Předběžná obchodní zpráva. Forma předběžné zprávy

Při účtování finančních prostředků, které jsou vydávány zaměstnancům organizace během cesty nebo pro jiné potřeby, se používá zvláštní formulář. Říká se tomu "předběžná zpráva

Správa dokumentů

Pro odeslání na služební cestu je nutné vydat:

• objednávka;
• přiřazení služby;
• certifikát.

Po návratu je zpráva o implementaci přiřazení služby.

Zaměstnanec musí s sebou vždy držet cestovní osvědčení. V každém okamžiku jsou zaznamenány informace o době příjezdu a odjezdu. Podle čl. 168 TC RF, je zaměstnavatel povinen nahradit zaměstnanci těchto nákladů: pro cestování, pronájem obydlí, diety a jiné výdaje, které byly dohodnuty s vedením.

Obvykle jsou peníze ponechány zaměstnanci před odjezdem. V souladu s nařízeními o provádění hotovostních transakcí na území Ruské federace je tato operace formalizována hotovostní příkaz (CSC) na základě žádosti zaměstnance, v níž jsou uvedena částka a podmínky. Prostředky jsou poskytovány: hotovost z pokladny, bankovní šek, firemní karta, peněžní příkaz.

Dekorace

Od roku 2002 používají právní subjekty všech forem vlastnictví zvláštní formulář č. AO-1. Předběžná zpráva o pracovní cestě, jejíž forma může být přijata v účetním oddělení podniku, je vyplněna jednou kopií do tří dnů ode dne vrácení. Odvolá se na finanční oddělení k vyšetření.

Na přední straně jsou uvedeny následující údaje:

• název organizace;
• číslo a datum dokumentu;
• název jednotky;
• Jméno zaměstnance, jeho postavení;
• vymezení finančních prostředků: podnikání, služební cesta, nákup materiálů atd.;
• v tabulce jsou údaje o předchozí záloze prohlášeny, pokud existují. Uvádí také vydanou částku, vynaloženou částku, zůstatek prostředků nebo přečerpání (v rublech a copecks).

Forma předběžné zprávy je vyplněna ze dvou stran. Na zadní straně je seznam dokladů, které potvrzují výdaje (šeky, vstupenky, potvrzení atd.), Jejich čísla a data, výši nákladů. Ve spodní části stolu musí osoba podepsat svůj účet.

Účetnictví

Po obdržení formuláře musí zaměstnanec finančního oddělení vyplnit následující údaje:

• "Účetnictví" - účty s počtem dílčích účtů, na kterých se vyúčtované částky odrážejí;
• složení žádostí - počet poskytnutých dokumentů;
• určuje schválenou částku vynaložených peněz a podává podpis hlavního účetního;
• příspěvkovou vyváženost nebo nadměrné doručení;
• číslo a datum SSP nebo CW;
• K dispozici je potvrzení pod čárou řezu pro přijetí dokumentů. Zde účetní zaznamenává iniciály zaměstnance, číslo a datum zprávy, částku vynaloženou (ve slovech), počet poskytnutých dokumentů.

Vyplněná předběžná zpráva o pracovní cestě se předkládá ke schválení vedoucímu organizace.

Při návratu z pracovní cesty musí zaměstnanec projít:

• certifikát;
• přiřazení služby;
• předběžnou zprávu o výletu s doklady potvrzujícími výdaje.

Pokud jste použili kartu, musíte připojit šeky z bankomatu. V případě zahraniční cesty musí zaměstnanec poskytnout kopie pasu a stránek označených datem překročení hranice.

Zpráva o poslání, jejíž příklad bude představen později, je poslán hlava ke schválení. Nevyužitá část prostředků je okamžitě vrácena pokladníkovi nebo je odmítnuta ze mzdy. Maximální částka je omezena na 20% úrovně příjmů, ve vzácných případech - 50%.

Zadávání dat do programu "1C Účtování"

Na základě vyplněného a schváleného up-to-date zprávy, program generuje příspěvky na využití finančních prostředků. Pro tento účel je k dispozici dokument stejného jména, který je otevřen prostřednictvím nabídky "Pokladna" na panely nástrojů.

