Klasifikace a typy dokumentů v kancelářské práci

V různých oblastech činnosti fyzických a právnických osob se používají dokumenty. Pravidla pro jejich sestavování, skladování, oběh a použití jsou součástí disciplíny, která se nazývá vedení záznamů. V každé organizaci musí být takový zaměstnanec, jinak nebude koordinovaná práce. Abychom pochopili principy této činnosti, je nutné zjistit, jaké druhy dokumentů existují v kancelářských pracech, stejně jako jejich správná kompilace, ukládání a používání.

Obecné informace

Dokumenty vyžadují řádnou registraci, kompilaci, ukládání a zpracování. Včasnost rozhodnutí závisí na informacích uvedených na papíře, stejně jako na gramotnosti. Každá země má své vlastní zásady dokumentace. Vezměte například kancelářské práce Republiky Baškortostan: administrativní dokumenty, jejich typy jsou upraveny právními předpisy Běloruska. V Rusku, vlastní příkaz, takže zásady registrace obchodních dokladů se mohou lišit.

Dokumentace je součástí práce kterékoli společnosti, protože určuje její činnost. Řízení záznamů je proto řízeno státem prostřednictvím zákonů. Při kontrolách se nejprve věnujte pozornost obchodním dokumentům.

Hlavní oblasti kancelářské práce

Tato oblast činnosti zahrnuje:

• správné a kvalitativní zpracování dokumentů;
• organizace práce s dokumentací.

Kancelářská práce je obzvláště důležitá v následujících oblastech:

• standardizace;
• legislativní nařízení;
• vytváření právních aktů.

Principy práce

Práce v oblasti kancelářské práce vyžaduje přítomnost určitých znalostí a dovedností. Z tohoto důvodu mají podniky divize, z nichž každá odpovídá za konkrétní činnosti.

V malých firmách vykonávají tuto práci sekretářky odpovědné za dokumentaci společnosti. Všechno typy dokumentů kancelářské práce jsou velmi důležité a každý může být kdykoliv potřebný. Obvykle jsou uloženy v zabezpečených skříních. Při nesprávném uchovávání dokumentace pro odpovědné osoby se ukládají pokuty.

Co říká zákon?

Zákon vysvětluje potřebu dokumentace informací a obsahuje základní definice. Tento normativní akt definuje vztahy, které vznikají s využitím informačních technologií. Potřeba dokumentace je uvedena v jiných právních předpisech.

Občanský zákoník Ruské federace obsahuje právní základ pro práci právnických osob a postup pro kancelářskou práci. Daňová komise uvádí seznam důležitých daňových typů dokumentů v kancelářských pracích. Na jejich základě se zaznamenávají obchodní činnosti institucí a jednotlivců a vybírají se poplatky.

Zákon rovněž obsahuje vzorové dokumenty. V občanském zákoníku existují požadavky na vypracování zakládajících smluv, listiny, plné moci. Normativní dokumenty zahrnují formy dokumentů zasílaných různými způsoby - poštou, faxem, prostřednictvím internetu.

Dokumentace v Rusku

Existují obecně uznávané typy dokumentů a jejich zařazení do kancelářské práce. Obchodní dokumenty jsou následující:

• organizační a administrativní: protokoly, rozhodnutí, stanovy;
• odkaz a informace: zákony, certifikáty, telegramy;
• osobní: pracovní knihy, žádosti, smlouvy.

Typy dokumentů v kancelářských pracech jsou klasifikovány a formuláře. Hlavní jsou tyto:

• sítotisk;
• individuální;
• typické.

Pro koordinovanou práci celého podniku jsou nezbytné všechny druhy mandatorních záznamů. Je důležité, aby byly správně a správně vyplněny. V souvislosti s vývojem moderních technologií se dnes objevuje správa elektronických záznamů. Typy dokumentů v něm jsou stejné, pouze práce jsou prováděny prostřednictvím různých programů. Obvykle se používají počítačové systémy, které umožňují mnoho funkcí.

Elektronická správa dokumentů je nedílnou součástí kancelářské práce, při níž je tvorba, přenos a ukládání dokumentace podporována síťovou strukturou. Tato práce vám umožňuje spravovat všechny oblasti výroby.

Další klasifikace

V obsahu jsou typy dokumentů v kancelářské práci jednoduché a složité. Podle původu jsou rozděleny na osobní a úřední. Pokud vezmete v úvahu místo přijetí, pak jsou dokumenty externí a interní.

