Vzorek na pracovníky. Řízení lidských zdrojů: objednávky

Objednávky pro zaměstnance se týkají hlavních zdrojů pracovních postupů v moderních podnicích. Jaká je specificita jejich kompilace? Jak vypadají tyto dokumenty?

Jaké jsou objednávky pro zaměstnance?

Právní předpisy Ruska upravující řízení personálních záznamů předpokládají pravidelné uplatňování různých místních právních úkonů v podnicích. Mezi těmito příkazy patří. Je obvyklé klasifikovat je do 2 hlavních odrůd. Konkrétně:

• na objednávkách souvisejících s hlavní činností;
• na příkazy vydané za účelem řízení personálu podniku.

V tomto případě hovoříme o právním aktu druhého typu.

Objednávka na pracovníky - druh administrativní dokumentace podniku. Tyto zdroje vydává společnost pro právní registraci:

• personální obsazení;
• stěhování zaměstnanců z jednoho místa do druhého;
• objednávky konkrétním zaměstnancům nebo kolektivu jako celku;
• odvolání zaměstnanců.

Tyto úkoly předpokládají, že firma vydá odpovídající typy objednávek pro zaměstnance. Jak to mohou být?

Například existují objednávky:

• o jmenování zaměstnanců při jejich propuštění z funkce;
• udělování, povzbuzování zaměstnanců;
• při přesunu zaměstnance na jinou pozici.

Zavádění a opravy informací zaznamenaných v seštech a jiných dokumentech personálu se v mnoha případech provádí na základě daných příkazů.

Formy zakázek na hlavní činnosti

V ruských podnicích se aktivně využívají sjednocené objednávky personálu - na základě formulářů schválených v různých pramenech práva. Hlavním z nich je vyhláška Státního výboru pro statistiku č. 1, kterou vydalo oddělení 5. ledna 2004. Následující hlavní typy objednávek pro pracovníky jsou rozlišeny, jak je stanoveno v příslušném usnesení:

• o přijetí zaměstnance (je sestaven na základě jednotné formy T-1 nebo T-1a, první je osobní, druhá je konsolidovaná);
• o převodu zaměstnance (formuláře T-5, T-5a);
• o propuštění zaměstnance na dovolenou (dokumenty T-6, T6a);
• o ukončení smlouvy (formuláře T-8, T-8a);
• při cestě specialisty (dokumenty T-9, T-9a);
• na podporu zaměstnance (formuláře T-11, T11-a).

Je třeba poznamenat, že oběh dokumentů podniků může také používat vlastní formy příkazů, pokud to zákon nepovoluje. To je také možné v případě, že jeden nebo další vzorec objednávky na zaměstnance ve formě jednotné formy není schválen zákonem.

Pokud firma provede samostatně samostatný dokument - doporučuje se použít ustanovení zvláštního státního standardu GOST R 6.30-2003. Jak může vypadat jednotná objednávka personálu? Příklad takového dokumentu je uveden na následujícím obrázku.

V tomto případě ukázkové zakázky jednotnou formou č. T-1.

Jednotné formy příkazů se nejčastěji používají v rozpočtových organizacích i ve státních podnicích. V mnoha případech je to kvůli dostupnosti schválených odběrných zdrojů oddělení.

Naopak v soukromých firmách často používají vlastní formy příkazů. Ale zpravidla pouze v těch případech, kdy nebyl schválen jednotný dokument pro řešení úkolů personální služby. Jsou-li ty v oběhu, pak obvykle podniky netrpí časem vytvářet nové formy, které ve skutečnosti duplikují jednotné. Krom toho jsou charakteristické poměrně vysokou mírou pohodlí, pokud jde o strukturu.

Jak mohou vypadat vzorky personálních objednávek vyvinutých společností? Příklad jednoho z nich je uveden v následujícím obrázku.

V takovém případě je vzata v úvahu vzorka pořadí schválení plán dovolené. Obvykle se uvádí v poměrně jednoduché struktuře.

Všimněte si, že podniky obvykle nemají žádný zvláštní důvod nahradit standardizované formuláře intracorporate vzorků - pokud firma není organizována velmi složité výrobní formáty, které vyžadují vytvoření samostatných účetních mechanismů. Nebo pokud je jejich struktura dostatečně jednoduchá - jako v případě plánu svátků.