V žurnálu musíte vytvořit nový formulář kliknutím na tlačítko "Přidat". V něm jsou vyplněny následující náležitosti:

• "Phys. tvář "- zaměstnanec FIO.
• "Přiřazení" znamená "cestovní výdaje".
• Záložka "Zálohy" tabulkové části dokumentu označuje číslo hotovostního vyrovnání, na kterém byly prostředky vydány.
• Ve spodní části okna pole "Aplikace" označuje počet poskytnutých dokumentů.
• Na kartě "Jiné" jsou uvedeny výdaje, které jsou uvedeny v dokumentu "Zpráva o trase".

Příklad:

Lístek na cestu č. 8956 od 20.03.14 - 2500 rublů. bez DPH.

Příjem za ubytování č. 1245 od 20.03.14 - 2400 rublů. bez DPH.

Výpočet pomoci (za den) - 600 rublů. bez DPH.

Po dokončení dokumentu je třeba vygenerovat následující položky: DT 26 KT 71.01.

Příspěvek na živobytí

Jedná se o samostatnou část nákladů, která není zdokumentována. Peníze jsou poskytovány pro vlastní potřeby zaměstnanců. Denní příspěvek je stejný pro všechna sídla. Podle zákona činí maximální denní příspěvek, který nepodléhá dani z příjmu fyzických osob, 700 rublů. U výše uvedených částek by se měla účtovat daň ve výši 13%. Výše denních příspěvků pro zahraniční pracovní cesty závisí na zemi určení. Výpočet se provádí za kalendářní dny, včetně víkendů a svátků, času stráveného na silnici. Platba může být provedena hotově na základě žádosti zaměstnance nebo bankovním převodem. Druhá možnost je často používána. Při převodu těchto částek na "mzdové" karty však mohou existovat daňová rizika spojená s rekvalifikací finančních prostředků. Aby se předešlo konfliktům, organizace by měla v účetních pravidlech zohlednit schopnost přenášet peníze na veškeré potřeby zaměstnanců. V opačném případě mohou státní agentury přidat další daň z příjmů fyzických osob, pojistné, jakož i sankce a pokuty.

Několik slov o zahraničních pracovních cestách. Organizace může zaměstnancem vydávat hotovost v rublech, cizí měně nebo převodem na kartu. Stanoví se výše denní dávky kolektivní smlouvu nebo místními právními úkony. Doba pobytu na služební cestě je vypočtena značkami v cestovním pasu. V případě nuceného zpoždění při přepravě platí denní příspěvek vedení.

Příklad předběžné zprávy o jízdě

Název společnosti
Číslo EDRPO

Předběžná zpráva č. 10 ze dne 01.04.2015

Jednotlivec: Ivanov AA Pracoviště: Pracovní pozice: elektrikář

Účel: domácí úkoly

Zpráva o využití finančních prostředků, které jsou poskytovány na služební cestu č. __-______
nebo pro zprávu č. RKO-15 ze dne 19. dubna 2015 částka 500 rublů. 00 kop.

Ověřená zpráva:
Celkem přijato: 500 rublů. 00 kop.

Celkem se vrátil ke schválení: 0 rub. 00 kop.

(vyplní účetní)

Celkem přijato: 500 rublů.

Vyčerpáno 500 rublů. 00 kop.

Bilance: 0,00 руб.

Zpráva je potvrzena ve výši 500 rublů. 00 kop.

Převýšení: 0 rublů 00 kopecks.

Použití: 1 dokument

1. Zkontrolujte č. 1245 ze dne 20.04.2015.

Vkladovaný zůstatek ve výši ___________ je vydaný PKO č. ____ z _____.
Nadměrné výdaje vydané: RKO č. ___ ____.

Datum podpisu

Formulář předběžné zprávy je tedy vyplněn. Veškeré výdaje jsou stanoveny s přihlédnutím ke kopekům.

Závěr

Předběžná cestovní zpráva potvrzuje využití finančních prostředků zaměstnanci. Formulář označuje: koho, kdy a kolik peněz bylo vynaloženo. Všechny šeky a příjmy jsou k němu připojeny, což potvrzuje využití peněz. Formulář je předložen k přezkoumání účetnímu oddělení a poté vedoucímu organizace.