Archivní kancelářské práce organizace: GOST, instrukce, dokumenty, pravidla. Metodická doporučení pro vedení archiválií

Pravidla správy archiválií obsahují klíčové požadavky na práci s cennými papíry a materiály, které se nezabývají běžnou činností společnosti. Jsou formulovány v souladu s existujícími regulačního rámce,

Oblast distribuce

Metodická doporučení Na vedení archivnictví pracují ve vztahu ke státním institucím. Jsou také povinné u komerčních podniků, které provádějí určité druhy práce. Zejména jsou v platnosti právní předpisy, které zajišťují popis, účetnictví, uchovávání a využívání dokumentů z archivního fondu Ruské federace, které se vztahují k majetku státu.

Členění podniků, které pracují s filmem, hudebního, videa, fotografie, mapy, vědy a techniky, telemetrické informace, které se řídí ustanoveními uvedenými v plánování a reportingu.

Povinnost a právo zakládat organizace v archivech pro dočasné ukládání dokumentů RF AF poskytuje základ pro odvětvové právní předpisy (od roku 1993), poloha (z let 1994 a 1998). Regulační akty jsou tvořeny také právními úkony regionálního významu. Uvažovaná pravidla se nevztahují na dokumenty, jejichž práce je upravena federálním zákonem č. 5485-1 a prezidentským dekretem č. 1203 ze dne 30.11.1995.

Picking

Představuje systematické doplnění základny dokumentů divizí společnosti. Akvizice zahrnuje definici:

1. Zdroje.
2. Složení materiálů, které mají být přijaty.

V rámci této činnosti se také provádí přímý převod dokumentů do archivu. Zdroje jsou:

1. Subdivize podniků.
2. Fizlitsa.
3. Právní struktury.

Složení materiálů

Pokyn k řízení archivních záznamů stanoví, že akvizice se provádí v případech dočasného (více než 10 let) a trvalého ukládání. Informace o personálu jsou také zobecněny. Případy, jejichž doba skladování je kratší než 10 let, se zpravidla nepřevádějí do archivu. Jsou obsaženy v příslušných obchodních jednotkách. Na konci doby skladování jsou tyto případy předmětem zničení. Informace o individuálním znaku se předávají na žádost vlastníka. Následně jsou zasílány do státního archivu k trvalé údržbě. Převod je rovněž předmětem materiálů předchůdců a likvidovaných podřízených struktur.

Archivní kancelářské práce a nomenklatury

Oprávnění zaměstnanci, kteří pracují s informačními materiály podniku, sestavují soustavný seznam případů. Nazývá se nomenklatura. Když je vytvořena, doba skladování materiálů. Pokyn pro správu archivních záznamů vyžaduje, aby autorizovaná jednotka sledovala a pomáhala bezpečnostní službě při přípravě nomenklatury. Systémový seznam slouží jako základ pro tvorbu inventáře informačních materiálů o trvalém a dočasném uskladnění (až 10 let). Nomenklatura je také hlavním účetním dokumentem. Používá se k zaznamenávání případů dočasného uskladnění, včetně případů s dobou trvání kratší než 10 let. Schéma systematizace zavedené nomenklaturou může být použito při vývoji souboru karty k provedeným certifikátům.

Klasifikace

Správa archiválií se provádí ve třech typech nomenklatur:

1. Typické.
2. Přibližné.
3. Individuální (pro konkrétní podnik).

První určuje složení materiálů vytvořených ve stejném typu instituce. Standardní nomenklatura se považuje za normativní dokument. Přibližná systematizace určuje přibližné složení informačních materiálů pro podniky, na které se operace rozšiřuje, přičemž se uvádějí indexy. Má doporučení. Tyto typy systematizace se používají při tvorbě jednotlivých nomenklatur a přenášejí se na ni beze změny.

Vlastnosti přípravy

Dokumenty o vedení archivních záznamů podniku jsou systematizovány podle stanoveného tvaru v souladu s nomenklatury strukturálních divizí. Ty by měly být dohodnuty a podepsány vedoucími.