Je možné poznamenat, že existuje řada kritérií pro klasifikaci daných objednávek. Jedná se o strukturu dokumentu. Zvažme jeho funkce podrobněji.

Struktura objednávek: jednoduché a složité dokumenty

Takže nejdůležitějším kritériem pro klasifikaci uvažovaných zakázek je struktura. V souladu s tím jsou dokumenty rozděleny do hlavních 2 typů - jednoduché a složité.

Objednávky typu 1, vyznačující se tím, správní jednotku 1 (slova „přijímat“, „propustit“, „přenos“, a tak dále. D.). Je-li například příkaz jmenování jednoho odborníka, bude to považovat za jedince, jestliže jeho pravomoc - několik zaměstnanců, že budou předloženy souhrnné dokumentu.

Pokud je ve zdroji několik administrativních bloků, bude to považováno za obtížné. Jsou poměrně časté, ale jejich použití je považováno za velmi časově náročný proces, a to is využitím moderních technických řešení, protože v tomto případě může být nezbytné v souvislosti s velkými objemy dat, které jsou umístěny v různých částech věci samé.

Teď se podíváme na studium různých prvků struktury dokumentů, které mohou obsahovat příkazy v organizaci.

Prvky struktury příkazů k personálu

Hlavním prvkem objednávky je sekce. Skládá se z položek. Musí být zahrnuty do objednávky na základě konkrétního dokumentu. V takovém případě je třeba přenést na ni odkaz. Pokud je například učiněna objednávka pro jmenování osoby do funkce, mohou být příslušné položky zahrnuty do dokumentu na základě:

• osobní vyjádření zaměstnance;
• pracovní smlouva;
• poznámka od vedoucího, která se dotazovala na zaměstnance nebo se rozhodla jmenovat jej na jiném základě;
• vnitropodnikový akt;
• memo.

Doporučuje se, aby bylo v objednávce zahrnuto slovo "nadace", a pak by měl být uveden odkaz na konkrétní dokument. Zvažovaný zdroj by měl odrážet skutečnost, že osoba jmenovaná do určité funkce je seznámena s ustanoveními objednávky. V tomto případě je nutné do dokumentu zahrnout frázi "s objednávkou obeznámenou", po níž zaměstnanec, který studoval příslušný zdroj, podepíše a označuje datum.

V rozkazu - zejména pokud se provádí evidenci personálních záznamů, je třeba znovu uvést skutečnost, že zaměstnanec je zaměstnán na pracovní místo, je třeba poskytnout legálně významné znění. Například, pokud jde o dobu trvání smlouvy se zaměstnancem, výši jeho platu, harmonogram jeho práce.

Typická struktura objednávky na personálu tak předpokládá přítomnost bloků odrážejících:

• správní opatření vedení společnosti;
• FIO a další informace o zaměstnanci;
• datum vstupu v platnost odstavce dokumentu;
• další důležité znění příkazu.

Uvedené dokumenty mohou být doplněny různými aplikacemi. Mohou být zastoupeny v nejširším rozsahu. Takže v přílohách k objednávkám na pracovníky lze odrážet seznamy pozic zaměstnanců, kteří jsou v jurisdikci příslušného dokumentu. Příloha k objednávce může být stanovena údajů, které jsou problematické, aby odrážel přímo v textu - například to může být grafika, obrázky, grafy, nezbytné k objasnění textový obsah dokumentu.

Vypracování objednávek: co hledat?

Co je třeba věnovat zvláštní pozornost při zpracování dotyčných dokumentů?

Zaprvé, jak to upozorňují odborníci, vypracovávání příkazů pro personál by nemělo být prováděno pomocí zkratek. Znění by mělo být uvedeno v dokumentu bez zkratek.

Dalším nejdůležitějším kritériem pro správné provedení příslušných dokumentů je nedostatek informací o zdrojích s různou dobou skladování. Například objednávky související s prázdninami a služebními cestami pro zaměstnance jsou uchovávány v souladu se stávajícími normami po dobu 3 let. Dokumenty, které odrážejí informace o zaměstnávání zaměstnanců, by měly být uchovávány v archivech firmy po dobu 75 let.

V každém pořadí by tedy měly být zohledněny údaje o zdrojích se stejnou trvanlivostí.

