Správce kanceláře. Úřední povinnosti

V pozici "Office Manager" většina zaměstnavatelů vidí zaměstnance, který plní poměrně širokou škálu odpovědností. Účel personální stůl Tato jednotka - zajišťuje bezproblémový provoz kanceláře nebo dokonce několika služeb odpovědných za tuto činnost. Pokud nepotřebujete běžného sekretáře, přijímat hovory, přijímat poštu a návštěvníky, pak manažer kanceláře je samozřejmě manažer, protože tento zaměstnanec potřebuje určité pravomoci a pravomoci. Bez této skutečnosti nebude schopen účinně plnit povinnosti, které mu byly svěřeny.

Jako součást svého hlavního úkolu musí seznam povinností, které má správce kanceláře vykonávat, zahrnovat alespoň pět oblastí. Současně by se mělo chápat, že kancelář není místností, kde sedí šéf, ale místo, kde se stále vykonávají správní a řídící funkce. Proto jejich kvalita a načasování implementace bude záviset na tom, jak bude práce manažera kanceláře postavena.

Manažerské povinnosti. Patří mezi ně plánování práce, uspořádání její struktury, řízení zaměstnanců, zavedení podnikové kultury, rozvoj komunikační politiky s protistranami a sledování jejich dodržování.

Administrativní funkce. Zahrnují organizaci kancelářské práce, vytváření vztahů mezi službami, distribuci kancelářských prostor mezi zaměstnanci.

Domácnost odpovědnosti. Správce Office by měl organizovat nákup kancelářského vybavení, kanceláře, spotřebního materiálu, vybavení domácnosti. Kromě toho musí zajistit čištění kancelářských prostor, údržbu kancelářského vybavení, včasné zaplacení účtů za služby, pronájem a podobně.

Ovládání odpovědnosti. To je Směr činnosti zahrnuje provádění auditů, auditů, inventarizace hmotných aktiv a dokumentace.

Oznámení. Zahrnují přípravu zpravodajských dokumentů (informací) pro manažera.

V závislosti na velikosti organizace může být tento zaměstnanec samostatným exekutorem, s řídící pravomocí (pro malé firmy) a může vést celou službu. Vedoucí organizace by zároveň mělo chápat, že touha univerzalizovat zaměstnance, která naplňuje povinnosti, které spadají do kompetence jiných služeb, není vždy opodstatněná. Například byste neměli nakládat takového zaměstnance s vedením účetnictví, personálním řízením apod. Toto míchání zpravidla negativně ovlivňuje kvalitu díla. Důvodem je skutečnost, že tyto povinnosti jsou mnohem širší než odpovědnost za zajištění práce úřadu, ale pronikají celou organizaci jako celek. Proto, shrnutí, Vedoucí provozu se musí zaměřit na zkušenosti a dovednosti z výše uvedených pěti oblastech činnosti, nikoli šířit je příliš široká škála povinností často nesouvisí s prací kancelářského softwaru. V tomto případě je zaměstnavatel hledá kvalifikované odborníky v této oblasti by se nemělo zapomínat, za kterou potřebuje zaměstnance, a ne, aby přebytek požadavky nesouvisející funkce.