Nomenklatura podniku je vypracována na společném formuláři. Je viděna vedoucím archivu nebo pověřenou osobou podepsanou vedoucím bezpečnostní služby nebo jím pověřeným zaměstnancem. Nomenklatura musí být schválena odbornou komisí, poté je schválena ředitelem společnosti. Po provedení těchto postupů jsou vedoucím strukturálních divizí společnosti poskytnuty výňatky z příslušných sekcí.

Nomenklatura pro příští rok vzniká v posledním čtvrtletí současného období. Odsouhlasení se provádí nejméně jednou za 5 let. Když se změní struktura a funkce podniku, vytvoří se nová nomenklatura.

Postup při přípravě případů

Formace se týká seskupení dokončených úkonů v souladu s nomenklaturou. Vedení archivních záznamů organizace zahrnuje systematizaci informačních materiálů v souladu s názvem složek. Není povoleno seskupovat dublety a hrubé kopie. Výjimkou jsou zejména cenné nosiče. Je zakázáno vkládat papír do složek.

Správa archiválií se provádí centralizovanou práci s materiály prostřednictvím informační služby a v případě decentralizované práce, a to jak strukturálních jednotek, tak i výše uvedeného oddělení. Seskupování probíhá pod přímým dohledem osob odpovědných za uchovávání nosičů dat. V případě potřeby mohou být zapojeni i zaměstnanci státního archivu.

Klíčové požadavky

Správa archiválií se provádí v souladu s požadavky normativních zákonů. Při vytváření složek nosičů informací musí být splněny následující požadavky:

1. Materiály pro dočasné a trvalé uložení jsou seskupeny samostatně.
2. Jedna kopie každého papíru je součástí složky.
3. Složka by měla obsahovat materiály na jeden kalendářní rok. Z tohoto předpisu existují výjimky. Zahrnují:

• Osobní záležitosti, které vzniknou po celou dobu práce příslušného zaměstnance;
• materiály volitelných struktur a stálých komisí pod nimi, zástupce seskupení systematizované v době jejich svolání;
• doklady vzdělávacích institucí, navržené a seskupené během školního roku;
• divadelní materiály charakterizující činnost za sezónu;
• historie onemocnění a tak dále.

Složka by neměla mít více než 250 stránek s tloušťkou nepřesahující 4 cm.

Seskupení regulačních aktů

Archivní kancelářské práce zahrnují systematizaci různých typů nosičů informací. Zahrnují mimo jiné i správní úkony. Jsou seskupeny podle typu a chronologie s aplikacemi:

1. Ustanovení, stanovy, schválené regulačními akty, slouží jako přílohy k nim. Jsou seskupeny. Pokud byly předpisy, pokyny a stanovy schváleny jako samostatné zákony, jsou systematizovány do samostatných případů.
2. Objednávky vyšších struktur a rozhodnutí o jejich realizaci jsou seskupeny podle pokynů podnikové práce.
3. Objednávky týkající se personálu jsou systematizovány podle doby použitelnosti. S velkým množstvím informačních materiálů je vhodné seskupovat úkony týkající se různých aspektů práce společnosti samostatně.
4. Objednávky v hlavní oblasti činnosti jsou systematizovány odděleně od činností na pracovníky. Například pořadí správy archiválií je obsaženo v jedné složce a při jmenování vedoucího odpovědné jednotky jinému.
5. Schválené limity, přehledy, odhady, seznamy titulů, plány a tak dále. seskupeny odděleně od projektů pro ně.
6. Umístění dokumentů v osobních spisech se provádí v pořadí, v jakém byly přijaty.
7. Osobní účty zaměstnanců na mzdách jsou systematizovány v samostatných složkách. Jsou uspořádány v abecedním pořadí.
8. Stížnosti, návrhy, žádosti občanů vztahující se k činnostem podniku, dokumentace k jejich kontrole a provádění jsou seskupeny odděleně od individuálních žádostí o osobní věci.
9. Systematizace korespondence se obvykle provádí za kalendářní období v chronologickém pořadí. Odpovědi jsou umístěny po otázkách. V případě obnovení korespondence na konkrétní téma, které bylo zahájeno v předchozím roce, jsou dokumenty zahrnuty do složky aktuálního období. V tomto případě je indikován index loňského roku.