Bude užitečné zvážit hlavní etapy zveřejnění dotyčných dokumentů.

Etapy vydávání příkazů k personálu

Za prvé je třeba poznamenat, že v závislosti na specifických normách, pro které firma provádí záznamy o zaměstnancích, mohou být příkazy pro zaměstnance sestaveny podle různých zásad. V obecném případě však jejich zveřejnění zahrnuje rozhodnutí odpovědných specialistů společnosti jako jsou:

• zahájit rozhodnutí o potřebě vypracování vhodného dokumentu;
• shromažďování údajů požadovaných pro vydání příkazu;
• příprava konkrétního návrhu příkazu, jeho harmonizace, dokončení, je-li to nutné;
• zadání potřebných informací do dokumentu a podepisování příslušnými osobami;
• seznámení s pořádáním osob, jejichž postavení spadá do příslušného právního aktu.

Příprava rozhodnutí vydat objednávku

Řešení prvního úkolu lze provést pomocí informací obsažených v servisní poznámky, vnitropodnikové informace, akty. Interní příkazy jsou zpravidla založeny na místních právních aktech a jejich seznam může být velmi široký. Návrhy dotyčných dokumentů jsou obvykle vypracovány za účasti odpovědných pracovníků personálních služeb podniku. Současně se jejich práce mohou provádět na základě podpisů, které podepisují vedoucí různých strukturálních divizí firmy.

Jako podklad pro příslušné dokumenty lze použít vzorky personálních objednávek, které společnost tradičně používá. Hlavním důvodem při řešení tohoto problému je pečlivé studium faktorů, které předurčují publikování dokumentu, důvody pro rozvíjení objednávky. Je důležité, aby znění obsažené v příslušném dokumentu odpovídalo požadavkům zákona.

Shromažďování údajů pro provedení objednávky

Dalším úkolem odpovědných odborníků firmy, které tvoří jednotlivé objednávky vzorků na zaměstnance - shromažďovat potřebné informace pro zveřejnění dokumentu. Může být zastoupena:

• v úředních právních aktech;
• ve vnitřní dokumentaci společnosti;
• ve zdrojích vyšších struktur, oddělení, na něž je odpovědný řídící subjekt;
• v archivních dokumentech;
• v médiích, vědeckých publikacích.

Vypracování návrhu příkazu

Po shromáždění informací příslušní odborníci přímo vyvíjejí návrh objednávky pro personál. Řešení tohoto úkolu předpokládá v první řadě správné provedení dokumentu. Je žádoucí v ní uvést, že se projekt vyvíjí, je vzorek objednávky pro personál, nikoliv oficiální místní zákon. To je - napište slovo "projekt" na dokument. Text v zdroji by však měl být co nejblíže tomu, co by mělo být v oficiálním pořádku. Je možné, že kompetentní hlava předběžně schválí text dokumentu v jeho původní podobě.

Je-li objednávková forma i obsah koordinována okamžitě nebo s úpravami, může být odeslána k podpisu. Jaký je postup?

Podpis objednávky a převedení na zaměstnance

V zásadě není nic komplikovaného - hlavní věc je, že osoba, která potvrzuje dokument, by měla mít pravomoc. Vedoucí společnosti zpravidla podepisuje objednávky personálu. K tomuto je přenášen výhradně připraveného formuláře - Universal intracorporate nebo s informacemi, které vstoupilo do ní specialisty odpovědnými. Podpisem dokumentu se uvádí údaj o postavení osoby, která řídí společnost, její jméno a podpis.

V souladu s pravidly zavedenými v rámci firmy je dokument v případě potřeby zrušen.

Po potvrzení hlavou je dokument přenesen na zaměstnance, který se s ním seznámí. Skutečnost, že osoba studovala dokument, může být potvrzena svým podpisem na objednávce nebo doplněním jeho registračního formuláře.

Podívejme se nyní na to, jak jsou prováděny pokyny k personálu. Hlavním úkolem, který řeší odpovědní zaměstnanci společnosti, je registrace dotyčných dokumentů.

Registrace objednávek: nuance

Dotčený postup zahrnuje zavedení informací o objednávce do zvláštních vnitropodnikových registrů. Předpokládá se, že schválený vzorek objednávky na pracovníky získá právní sílu až po registraci příslušného zdroje ve společnosti. Není-li tento postup implementován ve vztahu k dokumentu, nevyskytují se právní důsledky - pro zaměstnance a vedení společnosti.

