bodem instrukce jsou povinnosti vedoucího kanceláře.

K tomu, aby ucházeli o zaměstnání, jsou žadatelé často zařazováni do samostatné schránky, jaké povinnosti vykonávaly při předchozím zaměstnání v kanceláři. Zaměstnavatel získá více informací o dovednostech žadatele.

Jaké položky lze zahrnout do bezprostředních povinností správce kanceláře?

1. Dohled nad telefonními hovory. Zaměstnanec musí reagovat na příchozí hovory podle svých nejlepších schopností odpovídat na otázky svých oponentů a rovněž informovat úřady o informacích, které mu byly vyžádány.
2. Dohled nad dokumentací. Skladování a evidence dokumentů, kontrola korespondence, provádění příkazů apod. Jsou přímé povinnosti manažera kanceláře.
3. Rozmnožování dokumentů. Zvláštní úkol vedoucího provádí zaměstnanec kopírovací a násobící práce.
4. Registrace dopisů, požadavků - tj. udržování korespondence s partnery, zákazníky nebo dodavateli na žádost bezprostředního nadřízeného.

Mezi povinnosti kancelářského ředitele patří nejméně šest dalších typů práce. Ale v každé společnosti je zatížení specialistů této kategorie stanoveno individuálně.

Práva správce kanceláře

Jakékoli pokyny správce kanceláře zahrnují nejen povinnosti, ale i práva.

1. Poskytnout úplné informace. K plnění určitých úkolů má správce kanceláře právo požadovat poskytnutí takového množství informací, včetně důvěrných informací, jak potřebuje.
2. Promluvte návrhy na racionalizaci. Pokud je pro organizaci práce v kanceláři nezbytné inovace nebo další příkazy generálního ředitele, má manažer právo nabídnout jim vstup.
3. Požadovat správné pracovních podmínek. Pokud služba nemůže být provedena kvůli nedostatku potřebných podmínek, může správce kanceláře požadovat, aby byly vytvořeny.
4. Jednat v mezích kompetence. Po prozkoumání popisu práce má zaměstnanec právo rozhodovat nezávisle a vydávat příkazy, avšak pouze v rámci své kompetence.

Jedná se o přibližnou sadu práv, která má správce kanceláře. Mohou být doplněny nebo sníženy v závislosti na specifikach instituce.

Odpovědnost

Správce kanceláře je povolání, které také přebírá určitou odpovědnost. Jeho rozsah a trest za porušení pravidel určuje každý zaměstnavatel na individuálním základě. Nejčastější body, na kterých spočívá odpovědnost, v popisu práce vypadají podobně.

1. Pro nedbalostní postoj k jejich povinnostem. Předčasné provedení příkazů a jakákoli jiná nedbalost je vina zaměstnance, pro něhož je třeba odpovědět.
2. Pro zveřejnění důvěrných informací. V pracovních smlouvách a popiskách práce byste měli pečlivě přečíst klauzule o ochraně osobních údajů. Pro její zveřejnění často ztrácíte svou práci.
3. Pro porušení kompetence. Činnosti mimo oblast působnosti zaměstnance jsou nepřijatelné.
4. Pro porušení pracovních předpisů atd. Porušení pracovního plánu, požární bezpečnosti nebo bezpečnostních předpisů je také odpovědností zaměstnance.

Výhody a nevýhody této profese

Tato profese má, stejně jako mnoho dalších, řadu výhod a nevýhod. Jaké jsou výhody práce pro manažera kanceláře?

Zpětná vazba pracovníků, kteří pracují na této frontě, je především vysoká poptávka po této profesi: po získání některých zkušeností v této oblasti není nalezení lepšího placeného místa obtížné. Ty dovednosti administrativní a ekonomické činnosti, které jsou získány v průběhu práce, jsou důležité v každodenním životě. Kromě toho pracovat jako správce kanceláře vám umožní vyvíjet vlastní komunikační dovednosti.

Mezi mínusy - zvýšené psychologické zatížení zaměstnanců, protože v jednom pracovním dni musíte vyřešit mnoho různých otázek. Manažeři navíc kromě přímých povinností často zatěžují správce kanceláří s osobními žádostmi a dalšími úkoly.

Kde studovat tuto profesi?

Správce kanceláře, kdo to je - je zřejmé z výše uvedeného. Kde se však můžete naučit tuto profesi?

Zvláštní fakulta, která by školila ředitele kanceláře, není k dispozici na žádné univerzitě. Ale docela často chce hlava být obsazena osobou s vyšším vzděláním. Jaké vzdělání bude, není vždy důležité - hlavní věc je, že žadatel je absolventem vysoké školy. V provinčních městech může být tento příspěvek přijat i po 9 třídách vzdělávání. Každá společnost individuálně rozhoduje, který kancelářský manažer to vyžaduje.

Většina zaměstnavatelů bude mít zájem o další charakteristiky uchazeče:

• zda dříve pracoval v této oblasti;
• jak dobře počítač vlastní;
• zda kancelářská práce zná;
• vlastní jazyky atd.

Nemůžete slevit komunikační schopnosti člověka. Pokud jsou tyto ukazatele v pořádku - šance na zvýšení pracovních míst.