Kolik objednávek na dovolenou jsou uchovávány? Ukládání personálních dokumentů

Nejdůležitější strukturální jednotkou podniku je personální služba. Odborníci, kteří tam pracují, často dělají různé objednávky a také organizují skladování a obrat. Nejžádanější dokumenty v systému pro cirkulaci dokumentů zahrnují objednávky dovolené. Jaké jsou jejich nuance? Jaké jsou podmínky skladování příslušných objednávek stanovené regulačními právními předpisy?

Které dokumenty obsahují objednávky dovolené?

Předtím, než se budeme zabývat otázkou, kolik dovolených objednávek máme, budeme zkoumat, s jakými dokumenty souvisí, pokud jde o klasifikaci firemních vnitropodnikových dokumentů.

V souladu s obecně uznávaným přístupem jsou oprávněně připisovány objednávkám zaměstnanců. Tyto zdroje jsou v jednotlivých případech seskupeny na základě společných charakteristik. Personální dokumenty lze sestavovat jak v jednotných formách, tak i v těch, které podnik rozvíjí samostatně.

Případy, které kombinují stejný typ příkazů, by neměly kombinovat dokumenty, které se výrazně liší v oblasti ukládání dat. Zvažte, jak lze příslušné zdroje klasifikovat podle tohoto kritéria.

Seznam podmínek uchovávání personálních dokumentů

Existují osobní dokumenty, které je třeba dlouhodobě ukládat. Současně nezáleží na tom, v jaké organizační a právní formě fungují podniky. Zákon stanoví, že některé dokumenty musí být uchovávány po dobu 75 let. Patří mezi ně zejména:

• příkazy k přijímání zaměstnanců do zaměstnání;
• příkazy k propuštění pracovníků.

Existují zdroje, které lze uložit na mnohem kratší dobu - po dobu 5 let. Takové personální dokumenty zahrnují:

• objednávky na dovolenou;
• pokyny pro služební cesty.

Takže trvanlivost všech objednávek na dovolenou jako verze objednávek pro pracovníky je 5 let.

To jsou rysy právních předpisů. Vědět, kolik objednávek na dovolenou jsou uchovávány, je nutné, aby každý odborník personální služby správně udržoval dokumentaci pro zaměstnance společnosti. Z toho vyplývá, že kompetence těchto specialistů může také zahrnovat zajištění bezpečnosti příslušných zdrojů.

Případy zahrnující objednávky na dovolenou za kalendářní rok mohou být následně zařazeny do samostatných kategorií na základě dostupnosti dalších důvodů. Například s přihlédnutím k organizační struktuře podniku, rozdělení zaměstnanců podle oddělení a divizí společnosti.

Takže nyní víme, kolik objednávek jsou uchovávány na dovolenou - pět let. Existuje však řada funkcí, které charakterizují postup pro práci s dokumenty souvisejícími s propuštěním zaměstnanců. Bude užitečné je studovat.

Organizace práce s personálními dokumenty v podniku: nuance

Zaprvé je třeba poznamenat, že právní předpisy, kterými se zavádí postup pro organizaci obratu dokumentů, které byly projednány, dosud nebyly přijaty. Každá organizace, nezávisle nebo možná s přihlédnutím k doporučením vyšších autorit, určuje práci s příslušnými zdroji. Za účelem optimalizace práce s personálními dokumenty, zejména těch, které souvisejí s vydáváním pracovních svátků, lze použít různé jednotné formuláře.

Práce s prázdninovými dokumenty: nuance

Pokud budeme hovořit konkrétně o dokumentech týkajících se dovolené, pak jsou doporučeni pro skladování odborníky, s ohledem na klasifikaci:

• na dokladech vztahujících se k placeným, studijním prázdninám;
• objednávky pro jiné typy dovolených.

Různé časopisy lze využít k organizaci oběhu příslušných dokumentů:

• registrace objednávek na dovolenou;
• stanovení příkazů k převodu, odvolání zaměstnanců z dovolené.

Současně jsou příslušné časopisy obvykle uchovávány v papírové podobě.

Každá objednávka - na mateřskou dovolenou, na pracovní dobu, základní na základě smlouvy - by měla být vydána na základě jiného dokumentu. Tyto zdroje mohou mít také zvláštní čas uložení. Také je vhodné je klasifikovat různými skupinami, aby se optimalizoval pracovní postup pracovníků.

Organizace uchovávání personálních dokumentů: nuance

Uvažujme nyní o funkcích organizace skladování personální dokumentaci. Jedním z klíčových úkolů kompetentního specialisty je tvoření případů. Při svém rozhodnutí je důležité nejprve vypracovat seznam podmínek uchovávání dokumentů týkajících se těchto nebo jiných skupin. Každý zdroj musí mít potřebné náležitosti. Pokud určitý dokument nesplňuje stanovené požadavky, není vhodné jej zahrnout do tohoto případu.

Při organizaci uchovávání personálních dokumentů může odpovědný úředník použít různé standardní seznamy informací o příslušných zdrojích nebo použít vnitropodnikové normy.

Dále uvádíme příklady dokumentů, které lze uchovávat po dobu 5 let (zejména objednávky na dovolenou), stejně jako ty, které musí organizace v archivech umístit na výrazně delší dobu. Obrat druhého druhu lze regulovat dalšími vnitřními předpisy. Takže pokud má být dokument uložen po dobu 75 let, společnost může prosadit normy, podle nichž je osobní dokumentace převedena do archivu pro dlouhodobé umístění. Dokumenty s 5letou trvanlivostí v mnoha případech nemusí být do archivu přeneseny. Mohou být umístěny v jiném chráněném, ale zároveň dostupnějším místě pro rychlé seznámení s příslušnými dokumenty místa.