Registrace příkazů pro zaměstnance, jak jsme uvedli výše, je důležitým aspektem zachování těchto dokumentů. Odpovídající postup zahrnuje řešení 3 úkolů:

• evidence dokumentů;
• kontrolu nad výkonem příkazů;
• zajištění rychlého přístupu k dokumentům.

Pro registraci ve firmě by měly být všechny zdroje klasifikovány jako administrativní, vykazující, finanční. Měly by být zapsány do vnitropodnikových registrů informací a dokumentů, které pocházejí od externích ekonomických subjektů. Pokyny pro zaměstnance, jako každý jiný zdroj, při registraci obdrží individuální číslo, stejně jako indexy požadované z hlediska optimální klasifikace příslušných zdrojů.

Zaregistrovat se v osobních záznamech musí mít všechny dokumenty, které jsou předmětem exekuce, a také slouží k zaznamenávání a informování zájemců o určitých ekonomických faktech. Pokyny pro zaměstnance samozřejmě odkazují na takové zdroje.

Postup při evidenci dokumentů se provádí 1 krát - přímo v okamžiku, kdy jsou vydávány vedením (jako v případě dotyčných příkazů) nebo při přijetí mimo subjekt. V případě, že se zdroj přesune z jednoho strukturálního oddělení firmy na jiný, není nutné jej znovu zaregistrovat.

Existují 3 hlavní metody pro registraci zdrojů používaných v pracovním postupu organizace.

Zaprvé jde o zápis časopisu, který ve zvláštních registrech podrobně odráží informace o struktuře a účelu, pro které byl vydán pokyn pro zaměstnance, příkladem jeho přílohy.

Za druhé, existuje karta pro registraci informací o zdrojích, které se používají v rámci vnitropodnikového oběhu dokumentů. Jedná se o návrh řídicích karet pro zdroje, jakož i jejich integraci do specializovaných archivních skříní.

Zatřetí existuje automatizovaná registrace dokumentů. Zahrnuje automatické zadávání informací o dotyčných objednávkách a jiných zdrojích do firemních registrů - pomocí speciálního softwaru a nezbytné infrastruktury (například tiskárny, skenery, síťová rozhraní).

Existuje normativní akt, podle kterého by měly být registrovány normativní dokumenty - vyhláška Ministerstva kultury Ruské federace č. 536, která byla přijata 8. listopadu 2005. Tento zdroj práva zahrnuje odraz v registrech:

• název firmy, která vydala tento nebo tento doklad - v tomto případě objednávku na pracovníky;
• název zdroje;
• datum vydání dokladu, jeho registrační číslo;
• název a souhrn dokumentu;
• znění;
• termín zdroje;
• informace o provedení objednávky.

Zařazení informací o některých objednávkách do rejstříků lze provést s použitím dalších kritérií pro jejich zařazení. Například, lidské zdroje mohou rozdělit relevantní zdroje na ty, které se týkají konkrétně pro zaměstnance dovolenou, služební cesty, poskytnout jim pobídky. Typicky, čím větší je počet dokumentů tvoří příkazy společnosti, tím více bude nejlepší pro jejich zařazení do samostatných databázích v registru.

Uchovávání objednávek

Dalším důležitým aspektem udržování objednávek ve firmě je jejich uložení. Uvedli jsme výše, že objednávky personálu jsou uloženy v závislosti na konkrétním účelu dokumentu v určitém časovém rámci. Dokumenty klasifikované podle příslušného prvku by proto měly být umístěny na různých místech.

Jakákoli objednávka týkající se personálu (jeho formulář) musí být uchovávána odděleně od zdrojů, které jsou relevantní pro hlavní činnost podniku. Dokumenty registrované a uložené k uložení musí být předloženy ve formě originálů.

Objednávky pro zaměstnance se obvykle sklouzejí do případů, které jsou systematizované soubory různých dokumentů. Je nezbytné, aby odpovědný odborník personální služby podával soubory, správně čísloval listy, které jsou v něm umístěny, doplnil potřebnými doklady a připravil kryty pro příslušné soubory dokumentů.