Legenda v časovém listu. Jak vyplnit časový list (ukázka)

Pracovní doba a její účetnictví jsou důležitými součástmi každé organizace, což vám umožňuje sledovat činnost společnosti a disciplíny zaměstnanců. Pro zjednodušení tohoto postupu byl vytvořen speciální formulář - časový list. Existuje jak v papírové, tak v elektronické podobě. A každý z druhů má v náplni své vlastní nuance.

Kdo vyplní časový list

Každá organizace jmenuje osobu odpovědnou za vedení časového listu na základě konkrétních činností a počtu zaměstnanců. Je-li organizace malá a veškerá práce se provádí v kanceláři, pak zaměstnanec inspektor, účetní nebo jiná oprávněná osoba plánuje.

V případě, že podnik má několik objektů, je mnohem jednodušší dát zaměstnance přímo na místa jejich práce. V tomto případě je tato povinnost přidělena veliteli nebo vedoucímu divize samostatným příkazem nebo je předepsána v pracovní smlouvě.

Algoritmus práce s kartou zprávy

Především je nutné vědět, že u každého podniku musí být pravidelná (tj. Papírová verze) časový list. Formu můžete buď vytisknout sami nebo ji objednat z tiskárny.

Existují dvě schválené formuláře: T-12 a T-13. Jejich rozdíl spočívá v tom, že první nezohledňuje pouze pracovní dobu, existují však také grafy pro výpočet měsíční platba. Jsou vyplňovány podle jednoho schématu, a to každý měsíc prvního dne, kdy se otevře nová karta zprávy. Je třeba vyplnit pole:

• Název společnosti (podle nástroje), pořadové číslo a datum plnění.
• Doba, po kterou je karta sestavy otevřena.
• Sekvenční čísla zaměstnanců a jejich údaje z osobních karet.

Zbývající údaje jsou zadány do jednoho měsíce a dokončení části týkající se mezd zůstává účetním.

Legenda v časovém listu

Pro rychlejší a pohodlnější plnění časového plánu byl vyvinut a schválen systém zápisu. Odrážejí způsob práce a odpočinku a další nuance. Existuje 36 označení. Někdy však toto číslo nestačí k přesnému zobrazení všech informací o zaměstnanci.

V tabulce jsou uváděny nejčastěji používané symboly v časovém listu. Podrobnější popis a úplný seznam jsou obvykle umístěny na prvním listu formuláře. To usnadňuje navigaci v notaci a určuje, v jaké situaci se má dát do buňky.

Normální vyplnění formuláře

Vyplňování časového listu je obtížná práce, která vyžaduje pozornost. To lze provést například použitím metody nepřetržitého vzhledu a neexistence vzhledu.

V tomto případě se údaje zadávají v každém sloupci. Symboly jsou přítomnost zaměstnanců v pracoviště, a jejich nepřítomnost s uvedením důvodů. Uvádí se také počet hodin strávených na pracovišti.

Na vysvědčení, bude to vypadat takto: dát písmeno „B“ v den, pod 0 ° C, v pracovní den, v uvedeném pořadí „I“ a počet hodin, například 8. Podobně víkend označeny různé příčiny neúčasti v práci, počínaje a konče výletů absence z nejasných důvodů.

Výpočet časového listu v tomto případě je trochu jednodušší, protože všechny potřebné čísla a symboly jsou před očima. To platí zejména pro odborníky s malými zkušenostmi - takže budou mít menší šance na zmatenost a chybu.

Vyplňujeme časopis s myslí

Existuje také metoda pro zaznamenávání odchylek. Používá se, když má pracovní den stejnou dobu trvání. V tomto případě jsou zaznamenány pouze nestandardní situace, práce přesčas, služebních cest atd. Při použití této metody trvá mnohem méně času a konečný výsledek je v obou případech stejný.

Na listu je následující: v horním řádku Údaje v tabulkách o nepřítomnosti personálu na pracovišti -, K, OT, HH, PR, B. a další. Spodní linie zůstává prázdná. Poté, co se konečný počet hodnot nuly nejsou ztrácet čas, ale stále jen provádět jednoduché akce po stejnou dobu dne: spočítat počet prázdných buněk v horní řadě (tento vzhled) a vynásobí počtem hodin.

Tato metoda je výhodnější pro zkušené HR a účetní. Je také vhodný pro malé organizace, kde je počet zaměstnanců malý. Pokud vaše vedení neví o jednodušším systému sledování času, pak je čas jim nabídnout.

Údržba časového listu v počítači

Kromě papírové verze je několik elektronických. Jak je uvedeno výše, tabulky musí být duplikovány bez selhání. Tím je zajištěno, že údaje o práci zaměstnanců nejsou ztraceny a jejich spolehlivost je potvrzena (koneckonců, není vždy možnost použití počítače).

Jednou z dostupnějších možností je časový list vytvořený v kancelářských programech. Excel je vhodný pro tyto účely, jak je to možné. Tabulky umožňují vytvářet libovolný druh a velikost dokumentu. Také díky možnosti nastavit vzorce je sčítání a výpočet mezilehlých dat mnohem jednodušší.

Použití speciálního softwaru

Pokud dovednosti práce s tabulkami nejsou dostatečné, může zaměstnanec nebo manažer vybrat jiný podobný program. Časový list pak bude vypadat jako varianta papíru. To pomůže zkrátit dobu strávenou práci s dokumentem.

Mělo by se také pamatovat na to, že každý program zahrnuje použití licencovaných verzí. U různých dodavatelů mají samozřejmě náklady. Například program "Časový rozvrh pracovní doby" bude stát uživatelům od 1000 rublů. a vyšší - v závislosti na počtu zaměstnanců.

Další výhodou těchto nástrojů je, že nemůžete vyplnit časový list papíru. Prázdný papír se všemi známkami se snadno tiskne kdykoli. Tato funkce je jistá v každém podobném programu.

O ukládání dokumentů

Co je to karta s hlášením? To je základ pro účetnictví mzdy v jakékoliv výši, jakož i hlavní důkazy, že zaměstnanec byl v práci a vykonával své povinnosti. Tento dokument je bezesporu velmi důležitý pro každou organizaci.

Pak kolik je tato forma uložena? Časový list musí být uložen po celý rok. To je stanoveno zákonem a takové normy je třeba dodržovat.

Pokud ztratíte již uzavřenou kartu, nezapomeňte na paniku. Může být vždy obnovena jinými dokumenty. Za tímto účelem se používají vysvětlující informace, informační listy, cestovní informace, plán dovolené atd. Vše, co potvrzuje a vysvětluje nepřítomnost osoby na pracovišti, může být použito pro obnovu dat.

Kdo by mohl potřebovat kartu sestavy?

Tento dokument je často vyžadován pro různé kontroly. Například daňová služba zkontroluje svou přítomnost v organizaci a správnost plnění.

Nedostatek rozvrhu ani v nejmenší firmě může být příčinou poměrně velké pokuty. Totéž se stává, když se při vyplňování formuláře vyskytnou chyby. To platí jak pro výpočty, tak pro nesprávné použití symbolů.

Přítomnost časových listů je povinná. Jsou potřebné jak pro samotnou společnost (účetnictví, disciplínu zaměstnanců), tak pro auditorské organizace. A co je nejdůležitější - správně použijte notaci v časovém listu. Poté se můžete vyhnout řadě problémů se zaměstnanci a kontrolními orgány.