Nahlásit doklady pro cestování za ubytování

Každá úloha svěřená zaměstnance vyžaduje předložení účetních závěrek o jejím provedení. A služební cesta do jiného sídla v tomto případě není výjimkou. Při odjezdu mimo město s konkrétním postoupením vedoucího pracovníka se musí zaměstnanec postarat o to, aby po návratu měl s sebou účetní doklady o cestě. Toto pravidlo je povinné pro všechny zaměstnance podniku.

Požadované doklady pro služební cestu

Specifičnost mnoha organizací (podniků) zajišťuje neustálou komunikaci s partnery. Ale mnozí z nich jsou často mimo toto osídlení. Někteří zaměstnanci jsou proto nuceni cestovat do jiného města za účelem vyřešení důležitých problémů v oblasti výroby.

Aby bylo možné potvrdit splnění konkrétního zadání při příjezdu, musí vyplnit příslušné zpravodajských dokumentů pro obchodní cestující. Teprve po tomto datu bude účetní oddělení schopno platit zaměstnancům náklady vzniklé za dobu plnění jejich služebního úkolu. Seznam zaměstnanců způsobilých k cestování, jakož i trvání a další podrobnosti o výletu jsou obvykle stanoveny některými smlouvami, různými místními předpisy nebo kolektivní smlouvou. V každém případě musí zaměstnanec na cestě mít:

1. Cestovní certifikát. Ačkoli od roku 2015 byla oficiálně zrušena, mnohé podniky ji stále používají starým způsobem.
2. Odpovídající pořadí hlavy.
3. Úřední úkol.

Jedná se o základní zpravodajské doklady pro cestování, bez nichž žádný výlet zaměstnance nebude mít žádný základ.

Platba služebních cest

Výpočty se zaměstnanci pro dokončené úlohy vytvářejí postupně. Za prvé, před odjezdem je zaměstnanci poskytnut záloha, jejíž výše je vypočtena na základě dostupných norem. Tyto prostředky jsou poskytovány na úhradu cestovního ruchu, pronájem bydlení, dodatečné náklady spojené s ubytováním (na den) a další potřeby povolené zaměstnavatelem. Konečný výpočet se provádí po návratu, pracovníka předá vystavené účetní doklady pro obchodní cestující. Měly by obsahovat:

• Předběžná zpráva, která uvádí všechny vzniklé náklady;
• poznámku v případě, že zaměstnanec musel využít svou vlastní dopravu nebo ji pronajmout k práci.

Spolu s předběžnou zprávou pro účetní oddělení je také nutné předat cestovní doklad, který by měl obsahovat známky těch podniků, které zaměstnanec navštívil, plnit úřední úkol, který mu byl přidělen. Název organizace musí odpovídat tomu, co bylo původně uvedeno v objednávce. Pokud by v případě potřeby výroby byly požadovány návštěvy firem nacházejících se v jiných sídlech, tato skutečnost by měla být uvedena ve zprávě o misi.

Termín cesty

Při odchodu na služební cestu je zaměstnanci vydávány dva základní dokumenty (objednávky a cestovní povolení), které se v zásadě navzájem duplikují. Oba obsahují informace o cíli a načasování cesty.

Prvním dnem cesty je odchod zaměstnance ze svého trvalého pracoviště. Datum odjezdu je uvedeno na lístku použitého vozidla (autobus, vlak, letadlo). Den se počítá až do 24 hodin. Později je zvažován další den. Při nákupu vstupenek je třeba je vzít v úvahu. Poslední den je určen datem vrácení, který je rovněž uveden v jízdenku. Do roku 2015 byl výpočet proveden na základě informací uvedených v cestovním povolení. Ale poté, co vstoupila v platnost usnesení Ruské federace č. 1595 ze dne 29. prosince 2014, stačí předložit cestovní doklady ve formě jízdenek na cestu k potvrzení odjezdu. Budou sloužit jako důkaz doby výletu, na jejímž základě účetní oddělení zaplatí zaměstnance "za den" (dodatečné náklady spojené s ubytováním). Tyto prostředky jsou poskytovány na jídlo osoby, která je mimo domov v souvislosti s výkonem úředních povinností jménem vedení. Možná se proto tyto náklady někdy nazývají "příděl v terénu", který se vypočítá na základě pravidel schválených vládou Ruska.

