Jaké jsou povinnosti tajemníka

Aby bylo jasně vymezeno úřední povinnosti tajemníka, je nutné vědět, o čem to mluví. Koneckonců tento příspěvek lze zobrazit v několika úhlech. Známý je například administrativní pracovnice jako administrativní pracovník, generální tajemník jako hlava (hlava) určité organizace, státní tajemník jako úředník, tajemník jako diplomatický osoba, tajemník hlavy jako zaměstnanec, a další možnosti. Nejčastěji s odkazem na tento příspěvek znamenají zaměstnance, který provádí úkoly (pokyny) jako ředitel podniku, stejně jako individuální manažery svých strukturálních divizí. Ukazuje se, že úřední povinnosti tajemníka v tomto případě jsou omezeny na vykonávání jednorázových příkazů k řešení organizačních a technických otázek.

Co tajemník musí vědět a musí to udělat

Sekretář musí každodenně provádět následující funkce:

1. Získejte informace od podřízených za účelem přenosu na svého nadřízeného.
2. Uspořádejte správce telefonní komunikace. Při jeho nepřítomnosti si vzít informace a pak je upozornit ředitelem.
3. Příjem a vedení záznamů o telefonních zprávách.
4. Vytvoření podmínek pro normální práci hlavy: sledování potřeby kancelářských potřeb a kancelářských potřeb.
5. Podpořte organizaci produkčních setkání a setkání. Přinášet účastníkům datum, místo a čas události. Sběr potřebných materiálů, zajištění přítomnosti přítomných a vedení zápisu z jednání.
6. Provádět kancelářské práce v podniku. Za tímto účelem by sekretářka měla obdržet, systematizovat příchozí korespondenci a předávat ji vedení. Pak na základě uloženého víza za účelem převodu dokumentů na exekutory podle seznamu. V úřední povinnosti Tajemník rovněž zahrnuje kontrolu průběhu, načasování a výsledek jejich provádění.
7. Proveďte práci s tiskem a reprodukcí dokumentů.
8. Uspořádejte příjem návštěvníků vedoucí společnosti a pokud možno vytváříte podmínky pro rychlé řešení problémů.

Pro splnění těchto zdánlivě jednoduchých pracovních povinností tajemníka by měl zaměstnanec vědět:

• celé složení vedení podniku a jeho strukturální členění;
• charta, pracovníci a struktura podniku, jeho profil, perspektivy vývoje a specializace;
• normativní dokumenty pro řádné vedení kancelářské práce;
• pravidla pro používání prostředků kancelářského vybavení a komunikace;
• pravidla BTW, OT, požární bezpečnost a průmyslová hygiena;
• pravidla organizace práce na pracovišti;
• normativních a právních aktů, příkazů, rozhodnutí, příkazů k plánování, účetnictví a řízení kvality vykonávané práce.

Specifičnost úředníka

Pokud jde o specifickou úzkou specializaci, je situace poněkud odlišná. Vezměte například, úřední povinnosti sekretářky. V názvu pozice je jasně definován aspekt provedené práce. Obvykle u každého podniku již existuje oficiální pokyn, ve kterém jsou uvedeny pokyny specialisty na vedení záznamů. Pokud taková instrukce neexistuje, je lepší ji vytvořit. Chcete-li to provést, použijte kvalifikační příručku, která obsahuje přibližné vzorky. Poté musí být standardní verze pro danou organizaci dokončena, s přihlédnutím ke specifikům a interním funkcím. Obecně platí, že povinnosti tajemníka musí být jasně vymezeny do tří hlavních oblastí:

1. Práce s korespondencí. Recepce, zpracování v moderních způsobech a včasné odeslání.
2. Správná údržba vnitřní dokumentace.
3. Registrace, přísné účetnictví a předávání dokumentů do archivu pro úschovu.

Vlastnosti práce referentů

U některých podniků je zaveden takový post, který zahrnuje širokou škálu povinností: od "help desk" až po "asistent". Takový odborník musí mít širokou škálu znalostí a dobrou znalost situace. Úřední povinnosti tajemníka reportéra jsou mírně rozšířeny v souvislosti s nárůstem autority. Obvykle je to obvyklé práce sekretářky, ale slovo "referent" dělá některé dodatky ke standardnímu seznamu. Zejména sekretář-recenzent může nezávisle přijímat návštěvníky v určitých otázkách. S určitými informacemi je schopen učinit vlastní rozhodnutí. Referent navíc vykonává zodpovědné úkoly vedoucího k ekonomické činnosti organizace (podniku). Někdy je sekretářka odpovědná za údržbu vedení osobních záznamů. To se provádí pouze tehdy, když celkové množství práce umožňuje vykonávat další povinnosti.