Povinnosti správce kanceláře

Často, zvláště v malých organizacích, je kancelářský manažer nazýván běžným sekretářem. Zní to tak mnohem pevnější pozici, ale skutečnost, že odpovědnost vedoucí kanceláře liší od sekretářky (i když jistě mají mnoho společného), vzácně dotčené v tomto případě kohokoliv.

Jaká je odpovědnost tohoto zaměstnance? Především úkoly vedoucího kanceláře zahrnují práci s dokumenty. Zaměstnanec přijímá příchozí korespondenci, eviduje je, zašle jej adresátovi, případně zašle do archivu. Také přijímá žádosti od ostatních zaměstnanců, předává je na podpis generálního ředitele, osvědčuje je pečatem a pak je vydává zpět. V funkce správce kanceláře zahrnuje práci s interní dokumentací: výpis objednávek a jejich registrace, ukládání, zasílání do archivu a účetnictví, práce s odchozí korespondencí. V případě potřeby by měl být schopen pracovat s jakýmkoli kancelářským vybavením: faxem, skenerem, kopírkou a také psát a tisknout dokumenty. Příprava prostor pro prezentace, vedení zápisů ze schůzí, schůzky a přijímání hostů a klientů společnosti jsou také součástí funkce správce kanceláře.

Často se zaměstnanec musí zabývat tradičními sekretářskými povinnostmi: distribucí pozvaných partnerů nebo manažerů v hotelech, rezervace pokojů, letenek a jízdenek na vlak. V závislosti na specifické situaci firmy může být manažer kanceláře zastoupen v obchodních jednáních a zároveň plnit úkoly vedoucí personálu: hledání nových zaměstnanců, vytváření pobídkových a vzdělávacích programů, umístění na pracovišti. Někdy se zabývá implementací informačních technologií, vývojem nových programů.

Povinností vedoucího kanceláře se rozumí:

1. Legislativní akty a nařízení, které upravují právní, informační a obchodní činnost společnosti.
2. Základy managementu, marketingu, podnikání a podnikání.
3. Základy sociologie, psychologie, etiky obchodní komunikace, Spolupracujte s personálem a veřejností.
4. Postup pro vypracování návrhů podnikání, zpráv, plánů, smluv a dohod.
5. Základy managementu, základy ergonomie a ochrany práce.

K těmto úkolům patří kromě povinností kancelářského manažera zásob v kanceláři a poskytování potřebných potřeb (kancelářské potřeby, papír a další příslušenství), které jsou potřebné pro práci zaměstnanců. Rovněž je povinen vést záznamy o těchto materiálech, zajistit jejich vydání, stanovit postup pro přijímání, organizaci a sledování platby za dodávky. Povinnosti office manager je monitorovat stav kancelářské techniky, který zahrnuje: operační výzva zvládnout za opravy, včasnou výměnu spotřebního materiálu (jako kazety), když není možné opravit - nahrazení kancelářské techniky.

V závislosti na pravidlech přijatých v podniku a jeho velikost office manager nebo si vezme hovorů a faxů, předá je tím správným člověkem, odesílat faxy a zavolat zákazníky a partnery, nebo dohlíží na práci sekretářek, včetně monitorování kulturu jejich řeči. Také v povinnostech office manager je kontrolovat hygienické stav kanceláře, organizační plánované údržby, zavolejte technický personál pro řešení problémů (například výměna lamp či propadlin přepínačů).

Obecně lze tento seznam zvýšit nebo snížit v závislosti na pracovišti. Proto je třeba ve fázi pohovoru požádat, co dělá správce kanceláře (povinnosti zaměstnance v této společnosti).