Důležitým prvkem workflow je inventář. Tyto firmy mohou zejména využít při převodu případů do archivu organizace.

Bude užitečné zvážit postup činností specialisty při přípravě dokladů na dovolenou.

Registrace dokladů pro dovolenou: kontrola základů objednávky

Jak jsme uvedli výše, objednávky příslušného typu jsou vydávány na jakémkoli základě. Musí se zkontrolovat. Obecně platí, že jde o schválenou pracovní dobu. Kromě toho lze tento zdroj doplnit o osobní žádost zaměstnance na dovolenou.

Odpovídající harmonogram je vypracován s přihlédnutím k ustanovením LC RF a povinnosti pracovníka mohou zahrnovat kontrolu postupu při sestavování tohoto dokumentu za účelem dodržování pracovněprávních norem. Je-li harmonogram řádně sestaven a doplněn jinými zdroji, je vydána objednávka na pracovní dovolenou. Je třeba poznamenat, že společnost může přijmout standardy, podle nichž se podrobnosti rozvrhu a doplňujících dokumentů musí odrazit ve zvláštních registrech. Tento postup lze provést s cílem optimalizovat obrat personálu v podniku (v případě, že je zaměstnanec společnosti dostatečně velký).

Provedení dokladů pro dovolenou: vystavení objednávky

Ve skutečnosti o objednávkách na dovolenou. Pro účely registrace mohou být použity jednotné formuláře, např. T-6 nebo T-6a nebo vnitropodnikové. Současně může být v podobné struktuře předložena objednávka dovolené a příslušný dokument připravený pro běžného zaměstnance. Z hlediska pracovního práva jsou to stejné dokumenty. Samozřejmě je logické rozdělovat je v různých případech do vedení osobních záznamů: příkazy pro běžných zaměstnanců se pravděpodobně vyhotovují mnohem častěji než dokument pro vedoucího podniku.

Provedení zakázky: nuance

Vyplnění objednávky na dovolenou je charakterizováno řadou nuancí. Při řešení tohoto problému musí personální personál:

• uveďte druh dovolené v souladu s normami právních předpisů nebo místními předpisy podniku;
• odrážejí správné pracovní období při vydávání objednávky za dovolenou za kalendářní rok.

Uzavřená objednávka musí být podepsána vedoucím podniku, pokud jiným kompetentním zaměstnancům podniku, jako je například vedoucí personálního oddělení, nejsou uděleny podobné pravomoci.

Samozřejmě, tyto pravomoci musí být oficiálně stanoveny v samostatném místním normativním aktu. Chcete-li jej zveřejnit, měl by opět vedoucí organizace, delegovat příslušné kompetence na určitého zaměstnance. Na druhé straně, osoba, které moc zavedeného pořadí, jejichž zveřejnění lidských zdrojů příkazů přenášených potvrzuje skutečnost, že seznámení se s místními předpisy a vezme seznam specifických závazků spojených s realizací příslušného orgánu.

Registrace dokladů pro dovolenou: registrace objednávky

Připravenou objednávku musí být zaregistrována u personální služby. Pro tyto účely se v příslušných strukturálních subdivizích podniků používá speciální časopis. Současně může být provedena v několika výtiscích, což je způsobeno přístupem personální služby k zařazení dokumentů, které jsou relevantní pro pracovní dovolenou. Pokud však zaměstnanci společnosti nemají malou a významnou potřebu distribuovat personální dokumentaci pro různé skupiny, může být časopis uchováván v jedné kopii.

Registrace objednávek: nuance

Mezi odborníky existuje názor, podle něhož je registrace objednávky povinnou podmínkou pro vstup do právní moci. To znamená, že podepisování dokumentu vedoucím společnosti za to nemusí být dost.

Při registraci získávají objednávky za každoroční dovolenou a další dokumenty, které patří do příslušné kategorie, jedinečné číslo, na jehož základě je zdroj zahrnut do systému vnitřního firemního workflow. Organizace určuje postup přiřazování tohoto čísla samostatně. Zpravidla, s přihlédnutím k chronologii vzniku personálních služeb objednávky na dovolenou.

Doba použitelnosti záznamu objednávek

Dále jsme zkoumali, kolik objednávek na dovolenou jsou uchovávány. Pro záznamy příslušných dokumentů je stanovena určitá doba umístění - je to 3 roky ode dne zadání informací o poslední objednávce dovolené, která je zaznamenána v časopise. Vedle těchto zdrojů lze v podniku vytvořit i další pomocné časopisy v rámci určitých linek činnosti personální služby pro optimalizaci oběhu dokumentů ve firmě. Postup vyplňování příslušných dokumentů může být stanoven samostatnými místními regulačními předpisy, které vydává vedení podniku.

řidič organizace, delegování příslušných kompetencí na konkrétního zaměstnance. Na druhé straně, osoba, které moc zavedeného pořadí, jejichž zveřejnění lidských zdrojů příkazů přenášených potvrzuje skutečnost, že seznámení se s místními předpisy a vezme seznam specifických závazků spojených s realizací příslušného orgánu.