Odnímatelné pouzdro

Na služební cestě si mnoho zaměstnanců předem objednal své pokoje v hotelech. Tím zajistíte, že tam zůstane při příjezdu. Někdy však není možné využít tuto službu kvůli nedostatku dostupnosti nebo zaměstnanec zvolil danou záležitost vyřešit na místě. V takovém případě se bude muset spokojit s pronajatým ubytováním. Tato možnost je také možná.

Po svém návratu bude muset tuto okolnost uvést vypracováním účetních dokladů pro cestu. Pro bydlení v bytě obdrží náhradu, jejíž velikost je schválena zvláštním ustanovením. Celková částka bude tvořena denní platbou vynásobenou počtem dní strávených na služební cestě. V některých případech vedení podniku pronajme byt v lokalitě, kde jeho zaměstnanci nejčastěji nechávají řešit problémy spojené s výrobou. To výrazně zjednodušuje problém bydlení pro zaměstnance. On je oprávněně v pronajatém pokoji, aniž by musel utrácet vlastní peníze. Následně by podnik po vrácení neměl nic vrátit.

Obnova nákladů

Po návratu domů může zaměstnanec počítat s úhradou nákladů, které mu vznikly během své pracovní cesty. Někdy jsou dokonce nesnesitelné s aktuálními náklady. K tomu může dojít v případě, že účetní oddělení nepředložil podpůrné dokumenty nebo neoprávněně neoprávněně překročil maximální přípustné normy. V tomto případě se zaměstnanec bude muset osobně zabývat řízením. Co by mělo být uvedeno v účetních dokladech pro cesty? Vzorek závěrečné zprávy o předběžném přehledu je seznam všech finančních nákladů zaměstnance.

Zpravidla se hradí:

1. Denní příspěvky, jejichž velikost závisí na počtu dnů pracovního pobytu. Jsou potvrzeny lístky nebo cestovními doklady. V Rusku existují jednotné přijatelné sazby placení, podle něhož má zaměstnanec za den doručit 700 rublů (v rámci země) a 2500 (při cestování do zahraničí).
2. Přepravní náklady jsou potvrzeny originály vstupenek zakoupených na pokladně.
3. Životní náklady. Náhrada se provádí na základě předložených šeků a faktur.

Rozdíl mezi zálohou a výší skutečně vynaloženy zaměstnanci budou moci dostat do výpočtu mzdy za aktuální měsíc.

Ubytování v hotelu

Odchodem na podnikovou nezbytnost zaměstnanec zpravidla řeší různé důležité pro podnikové otázky. Mnoho z nich nemůže být vyřešeno za jeden den. A být v jiném městě, potřebuje někde strávit noc. Nejjednodušší možností je hotel. Tam může návštěvník najít vše, co je nezbytné pro bydlení.

Jaké jsou oznamovací doklady z hotelu pro obchodní cestující? Jedná se obvykle o potvrzení o zaplacení ubytovacích služeb. Je to přísnější formulář pro podávání zpráv formulář 3-G, který odráží následující informace:

• hotelové potřeby;
• název dokumentu, číslo a datum jeho registrace;
• údaje o návštěvnici (název, země pobytu, údaje o pasu, adresa registrace a datum příjezdu);
• výpočet životních nákladů s odpočitatelnou DPH;
• pečeť společnosti.

Spolu s účtem na účetním oddělení musíte předložit platbu v hotovosti, která je vystavena na stejném místě v hotelu po provedení platby. Bude to potvrzení nákladů, které je třeba splatit. V účtu mohou být zahrnuty další služby (rezervace, kavárna, prádelna, parkování, telefon, transfer z letiště a další). Jsou však vypláceny pouze v případě, že jsou stanoveny kolektivní smlouvou podniku nebo s osobním svolením vedení.