Dokumentace je klasifikována podle doby skladování: trvalé papíry, ty, které jsou skladovány déle než 10 let. Podle publicity jsou neklasifikované a tajné. Dokumenty se mohou lišit podle možnosti fixace: zvukové, grafické, tištěné a ručně psané, fotografické a filmové materiály.

Existuje rozdělení cenných papírů na naléhavé a naléhavé. Pokud je rozdělujete postupně, jsou zde výňatky, návrhy, originály, kopie. Samostatnou větví jsou vládní dokumenty určené k regulaci konkrétních sfér života. Autorizované subjekty se zabývají vypracováním pokynů, pokynů, příkazů.

Primární dokumentace

Zahrnuje příspěvky, které se skládají z počátečních informací získaných při vývoji, výzkumu, pozorování a jiné práci člověka. Jsou vytvořeny v účetnictví s ekonomickými problémy. Tyto dokumenty potvrzují fakta. Patří sem akty, certifikáty, faktury. Obvykle se pro vyplňování používají jednotné formuláře.

Dokonce ani v případě, že neexistuje obecně přijatá forma dokumentu, ve společnosti vznikne vzorek. Mělo by obsahovat následující náležitosti:

• jméno;
• datum registrace;
• název společnosti;
• popis operace;
• Měřící přístroje;
• seznam odpovědných osob;
• podpisy.

Bez ohledu na druh dokumentů by měly být informace v řízení záznamů dostatečné k provedení práce podniku. Kvůli případným porušením je složitost činností složitá.

Kancelářské práce firem

Na základě příkazů náčelníků jsou vytvořena různá ustanovení. To je základ pro kancelářské práce. Hlavní typy dokumentů v podniku jsou prezentovány ve formě individuálních a standardních aktů. První reguluje práci jednotek, dílny, oddělení, která provádějí organizační aktivity.

Typické dokumenty platí pro všechny odbory společnosti. Projekt je realizován dodavatelem, po němž jsou práce kontrolovány právní oddělení. Pokud jsou nedostatky, jsou předepsány v samostatném dokumentu. Hlavním aktem společnosti je pořadí hlava. Na jeho základě jsou vytvářena pravidla pro práci instituce, přijímána rozhodnutí a prováděna činnost.

Typy poznámek

Připomínka je důležitý dokument, který popisuje skutečnost, návrh nebo závěr. Je zaslána do hlavy, která dává další pokyny k dokumentu.

Servisní poznámka je typ dopisu nebo vnitřní korespondence ve společnosti. Dává se jednotkám, nikoliv řídí. Papír je zaslán úředníkům. Tato dokumentace má vykazované a informativní vlastnosti.

Vysvětlující poznámka je dokument, který stanoví některá ustanovení, jakož i důvody jakýchkoli porušení, neplnění. Tyto dokumenty jsou nezbytné pro koordinovanou činnost jakéhokoli podniku.

Pokyny

Existují dva typy dokumentů. První určuje pořadí výkonu určité práce prováděné jednotkami, úředníky. Pokyny obsahují informace o právech, povinnostech a odpovědnostech zaměstnanců.

Díky této dokumentaci je pořadí provádění všech prací jasné. Pokyny k tomuto termínu jsou trvalé nebo po určitou dobu. Není-li doba platnosti stanovena, provede se revize každých 3-5 let.

Etapy tvorby dokumentů

Každý dokument prochází:

• registrace;
• publikace;
• provádění.

Pokud jsou všechny kroky dokončeny, dokument se umístí do složky, ve které by nemělo být více než 250 listů. Pokud je více z nich, spustí se 2 svazky.

Vlastnosti skladování papírů

Dokumenty ukládají podle následujících pravidel:

• jsou tvořeny v různých případech - skladovací dobou;
• složky by měly být seskupeny podle roku;
• nepřeplňujte případ;
• papíry jsou uloženy v chronologickém pořadí;
• s objednávkami uložená ustanovení, pokyny, pokud existují;
• příkazy k různým případům jsou rozděleny do různých oddělení.

Po spuštění je dokument odeslán k případu, což zabraňuje ztrátě. Neodkládat ji později, jinak může dojít k záměně v práci. Kromě toho existuje odpovědnost za ztrátu dokumentů, a to platí nejen pro jednotlivého zaměstnance, ale také pro celou firmu.

Klasifikace dokumentace je velmi pohodlná, protože vám umožňuje bez problémů podnikat. Správné zacházení s cennými papíry pomůže jejich zachování a předcházení selháním v práci podniku. Je-li vše rozloženo tak, abych mluvil, na policích, pak v případě kontroly problémů s papíry nevznikne.