Registrace nosičů informací přijatých k uložení

Správa archiválií stanoví řadu předpisů pro strukturální jednotky pracující s papírovými zákony. Návrh nosičů může být částečný nebo úplný. Závisí to od doby trvanlivosti. Úplná registrace se provádí s ohledem na doklady dočasného (více než 10 let), trvalého obsahu, stejně jako jednání o personálu. Zahrnuje:

1. Složka vazby / pořadače.
2. Číslování listů.
3. Vypracování stránky svědka.
4. Vytvoření interního inventáře, je-li to nutné.
5. Zadání detailů do detailů titulní stránku. Mohou se týkat názvu společnosti, registračního čísla složky, posledních dat a tak dále.

Materiály dočasného skladování, včetně těch, které mají méně než 10 let, jsou zpracovány částečně. Takže není dovoleno uspořádat papíry ve složce, listy ne číslovat, nekompilovat nápisy.

Nuance

Archivní kancelářská práce je druh činnosti, při níž odborníci poskytují nejenom bezpečnost nosičů informací, ale také možnost pracovat s nimi, pokud taková nutnost vznikne. Za tímto účelem jsou úkony složené ze složek uloženy na čtyřech vývrtech v krytu lepenky. Mohou být také propojeny s možností číst texty, rozdíly, data, víza ve všech dokumentech.

Při přípravě na seskupení jsou všechny kovové spojovací prvky odstraněny. Materiály určené k trvalému uložení a skládající se z zejména cenných nebo neformátovaným činů jsou obsaženy ve složkách gated tři ventil s řetězci nebo do speciálních kartonů.

Pokud je přítomen v neobsazených dokumentů osobního charakteru (pracovní knihy, karty, vojenské karty apod.) Jsou uloženy v samostatné obálce a podal ji do zbytku materiálu. Na konci složek by měla být čistá světelná tabulka. Na začátku složky je vytvořen formulář pro vnitřní inventář. Pro zajištění bezpečnosti a pořadí uspořádání každého listu papíru arabskými číslicemi. Toto pravidlo se nevztahuje na stránku veletrhu a formulář pro inventář. Číslo je umístěno jednoduchou tužkou v pravém rohu nahoře.

Svědectví

Vypracuje se podle zavedeného postupu. Označuje se slovy a čísly:

1. Počet listů s číslováním.
2. Počet stránek ve vnitřní inventáři.

V listu svědků je také specifikována specifikace číslování. Zejména je určena přítomnost indexů dopisů, přeskočených kódů, čísel stránek s vloženými fotografickými materiály, velkoformátových stránek apod. Kromě toho list označuje přítomnost typografických brožur ve složce, pokud nebyly označeny v hlavním číslování. Svědec navštíví originál. Následné změny ve stavu a složení složky by měly být uvedeny v tomto dokumentu s odkazem na příslušné zákony. Na titulní straně složky nebo na čistém obratu stránky posledního dokumentu v něm není povoleno vzít svědecký list.

Interní inventář

Je vytvořen pro ukládání a záznam informačních materiálů dočasného (více než 10 let) a trvalého obsahu. Pro případy vytvořené podle typů dokumentů, jejichž okruhy nezveřejňují jejich obsah, je rovněž vypracován vnitřní inventář. Formulář by měl obsahovat údaje o pořadových číslech úkonů ve složce, indexy, nadpisy, data a čísla stránek.

Přiložený záznam je připojen k internímu inventáři. Na číselných a slovních číslech je uveden počet dokumentů, které jsou v něm obsaženy, stejně jako počet listů, které ji tvoří. Původce je odpovědný za interní inventář. Pokud je složka vázána nebo spojena bez prázdného papíru, pak se list vloží na vnitřní stranu předního krytu.

Změny ve složení materiálů ve složce by se měly odrážet v poli "Poznámky". Zejména se jedná o stažení, nahrazení papírů kopiemi, zařazení dalších dokumentů do složky. Zároveň jsou připojeny odkazy na příslušné akty. V případě potřeby může být vytvořen nový generalizační záznam do interního inventářního listu, stejně jako štítek složky.